大型4S店集团广告宣传管理制度.doc

精选资料 可修改编辑 文件编号：　 制订部门：　市场部 制订日期：2016年9月22日 页 数：共 4页 修订记录 修订日期 修订内容摘要 页次 版次 2016/9/22 首次发行 4页 1.0 审批格式 会 签 批准 随波 复核 啸天 审核 编 制 李逍遥 编制日期发放范围 发送至： 总部各部、各分公司综合部 抄送至： 董事长、监事、总监、各子公司总经理 1.主题内容与适用范围 1.1为提高市场广告宣传（以下简称：广宣）整体效果，降低公司广宣成本费用，争取更多厂家广宣费用支持，特制订本管理制度。 1.2本制度选用于公司市场部在报纸、电视、电台、网站、户外广告媒体的广告投放；厂家支持活动及路演，自行开展的主题活动及各类车展；展厅形象布置的制作等广宣费用管理。 2.广宣活动的计划管理 2.1公司市场部根据市场状况、提车量、厂家季度（月度）计划要求，结合阶段销售策略和历史投放效果分析，在收集、听取销售部意见的前提下，由市场部市场专员于每月20日前制定次月的《促销活动广告宣传计划表》及《 年 月度广告宣传执行方案计划汇总表》交市场部经理、分公司总经理审核批准。 2.2市场部经理根据统一对外宣传要求，对内容、版面、时间进行调整，每月20日前交分公司总经理审核，审核通过后由市场专员报集团审计部备案后方可实施。如因市场推广活动或媒体特惠及关系需要而对当月计划做临时性调整时，应由市场经理符合签字，说明变更原因，在投放前报总经理审批和审计部变更备案方可执行。 2.3申报活动超过厂家批复额度的广宣活动，应召开评审会，由市场部经理、销售部经理、总经理（售后活动由售后经理参加）参加集体评审是否执行此项活动，如费重大活动用总投入超过厂家审批费用8000元以上，应邀请公司董事长参加。评审通过后由市场专员填写《活动广告宣传计划表》报批，属采购物品、制作的还需填报《物品需求计划申请单》审批，并列请明细和进行比价报价；属签订合同或协议的项目需填写《合同评审表》逐级报批，手续齐全后交审计部备案方可执行。 2.4在活动期间，因促销需要发生项目增减导致总价改变时，应由市场专员提出书面报告说明超支原因，并向市场部经理汇报审核，预算总超过10%以上的需向板块总经理汇报允许，后期活动执行完毕补办超预算说明手续，在财务报销结算时，要作为补充附件。 2.5每月20日前市场部市场专员汇总填报上月《 年 月份固定补助申报费用汇总表》（不涉及发票处理），报市场部经理审核、签字，再报分公司财务部备案（做费用付款依据之一）。 3.广宣活动的物料管理 3.1广宣物料指：展厅内外布置宣传物、销售部使用宣传品、户外宣传品、客户礼品等。广告宣传活动物料管理共分为：申请提报审核、费用预算、制作、签收、布置等阶段。每阶段注意事项有： 3.1.1申请提报：根据需求由各部门向市场部提报物料申请，市场部市场专员统一填写相关广告宣传物料的申请表。 3.1.2审核：市场部经理、财务部、审计部等审核部门要根据活动实际情况判定是否进行制作及增减。根据活动效果核算投入比例，帮助决定是否制作及制作数量。 3.1.3制作：在保证质量的前提下要注意节省费用，相关人员要进行质量把关。 3.1.4签收和发放：在收到或发放物料时要进行物料的收发存签收登记，并备档保存。 3.1.5布置：根据物料使用规范要求进行布置，各部门配合完成广宣活动。 4.广宣活动费用的厂家提报和费用核销管理 4.1广宣活动执行完毕后，需及时按厂家要求向厂家提报广宣相关资料，争取广宣活动费用补贴。 4.2广宣活动费用厂家批准后，及时跟踪补贴费用的回款情况，对提报中出现的问题及时向层级主管领导汇报处理。 4.3广宣活动费用涉及付款一般采用三个月流动滚动付款，付款时由市场专员根据《费用汇总表》信息，填写付款通知单，经市场部经理、财务部经理、总经理签字后，财务部方可按资金情况给予付款。 4.4非常规媒体付款周期视合同约定，付款由市场专员附合同，填写付款申请单，经市场部经理、财务部经理、总经理签字后，财务部方可按资金情况给予付款。 4.5属相关人员报销的广宣活动费用按财务管理制度规定给予报销。 4.6广宣活动费用的资料保存。合同、协议由市场专员保存复印件一份，财务部保存原始合同一份；报厂家合同由市场专员保存复印件一份，财务部保存复印件一份；样带、样报、播出证明、报价单