公务接待、会议、管理、流程.docVIP

会务管理 一、会议类别 1、重大会议： 1、1如公司各项大型检查，对矿井发展起决定因素的会议等； 1、2省级领导、市县主要负责人、集团公司主要负责人到矿调研。 1、3董事会、监事会、职工代表大会等大型会议； 2、重要会议： 2、1集团公司、副处级领导组织、参加的会议； 2、2市、县政府各业务单位主要负责人组织、参加的会议； 2、3对矿井近期生产工作产生一定影响的会议。 3、一般（日常）会议： 3、1集团公司部室组织、参加的会议； 3、2重复性检查会议； 3、3市县一般性来访检查。 3、4兄弟单位走访调研、合作洽谈等。 内部会议 4、1各业务部室召开专业会议自行负责会务工作，综合办不参与，如各类例会； 4、2班子成员召开的各类会议，提前请示领导，综合办按需准备； 4、3业务部门确实需综合办参与会务工作的，需提前向办公室申请。 二、会务流程 1、接 1、接到会议通知； 2、了解姓名、单位、职务、性别、人数、来访目的、到达及离开时间、联系电话及其他要求； 3、甄别会议类别，确定会议时间； 4、重大型会议提前制定接待方案（应急或备选）。 第一负责人： 第一接替人： 第三人： 准备工作 1、 1、确定会场： （1）重大、专业会议安排三楼301会议室； （2）重要会议人数小于7人安排608会议室，超过安排至301； （3）非行政会议、一般日常会议安排至302会议室； （4）特殊情况，如多场会议、紧急会议由综合办统一安排。 2、会场布置 （1）重要会议准备条幅、图纸、名牌、纸笔、笔记本电脑、投影仪、会务资料等； 需使用名牌时，应提前了解人员姓名，避免出现错误字，按职级摆放争取，位于左手上位，名牌全部使用统一规格、粉色纸张； 会议桌面，除会议用品、麦克风（使用前应统一高度、方向，打开麦克风主机）茶水等外，一律不放置其他物品。 会议座椅相邻距离为25CM，使用前距离会议桌15CM。 4、会议陪同： （1）重大、重要会议全体副经理职务以上人员需到联建楼下迎接（提前15分钟）； （2）一般性、专业性会议由分管副经理到联建楼下迎接； （3）普通会议由主管负责人迎接，并安排其他所需事宜。 （4）会议期间如需查阅资料，应由牵头部室或综合办统一传达，并安排相关人员进行答复。 （5）会议召开前由会议牵头部门安排参会（陪同）人员，参会人员应在领导入场前提前就座，在领导入场时，全体起立，鼓掌欢迎。领导全部入座或示意座下时方可落座。 2、茶水： （1）会议召开15分钟前准备好热水，参会人员落座后依序倒水，放至右手上位，每15分钟添加一次热水； （2）一般会议使用一次性纸杯，重要会议应全部使用瓷杯，会议召开前将茶杯布置于座位右手上位，如有需要还应在瓷杯坐左侧放置矿泉水； 会议 会议 条幅由业务部门准备；图纸由地测防治水科准备；纸笔由总务科提供（纸笔摆放，应以名牌为中心，距离20CM，笔统一放于纸右侧，一般使用亿欣煤业专用信纸，如有会务资料时，放于信纸上，并错开5CM）；如需电脑、投影仪时由业务部门准备。 条幅由业务部门准备；图纸由地测防治水科准备；纸笔由总务科提供（纸笔摆放，应以名牌为中心，距离20CM，笔统一放于纸右侧，一般使用亿欣煤业专用信纸，如有会务资料时，放于信纸上，并错开5CM）；如需电脑、投影仪时由业务部门准备。 名牌摆放方式：左为上位，右为下，1号领导居中，2号领导在1号左侧，3号领导在1号右侧，以此类推。座位方向为客人背对房间门。 名牌摆放方式：左为上位，右为下，1号领导居中，2号领导在1号左侧，3号领导在1号右侧，以此类推。座位方向为客人背对房间门。 接 待 工 作 （3）如特殊情况，人数较多、多场会议等，除主要领导备茶水，其余使用瓶装矿泉水；（4）会议加水中，需使用文明礼貌语，举止大方，言谈合理，如遇会议照相、摄像应看时机避开镜头； （3）如特殊情况，人数较多、多场会议等，除主要领导备茶水，其余使用瓶装矿泉水； （4）会议加水中，需使用文明礼貌语，举止大方，言谈合理，如遇会议照相、摄像应看时机避开镜头； （5）如遇重大型会议，综合办可向各部室按需抽调人员。 5、重要会议准备会议资料、汇报材料； 重要会议需准备汇报材料的，应由牵头部门提前准备，并成册；汇报材料由综合办提前准备，相关业务部室配合。 党工部做好摄影、录相等宣传工作。 会议着装：重大、重要会议应着正装（夏季统一白色衬衣，黑色西裤、皮鞋），一般会议应以穿深色为主。工作人员由总务科安排统一着装。 8、会议记录，重要会议需形成纪要的应当场由参会人员签字，并入档保存。 倒水过程中如遇主要领导讲话或会议高潮时，应暂停加水；倒水过程中，如遇到不便倒水时，应隔一位，待合适时再加，或轻声询问是否需要加水；倒水过程中，应随身备小毛巾或纸巾，如遇洒水或特殊情况时使用。 倒水过程中如遇主要领导讲话或会议高潮