零星物资采购管理规定(1).docVIP

编号：GXZJ-ZD-xxx 版本/修改次第 A/01 物资采购管理标准 页次/总页数 PAGE 8/ NUMPAGES 8 PAGE 第 PAGE 8页，共 NUMPAGES 8页 零星物资采购 管理规定 （试行版） 发放编号： 生效日期： 1 目的 规范公司物资统一预算、采购、调配等管理，降低采购成本，保护公司利益。 2 适用范围 本规定适用于公司的零星物资采购管理。 3 定义 零星物资包括非生产低值低耗物资、劳保用品和其它生产用零星物资等。 3.1 非生产低值低耗物资包括办公用品、办公家具等。 3.2 劳保用品包括工作服、工作鞋、安全帽、口罩、手套等。 3.3 其他生产用零星物资包括铁线、化工材料、五金器材、水电耗材、设备配件、工具、量具。 4 职责 4.1 综合管理部 4.1.1 根据国家劳动保护法管理规定及公司规定，负责制定劳保用品的标准化配置。 4.1.2 负责零星物资的采购及流程的办理，包括采购价格商谈，负责组织招标，负责采购合同的拟订和报批。 4.2 财务部 负责零星物资预算的审核；负责招标评审、采购价格和合同的审批。 4.3 职能部门 4.3.1 各职能部门指定通用物资联络人，负责汇总本部门月度需求计划，并于每月25号按照相关流程向综合管理部提报采购申请，同时维护好库存物资台账。 4.3.2 各职能部门负责按照综合管理部的要求建立物资库存台帐。综合管理部将不定期检查各部门的库存物资管理台帐。当常用物资库存低于半个月的库存量时，应立即向管理部提出采购申请。如未及时提出申请造成到位时间的延误由申请部门负责。 4.3.3 各职能部门负责办理办公设备的申请、验收和领用手续。 4.3.4 为不影响业务开展，紧急物资可由各职能部门自行采购。 紧急物资指：申请部门因关键设备或配件紧急损坏导致生产系统停机或存在重大安全隐患需紧急采购物资进行更换和修理的特殊采购任务。 4.3.5 如不能描述清楚规格型号或不属于部门通用物资的物品由职能部门派相关人员与采购员一同实施采购。 5. 采购工作流程图 综合管理部 申购部门 财务部 公司领导 04 04.综合管理部审核 0 07.下达采购 订单 08.向财务申请借款09.采购进度跟踪10.组织验收入库 08.向财务申请借款 09.采购进度跟踪 10.组织验收入库 11.领用02.部门经理 11.领用 02.部门经理审核 01.采购申请 05.价格审核 05.价格审核 03.公司分管 03.公司分管领导审批 06.财务总监审批 流程标准说明及期量标准 序号 流程块 文字说明 负责人 期量标准 01 采购申请 申请部门根据部门下个月预算及需求，提出采购申请。申请物资必须详细注明申请采购的名称、型号、规格、数量和需求日期。 2、除紧急采购物资外，申请部门每月25日后提出的申请统一延后至下个月25日再统一采购。 3、申请部门将申请物资发给采购员进行采购前期工作，询价议价结束后，采购员将预算价格反馈给申请部门联络人。 申请部门联络人 每月25日前或急需即时提交 02 部门领导审核 询价结束后，申请部门联络人提交申请部门经理审批。 申请部门经理 1日 03 公司分管领导审批 申请部门联络人向分管公司领导提交采购申请表，分管公司领导根据具体情况审批。 公司领导 1日 04 综合管理部审核 综合管理部根据申请部门需求，审核请购单是否注明采购物资的名称、型号、规格、数量和需求日期。对注明不详细造成采购物资不适用的，责任由申请部门承担。 2、综合管理部采购员根据需求进行询价议价。申请部门必须和采购员确认所需物资的适用性。 综合管理部采购员 4日，如第一次采购物资或重要物资看具体情况而定 05 价格审核 财务部根据初步询价结果进行审核。 财务部会计 2日 06 财务总监审批 财务总监根据核价情况进行审批 财务总监 1日 07 下达采购订单 1、综合管理部采购员根据领导审批结果开展采购工作。 2、对供应商下达采购订单。单件物资采购金额大于1500元的原则上需签订合同。 综合管理部采购员 2日，签订合同需看审批进度而定 08 向财务申请借款 综合管理部采购员根据采购具体情况向财务申请借款。 综合管理部采购员/财务部 视财务付款进度而定 09 采购进度跟踪 综合管理部采购员对下达订单的物资定时跟踪供应商的供货进度。如有异常，向综合管理部主管汇报。 综合管理部采购员 即时 10 组织验收入库 仓管员对供应商送达的货物进行验收入库。 仓管员 即时 11 领用 仓管员通知需求部门领用所需物资。 仓管员 1日 6. 附 则 6.1本制度解释权属于公司综合管理部。 7. 相关文件 附件1.采购申请表 附件2.外购实物验收单 附件3.部门物资库存清单