公司档案管理办法.ppt

档案整理办法 前言 为了加强公司档案收集和整理工作，有效地保护和利用档案，充分发挥档案在公司发展中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《企业文件材料归档范围和保管期限规定》结合我公司实际情况，特制定本办法。请各部室根据此意见参考执行并归档进件。 档案管理的职责 1、各部门在日常工作中设有专人负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理、立卷归档工作。 2、坚持平时整理。根据公司不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于次年移交档案后利用和归档。 3、移交档案室案卷做到页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。 4、档案室设专人保管好本公司归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。 5、档案室及时对各部门移交的档案进行分类、整理、并编制检索工具，能应要求快速、准确地查询所需档案。 归档范围 公司档案归档范围 主要参照附件：《企业文件材料归档范围和保管期限规定》做为指导依据；结合本公司在各项工作中形成的具有保存价值的，或者相关政府部门下发的与本公司关系密切的各类文件材料(包括公文、书信、会议、合同、图纸、登记表、名册、奖品、影像音资料等)都在归档范围。 归档要求  凡公司收、发的文件，由相关人员收集、整理、 编目、组卷，交由档案专管员归档。??? 1、归档原则遵循文件的自然形成规律，保持文件的原貌和完整，准确判定文件的保管期限，适应新技术应用的需要，便于保管和利用。按照归档范围的规定，凡应归档的文件必须齐全完整。 2、归档整理程序以件为归档单位，逐件整理归档。按分类、装订、排列、编号、装盒、编目的步骤进行。 归档要求 3、档案的分类 1）按年度分类； 2）按部门内容分类； 3）按保管期限逐级进行分类。 由文件的形成日期决定该份文件的归档年度，即文件的归档年度可与文件内容所针对的年度不一致。 归档要求 4、档案的排列 先将归档文件材料按保管期限分开，同一保管期限的文件材料，按类别分别组卷后，再按照时间先后排列，并且尽可能将关系密切（如同一次活动、同一项工作、同一个会议形成的）文件材料排列在一起。 归档要求 5、档案的装订 1去掉原来文件上会生锈的金属物（订书钉、曲别针），用细棉线或其它对纸张无损害的粘合剂重新将文件订（粘）合。装订时正本在前，定稿在后；复文在前，来文在后；批复在前，请示在后。 2凡文件尺寸大于A4纸规格的，要按A4纸规格进行折叠或裁剪，小于16开规格及破损的要托裱在A4纸之上。 归档要求 6、档案的编号 6．1在每件档案首页右上方的空白处加盖档号章（统一从档案室领取），并填写有关栏目的内容。 6．2档号章的项目及填写内容：类别号：文书档案的类别号为A。期限：即保管期限，分三类，填写“永久”或“长期”“短期”。年度：该份档案实际形成的年度，以四位阿拉伯数字标公元纪年。机构：不分机构可不填。件号：以年度为界线，档案在同一保管期限中的排列顺序号；同一年度、同一保管期限的档案只编一个流水号，件号不得重复。 归档要求 工程档案的归档。 当单项工程已完成，取得档案预验收合格证后，由项目经办人员牵头，负责将该项目形成的、经城建档案馆审核完毕、符合归档要求全部工程文件、影像资料，送交办公室档案室专管员归档。 进件人员编制进件明细办理归档，交接清楚，收件人审核完毕，双方签名确认。