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采购管理与库存控制 李肖钢 655242 nblixg@126.com 第二章 企业采购管理组织 本章要点： 采购管理组织的设置 采购管理组织的类型 采购管理人员素质 建立采购管理组织的一般步骤 1 采购管理组织的设置 建立采购管理组织应该考虑的因素 企业规模的大小和企业组织结构的复杂程度 采购品种的数量和性质 采购业务环节的复杂程度 例如： 如果企业规模较小，产品结构较单一，设置单一的采购部门并直接向总经理汇报工作较好 一些企业的规模较大，如大型的跨国公司或国内的大型国有企业，还有一些企业业务较多、管理繁杂。这样的企业可以设置独立的采购部门体系，并向分管采购的副总经理汇报工作 对于一些规模大、产品种类多、原材料需求差异性大、各子公司的地理位置距离远的企业，可采用较为分散的采购设置模式 2 采购管理组织的类型 根据采购组织的模式不同： 分散型组织 各预算单位自行开展采购活动的一种采购实施形式。 集中型采购组织 由一个部门统一组织本系统的采购活动的采购实施模式。 集中/分散的采购组织结构（混合型） 在公司总部的管理层子上设立采购部门，同时各个经营单位也有自己的采购部门。 公司采购部门和各经营部门采购有着明显的分工。 分散的采购组织结构 集中的采购组织结构 分散型采购组织的特点 2 采购管理组织的类型 根据采购在组织中的地位分类 采购位于高层的采购组织 采购位于第二层的采购组织 采购位于较底层的采购组织 2 采购管理组织的类型 根据组织结构形式分类 直线制 直线职能制 事业部制 直线制的组织结构 优点：指挥和被指挥的关系简单，权力集中，责权分明，联系简洁，指挥和命令统一，决策速度快，容易维持管理秩序。 缺点：采购主管对下级的所有业务进行指挥，对采购主管的要求比较高。 适合中小型企业的采购管理 直线职能制的组织结构 直线职能制的采购组织结构 优点：集中领导，统一指挥，便于调配人、财、物力；职责清楚，有利于提高办事效率；能够综合考虑采购需求，使采购变得更加合理。 缺点：各职能部门和直线指挥部门之间容易产生矛盾，加大最高领导的协调工作量；难以培养熟悉企业内部全面业务的管理人才；信息传递线路较长，整个组织系统适应性较差，对复杂情况不能及时作出反应。 目前中国企业普遍采用 采购事业部制 采购事业部制 特点： 构成事业部的产品、地区或顾客，具有相对独立的市场 每个事业部都是一个利润中心 具有全企业综合经营的一部分管理权限 优点： 有利于实现企业内部的协作，提高劳动生产率 最高管理部门可以摆脱日常行政事务，成为坚强有力的决策机构 各事业部自成体系，在分权范围内可以发挥灵活性和主动性 各事业部之间的竞争，促使企业发展 缺点： 由于机构重复，造成管理人员浪费 事业部经理经营，使事业部间的人员互换困难，相互支援能力差 忽视企业的整体利益，仅仅从本部门利益出发 适用于规模大且品种多、需求复杂、市场多变的企业。 采购组织发展的趋势 主要会按以下的角度来设计采购部门： 1.按采购地区设计 2.按物品类别设计 3.按采购功能设计 4 岗位设置及责任 采购部门的职责 分析材料市场品质、价格等行情 寻找供应源 与供应商洽谈，建立供应商资料 决策：要求报价、进行议价，比较 采购物料 检验进厂物品 以采购合约或协议控制实时调度交货期 对供应商进行评估：价格、品质、交期、交量 库存的控制、呆料与废料的预防与处理 岗位的设置 采购主管 采购主管助理 采购工程师 采购员 采购文员 各岗位的职责 采购主管的工作职责 制定采购部门的工作方针与目标 负责主要原物料的采购 编制年度采购计划及预算 签审订购单及合约 采购部门工作制度之建立及改善 撰写部门周报及月报 主持采购人员的教育训练 建立与供应商的良好关系 督导采购部门全盘业务及人员考核 主持或参加采购部门的会议 与相关部门沟通和协调? 采购主管助理的工作职责 协助主管进行材料采购渠道的搜集 协助采购主管制定计划 市场行情的调查分析与统计 供应商评估数据的统计与分析 主持采购人员的教育训练 采购相关文件的编写工作? 采购工程师的工作职责 主要原材料的估价 供应商材料样板的品质初步确认 材料样板的初期制作与更改 替代材料的搜寻 采购部门有关技术、品质文件的拟制 与技术、品质部门有关技术、品质问题的沟通与协调 与供应商有关技术、品质问题的沟通与协调 采购员的职责 经办一般性物料采购 查访供应商 材料市场行情的调查 查证进料的品质和数量 进料的品质和数量异常的处理 与供应商谈判价格，付款方式，交期等 确认交期等 一般索赔，退货之处理 收集价格情报及替代品资料 采购文员的职责 各种采购单据、报表的收集、整理与统计 采购品质记录的报管与维护 采购事务的传达 5