应付账款结算管理程序.doc

第 PAGE1 页/共 NUMPAGES6页 财 务 信 息 中 心 管 理 程 序 文件编号: J-CW-006 文件页数：第 PAGE1 页/共 NUMPAGES6页 版本号：G 文件名称： 应付账款结算管理程序 适用范围： 财务信息中心 采销中心 收文部门： 财务信息中心 采销中心 保密级别： □绝密 □机密 □秘密 ■保密 拟制： 财务信息中心 审核： 石传芝 批准： 谢福恩 日期： 是否会签 ●不需会签 ○需会签 会签人 会签日期 更改记录 版本号 更改 部门 更改人/日期 审核人/日期 批准人/日期 生效 日期 更改内容 目的：为正确管理采购货款的支付，按时与供应商的货款结算；有效控制库存量。 范围：商品采购的款项的预付、对账及结算 权责 采销中心采购一部、二部产品经理：提供供应商最新结算政策； 采销中心采购一部、二部经理：负责审核供应商名称、采购价格、结算数量及结算金额的准确性； 采销中心采购一部商务助理：负责提供每月更新的供应商结算政策及返利冲减明细； 采销中心总经理：负责审核支付单； 会计部往来结算会计：负责审核采购入库单并根据账期或订单在K3做付款单或预付单； 会计部往来会计：负责审核付款单或预付单填写是否真实、准确、完整；进行账务处理；负责与供应商的对账工作。 采购与应付账款流程： 应付账款按结算方式分为：预付款结算、账期付款结算、代销实销实结结算（详见流程图）。 预付款申请：预付款结算的，由采购一部在K3系统提交采购订单，会计部往来会计在K3应付系统按采购订单生成并打印的K3《预付申请单》； 预付款申请需提交附件： 采销中心总经理签名审核的采购订单； 前期对账单或最近1个月往来业务明细； 非授权渠道供应商（含文园类）的询价比价表； 审核匹配采购入库单：会计部往来结算会计每天上午核对商品采购入库/退库单，并与供应商出库单一一匹配，按订单审核确认产生暂估入库凭证； 采购发票生成：供应商交来销售发票，会计部结算会计在K3采购管理模块中根据采购入库单下推生成采购发票；生成《付款结算单》后，将相关附件交会计部往来会计审核； 按月结算的付款，由会计部结算会计直接打印《付款结算单》，交会计部往来会计审核； K3系统采购《付款结算单》的审核： 按账期结算的，会计部往来会计收到后，与K3采购管理系统采购入库单进行核对，核对采购入库、退库单的财务联、供应商出货单后，确认单据无误后对K3付款单进行一级审核并打印《付款结算单》；如有误则退回单据； 会计部往来会计复核内容：实际采购业务是否与采购合同、K3系统入库/退库单、供应商送货单在型号、数量、金额与系统是否一致； 特别应注意采购退货单中退货单价是否为最近的入库价； 按账期结算付款：勾选采购入库单，审核生成《付款结算单》；连同发票、入库单、供应商出仓单（或采购订单）、对账单交往来会计复核。 《付款结算单》按流程审批后，交会计部出纳办理付款手续；会计部出纳按系统付款时间将结算款项汇入供应商指定账号； 代销实销实结流程： 代销商品的商品所有权为代销商，商品管理权为公司，为便于管理，系统视同购销录入系统，对代销商品的进销存按数量管理（因系统必须按价值管理，需维护一个固定采购价格）； 月终结算时，由结算会计按系统销售明细与代销供应商对账确认，双方确认盖章；结算会计在K3系统勾选对应的商品的入库单，录入实际结算数量（结算数量不能大于入库数量），核销系统代销库存数量后，打印《付款结算单》连同销售清单和对账单办理付款手续。 代销结算方式按协议主要有： 视同购销：按当期实际销售数量*协议结算价格； 按销售额分成结算：按当期实际销售金额*分成比例。 应付账款清账 预付款结算的清账：预付采购款的在收到对方增值税专用发票时勾选入库存单生成发票，并与预付项目一起核销清账： 在按合同预付款项后，往来会计按付款及到货记录跟进发票的收回及付款核销清账，对未按期到货的发票通知采销中心采购部收回；超过期限仍未收到增值税发票的，暂停办理下期付款。 按账期付款或实销实结付款的客户在付款确认环节进行核销清账，结款时需提交以下结算单据，并一一对应： 增值税专用发票（必须项，对未提交发票的暂不予结款） 对账单（或本期结算清单/最近1个月往来明细） 供应商送货单（或采购订单） 入仓单（由K3库存管理系统收货时打印，总仓提供） 会计部往来会计每天根据会计部出纳付款签名后交来的付款单或预付单资料编制记账凭证； 采销中心采购一部商务助理每月将收到的供应商对账单，转交给会计部往来会计对账，对账的内容为每月的入库明细金额、结算金额、余额是否一致；会计部往来会计核对无误签名后，将对账单交给采销中心采购一部、二部各产品负责人，所有供应商的对账单都由采销中心统一