Excel在经济管理中的高级应用（3）筛选、分类汇总及合并计算.pptVIP

排序例题 2、设置主关键字为“单位” 1、选择主关键字 2、说明按升序排列 排序例题 [例]将同一单位的职工在工资表中排在一起，且同一单位的职工按基本工资从高到低的顺序排列。 主要关键字为“单位”，“升序” 次要关键字为“基本工资”，“降序” 分类汇总 分类汇总是根据数据列表中的某个关键字段对数据行（记录）进行分类，关键字段值相同的记录为同一类记录。分类汇总就是对数据列表中各类记录的数据进行求和、求平均值、求最大值、最小值等。所以说是分类汇总，实际可以分类进行多种计算。 Excel的“分类汇总”功能，可以通过与用户对话选择的方式对数据进行汇总、自动建立分级显示，并在数据列表中插入汇总行和分类汇总行。在进行分类汇总时，Excel会自动在数据列表底部插入一个总计行。 要进行分类汇总的数据列表，在汇总之前必须按要分类的关键字段对数据行（记录）进行排序，然后才能运用分类汇总命令对数据列表中的数据进行汇总，否则汇总结果将不正确。 分类汇总 分类汇总的操作步骤： 二、对数据列表中的数据进行分类汇总 1、选择要进行分类汇总的数据列表中的所有数据 2、使用菜单命令：“数据”——“分类汇总” 3、在“分类汇总”对话中进行汇总参数选择： “分类字段”：说明按哪一个字段进行分类汇总 “汇总方式”：有如下几种汇总方式： 求和——按关键字值分类计算选定数值字段的和及该字段的总和。 求平均值——按关键字值分类计算选定数值字段的平均值和及该字段的总平均值 计数——按关键字值分类计算选定字段的记录数据和该字段的总记录数据 求最大值——按关键字值分类计算选定数值字段的最大值和及该字段的总最大值 求最小值——按关键字值分类计算选定数值字段的最小值和及该字段的总最小值 “选定汇总项”——选择需要进行汇总计算的字段（可以选择可多字段） （在字段名前有√者，说明要对该字段按选定的“汇总方式”进行汇总） 一、对数据列表中的数据按需要分类汇总的关键字进行排序 如要统计各单位的平均工资，则“单位”就是关键字。 分类汇总 [例]根据工资表，汇总计算各单位的工资总和及全县的工资总和 操作步骤： 1、使用“排序”命令，使原始数据表按记录按单位重新排序 2、使用“分类汇总”命令 3、在分类汇总对话框中，选择分类字段为“单位”，汇总方式为“求和”，汇总项选择“应发工资”和“实发工资” 分类汇总 一、以“单位”为关键字进行排序 分类汇总 二、使用菜单命令“数据”——“分类汇总” 分类汇总 三、选择“分类汇总”命令的参数 1、使用菜单命令：“数据”——“命令” 2、选择“分类字段” 3、选择“汇总方式” 分类汇总 三、选择“分类汇总”命令的参数 4、选择“分类汇总项” 分类汇总 按“单位”汇总各单位的“应发工资”和“实发工资”后的结果 自动插入单位汇总行 （2级数据） 自动插入“总计”行 （1级数据） 选择了2个汇总字段 就有2个汇总数据 原始数据为3级数据 说明显示所有3个级别的数据 分类汇总 只显示1级和2级汇总数据 鼠标单击“2”，说明只显示1级和2级汇总数据 分类汇总 [例]求各单位的平均工资和各单位书报费相同的职工的平均工资。 本例题要2次使用“分类汇总”命令才以能完成，其具体步骤为： 1、将原始数据表按主要关键字为”单位“，次要关键字为”书报费“进行排序 2、使用”分类汇总”命令，以”单位“为分类字段，求各单位的平均工资，得到各单位的平均工资汇总表 3、在得到的各单位平均工资汇总表的基础上，再次使用”分类汇总“命令，但在“分类汇总”命令对话框中，要使“替换当前分类汇总”选项无效 分类汇总可以嵌套，数据列表按一个主关键字分类汇总后，还可再按次要关键字进行汇总。具体操作为： 1、按主关键进行分类汇总 2、按次要关键字进行分类汇总（此时必须将“分类汇总”对话框中“替换当前分类汇总”条目前的√取消掉） 分类汇总 一、以“单位”为主要关键字，以“书报费”为次要关键字，对原始数据表进行排序 分类汇总 二、以“单位”为分类字段，求“实发工资”的平均值 分类汇总 三、在第一次分类汇总的基础上，以“书报费”为分类字段，求“实发工资”的平均值 “替换当前分类汇总”的勾必须去掉 分类汇总 四、二次汇总后的结果 分类汇总 去掉分类汇总数据，恢复分类前的数据列表 对于已进行分类汇总的数据列表，如果想去掉分类汇总数据，恢复分类前的数据列表，同样是使用分类汇总命令，但这时需要选择分类汇总命令对话框中的“全部删除”命令选项。 2、选择“全部删除”恢复分类汇总前的数据列表 1、选择“数据”——“分类汇总”命令 数据列表的合并计算 合并计算是指对多个数据列表中的数据，根据指定的关键字，对关键字值相同的记录的数据值字段进行汇总计