0.证照与用印管理制度.doc

精选资料 可修改编辑 关于“公司证照与用印管理”的通知 证照管理 为了规范公司营业执照等证件原件及复印件的使用管理，避免因管理不善给公司带来的风险，防止遗失并保证按时年检，现就公司证照使用管理作如下规定： 借用原则 一事一借、用毕归还、再用再借、谁用谁借。 证照资料的种类 1、证照原件：营业执照、组织机构代码证、税务登记证、开户许可证、土地使用证、房 产证、社保登记证、专利证、贷款证、章程等原件及其申办原始资料。 2、所有资信类文件：如验资报告、审计报告、评估报告、工商联合年检报告等。 3、重要文件，如合作项目合同书、投资项目合同书、公司成立合同书、董事会任命文 件、政府部门公文批复等。 4、经公司指定要求专管的文件资料。 证照资料的保管归档 1、证照原件（除开户许可证等归财务部门外）、重要文件归综合管理部统一保管； 2、所有资信类文件由财务统一保管。 证照资料的使用管理 1、各部门因工作需要，借阅、借用、复印证照资料，须到综合办填写《公司证照 使用申请单》，写明事由及拟用证照资料名称、件数、归还期限等，经部门负责人及综合办同意并签字确认后，可到综合管理部办理相应手续； 2、综合管理部仅凭签批的申请办理借用、借阅、复印等业务，其它任何人员提出 的任何要求，均不予受理；复印件正面适当位置应加盖公司名章，且标注“仅限于办理xxx事务，不作其他用途”字样，再交与借用申请人。 3、凡借阅、借用证照资料，必须在申请日期内归还，不能按时归还的应申请延 期，手续与上述1相同，但最长不得超过15天； 4、公司证照不得丢失、损坏。如出现损坏或丢失，除立即向上级领导报告外，要立即 与发证机关联系，及时办理证照的挂失和补办手续； 5、不许擅自使用公司的证照进行各种担保； 6、电子档证件的保存和对外使用规范。公司提供“JPG彩色版”或“PDF彩色版”格式 供大家使用，在对外办理业务时需按照公司规定并结合客户需要传送文件。 证照的年审、到期、变更 证照的年审、变更、延期等相关手续，由证件归属综合管理部负责在规定的时间内提前1个月完成手续办理和申报的具体工作。 1、综合管理部行政负责办理：行政类证照（如工商营业执照、组织机构代码证） 等； 2、财务人员负责办理：财务类证照（如税务登记证、贷款卡、开户许可证）等； 3、其他证件由最初办理证件的部门办理年审、变更、延期等手续。 相关责任 1、证件管理人管理的所有证件都应有清单和目录，确保证件数量的准确性，对于 借阅和归档都应有相应人员的签字确认，证件管理人负有登记的及时性和完整性的责任； 2、证件借阅人负责借阅期间的文件保管，确保公司证件的完整性和整洁性，使用完毕后应及时归档。借阅，不得将证件转借其他人使用。 贰. 印章管理 公司印章是企业合法存在的标志，是企业权力的象征，为了保证公司印章使用的合法性、可靠性和严肃性，有效地维护公司利益，杜绝违法违规行为的发生，现就公司印章使用管理作如下规定： 公司印章的刻制 1、公司级印章的刻制均须报公司总经理审批。（见附件《印章刻制申请表》 ）。 2、法人个人名章、财务章、发票专用章、公司名章、合同章等，由综合管理部开具公司介绍信到市公安机关指定的地方办理雕刻手续，印章的形体、规格按国家有关规定执行，并经市公安局备案。 3、公司各部门的专用章（如人事章、生产章、品质检验章等），由各部门根据工作需要自行决定其形体、规格。但需经公司常务副总批准，任何单位和个人不得擅自刻制本部门的印章。 公司印章的启用 1、新印章要做好戳记，并统一在综合管理部留样保存，以便备查。（见附件《印章保管登记表》 ）。 2、任何部门在启用印章前，均需到综合管理部办理领取手续，接受相应的责权告知，签定《印章领用签收手续》并备案。 公司印章的管理责任者及使用范围 （一）公司名章 公司名章由综合管理部行政人员专人保管。各部门需要盖公司名章的文件、通知等，需填写《印章使用申请审批表》，经部门负责人审核，由常务副总批准，并在《印章使用申请审批表》中签字后方可盖章。 公司名章使用范围主要为： 公司对外签发的文件。 公司与相关单位联合签发的文件。 由公司出具的证明及有关材料。 公司对外提供的财务报告。 公司章程、协议。 员工的任免聘用。 协议（合同）资金担保承诺书。 （二）公司合同专用章： 合同章由财务主管保管。主要用于公司签订各类对外合同，盖章前须填写《印章使用申请审批表》，经部门负责人审核，由常务副总批准，并在《印章使用申请审批表》中签字后方可盖章。公司合同专用章的使用范围主要为： 对外投资、合资、合作协 各类经济合同等。 （三）公司（法人）个人名章： 1、法人私章由公司法人委托授权专人保管，主要用于银行汇票、现金支票等业务，使用时凭审批的支付申请或取汇款凭证方可盖章。 2、法人私章的使用范围主要为：用于需