秘书理论与实务项目五 安排日常会议.pptVIP

项目五安排日常会议 任务一 准备日常会议 1.确定会议的主题和议题。 2.确定会议名称。 4.确定会议时间、会期。 5.确定会议所需的设备和工具，要满足会议的需要。 6.确定会议文件的范围，做好文件的印刷或复印工作。 7.确定与会代表的组成，不要邀请与会议主题无关的人员参加会议。 8.确定会议经费预算。 9.若是大型会议，还应确定筹备机构与人员分工。 理 论 知 识 项目五安排日常会议 任务一 准备日常会议 1.会议议程的编制应在前，议程一旦确定，不应轻易变动。 会议日程在时间、地点、人员等问题上，如遇到一些变化，可作相应调整。 2.会议议程与日程的安排必须吻合。 3.会议议程、日程表制定后，必须经主管领导审核方可实施。 理 论 知 识 项目五安排日常会议 任务一 准备日常会议 　　会议方案获准后，秘书要向有关单位下发会议通知。通知方式有：发文、发电子邮件、打电话等，应视情况选择。有的会议还要向来宾发请柬或邀请书。会议通知的内容包括：会议名称、目的、议题、会期、参加人员范围、报到时间与地点、开会时间与地点、接站及行车路线、需携带的材料、会议主办单位及其他要求。 理 论 知 识 项目五安排日常会议 任务一 准备日常会议 　　会议材料可以大体上分两种，一类是直接反应和表现具体的会议议题的 材料，另一类是反应会议议程特征的材料。