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办公平台系统管理制度 文件编号： 版 本 号： 制作： 徐春明 日期： 2014年4月26日 审核： 日期： 核准： 日期： 文件/表单变更记录 表号: 日期 版 本 制 作 制修订内容简述 2014-4-26 徐春明 新建 加强办系统的管理，规范各办公平台操作使用，针对公司现有的办公系统平台，拟制以下管理办法。 1.企业邮箱 目的：加强对公司统一配备邮箱的管理，规范邮箱的日常使用，保证邮箱系统的正常运行。 范围：规定企业邮箱账号的申请流程，邮箱使用着的权利和义务，文件适用于集团公司各部门。 1.1 企业邮箱的申请 1.1.1 公司各分厂、各中心、各部门申请企业邮箱账户必须填写申请单，由申请人提出申请→部门负责审核→分厂\中心审核→行政部门审核→人力资源备案→信息中心审核后予以开通。申请单（见附表1）必须填写详细的需求原因。 1.1.2 企业邮箱仅限分配给频繁与外单位有业务往来的员工，以及副部级以上管理人员。 1.2企业邮箱的账号管理 1.2.1 企业邮箱账号的分配管理，包括账号的新增、修改、删除由信息中心邮箱管理专员进行操作。 1.2.2 邮箱管理员在进行邮箱账号的操作处理时必须有依有据，严禁私下进行账号的调整。 1.2.3 人力资源建立企业邮箱账号明细账。离职人员在办理离职手续时，根据明细账查询是否存在企业邮箱账号，存在账号的应及时通知信息中心进 行账号的处理。 1.2.4 离职人员邮箱自离职日期起，邮件内容保留30天，账号及密码由信息中心保管，需查阅该邮箱的内容需填写联络单，并由部门负责人进行审核。 1.2.5 由于实际业务调整不再需要邮箱，需由员工所在部门负责人审核确认无重要信息后，方可注销。 1.2.6 信息中心每月月底进行一次用户账号与人力资源台账的对比，差漏进行及时的调整。 1.3 企业邮箱的使用管理 1.3.1用户必须遵守相关法律、法规，不得复制、发布、传播任何法律禁止的有害信息。 1.3.2 不得利用邮箱服务危害公司的安全，泄露公司的机密。 1.3.3 不得利用企业邮箱对外发送垃圾邮件，影响公司企业邮箱的正常运行。 1.3.4 企业邮箱账号专人专用，不得私自转借他人使用，否则造成的文件损失由账号归属人负责。 1.3.5 企业邮箱只能在本公司使用，不准其他公司人员使用，发现违反将严肃处理，视为泄露公司机密。 1.3.6 企业邮箱仅作为业务往来中信息的传递使用，禁止将其作为活动存储使用，信息中心不提供邮箱的管理备份，必须将重要的资料下载保存在本地磁盘。由于未及时保存造成重要信息丢失，责任由用户自己承担。 1.3.7 对于一些论坛或者门户网站注册用户涉及到需邮箱认证的，禁止使用公司邮箱注册（容易被垃圾邮件攻击。） 1.3.8 为保证邮箱账户的安全性，原则上要求用户最少一个星期为一周期进行密码的更换。 2.办公平台 目的：加强对信息系统的管理,确保公司信息系统正常运行,防止各种因素对信息系统造成危害,严格信息系统授权管理,确保信息系统的高效、稳定的运行。 范围: (一) 办公平台账号的管理、账号权限的分配、使用者权限的义务 （二）包括财务系统、生产管理系统、OA、品管系统等 （三）适用于集团公司 2.1 平台账号的申请 2.1.1 公司各分厂、各中心、各部门申请信息平台账号时必须填写申请单，并由相应的管理部门进行审核。审核通过才予以开通账号与权限。 2.2 平台账号的管理 2.2.2 各系统平台操作员账号统一由信息中心管理，包括账号的开通、修改、删除等操作。 2.2.3 信息中心在进行账号的开通、修改、删除等操作时，必须有相应的申请表或者联络单，没有经过审批的单据或者无单据，信息中心可拒绝其要求的操作动作。 2.2.4 权限的申请审批由相应的管理部门进行审核，信息中心无权限私自更改用户的权限，所有权限的调整都依据通过审核的申请单进行操作。 2.2.5 由于人员岗位的调整，人员工作分工的变动造成系统操作权限的变动，各部门负责人必须及时通知信息中心进行账号的权限调整，否则造成的数据差异或者数据外泄责任，由部门负责人承担。 2.3 平台的使用管理 2.3.1 信息中心负责对各办公平台的管理，保证系统的正常运行，负责系统数据的维护以及