地产公司文件管理制度.docVIP

PAGE PAGE 1 分发号： 密 级： 和骏制[2005]49号 文件管理制度 第一章 总则 第一条 目的 为了使公司文件管理进一步规范化、制度化，结合公司实际情况，特制定本制度。 第二条 适用范围 公司各类文件的管理均适用于本制度。 第三条 定义 公司各类文件，是指公司在经营管理过程中形成的具有特定格式的文字材料（包含纸质载体材料和电子载体材料），它是传递指令、沟通信息、档案管理的重要见证材料，是实现公司管理的重要工具和手段之一。 第二章 管理职责 第四条 公司文件实行统一管理，综合管理中心行政部是公司文件运转的归口管理部门，负责确定文件管理标准，规范文件运转程序；各中心为执行部门。 第五条 综合管理中心行政部设专职文员负责公司文件（含内部文件与外来文件）的日常管理。各中心因业务需要设置专职文员须经公司总裁批准方可配备，其文件管理业务受综合管理中心指导与监督。各专职文员具体负责文件的收发、报审及处置，包括按照行文格式统一编排、审核清稿内容、确定发放范围、统一编号、印制、盖章、登记、分发等工作。 第六条 文件拟稿部门即文件主办部门，是对文件报批内容确定及批准后执行的责任管理部门, 涉及文件内容修改或确定的部门及人员应本着务实、高效、协作的原则，积极沟通、主动协调。 第三章 文件类别、格式及编号 第七条 公司文件包含以下类别：请示、报告、通知、通报、纪要、决定（决议）、合同（协议）、制度、流程、函件、证明、授权委托以及制式表单等。 第八条 公司所有文件应按照公司文件格式规定进行排版，详见附件一《文件格式规定》。 第九条 公司文件应按文件编号规定予以编号，各类文件编号应确保其唯一性和易识别性，不得混淆。详见附件二《文件编号规定》。 第十条 公司重大决定、重要通知、人事任免、各项制度、各种规定等须在全公司范围内宣贯、执行的文件一律以红头文件形式印发。以公司名义对外的函件除有特殊要求的用红头文件发放外，其余不用红头发放。 第四章 文件的密级及受控管理 第十一条 公司密级文件管理 在一定时间内只限一定范围的人员知悉的文件时，需根据文件的性质、内容以及保密程度划分为绝密、机密、秘密三种密级。密级文件需加盖密级章。 一、密级文件分类按照公司《保密制度》相关规定执行。 二、密级文件的送阅范围由主办部门根据文件内容及涉及范围确定。 三、密级文件的发送及回收规定： 1、密级文件均采用专用簿登记并由专人发送。 2、绝密级文件在采取传阅方式时，每人审阅时限为两天，特殊情况由发文部门酌情规定，并严格做好收发登记。 3、密级文件均实行分发份数管理，以利回收。 4、密级文件由归口管理部门负责建档、清理、回收。 第十二条 公司内部受控文件管理 为保证各个环节使用文件的准确性、及时性和有效性，防止作废和失效的文件被误用，应根据文件的时效及用途进行文件控制，加盖受控章，控制发放范围，定期回收更新。 一、受控文件分类：公司内部受控文件主要包括质量手册、程序文件和作业文件（如制度、制式表单、流程等），以及其他与质量管理体系和产品、服务质量直接相关的文件。 二、受控文件的编制、发放与回收：受控文件由综合管理中心负责编制、修订、发放、建档、清理、回收，并采用专用簿登记。 综合管理中心设专人负责在集团内部网站上更新、发布制度、流程、制式表单，以确保电子文件的有效性。 第十三条 “密级”章及“受控”章的加盖 一、“密级”章及“受控”章由综合管理中心行政部指定专人统一管理。 二、各行文部门应根据文件的内容及性质，确定密级级别和是否受控，并交综合管理中心加盖相应级别的“密级”章和“受控”章。 第十四条 根据文件性质和用途，文件可同时加盖密级章和受控章，此类文件发放均使用密级文件专用登记簿。 第五章 文件的报审及发放 第十五条 报审文件质量要求 报审文件由主办部门的主办人负责拟稿，准备相应附件、证明文件、说明文件，并附规定的审批单据后报批。 一、文字部分要求：简明扼要，重点突出，点题清楚，文件名称正确无误。 二、报表部分要求：数据准确、有明确的统计截止时间；每一份表格应有制表、审核人签名。 三、附件部分要求：内容真实，复印材料清晰，不得拼凑剪接伪造。 四、排版与格式要求： 1、主办人应在公司规定的报批单据上注明需要签批的部门或人员，并划去不需要签批的栏目。 2、主办人应在报批单据和报批文件拟稿人处亲笔签字。 3、主办人员对于有时限的文件，应分轻重缓急，在文件上显著标明，并提醒传递人员和签批部门及相关领导。 4、报公司总裁和集团总裁签批的文件必须打印清稿，修改稿应作为附件一同上报。 第十六条 文件传递规定 一、文件由专人进行单向传递，并建立收、发文登记簿及文件传