记录管理规定.docxVIP

文件名称 记录管理规定 颁发部门 02 文件编号 分发部门 版本/修改次 1/0 页 码 第 PAGE **/**/004/10 记 录 管 理 规 定 部 门 签 名 日 期 文件起草 文件审核 文件批准 生效日期 1.目的 为规范和保管质量记录，确保记录的正确性、完整性、有效性和可追溯性，制定本制度。 2.范围 本制度规定了经营活动过程中各种记录的审查、归档、保存、检索和销毁等事项的管理要求与方法。 3.职责 记录管理的主要责任部门是综合部，其它相关部门和人员配合。 4.程序 4.1记录的审查、归档、保存、档案的管理 综合部负责收集各职能部门年度记录的归档管理工作，在每年的12月25之前完成。 4.1.1归档前的审查 综合部在接收部门归档记录前，应审查归档的记录内容是否以下符合要求： 1)记录封皮：记录的名称、保管期限、卷内记录的起止时间； 2)卷内记录清单：检索目录，检索目录可根据具体的记录档案需要确定包括内容，如顺序号、名称、页数、份数、备注等； 3)记录字迹：清晰完整、不允许记录有模糊不清的地方； 4)记录完整性：组卷内记录与记录清单（检索目录）内容一致记录是否齐全，有无缺页、缺项等。 4.1.2记录的检索、归档 综合部应以事宜的份数，按照部门的划分及记录形成时间的先后顺序排列组卷。组卷装订要有封皮，在封皮的显著位置注明归档顺序号，并填写《质量记录清单》。 组卷号以编制数字顺序号的方式进行标记和识别，应做到检索目录、卷、记录相符以方便检索、保持记录完整性和防止丢失。 4.1.3记录的保存 1)保存环境:记录应该贮存在干燥通风的环境中，每年至少检查一次，防止记录的褪变、破损，电子介质保存的记录应做好备份，随时查杀病毒并防止损坏。 2)保存期限： 保存期限指公历1月1日到12月31日为一年。（如：保存一年，2013年7月25日的资料则于2014年7月24日为一年，2014年7月25日已超过保存期限）。 a）与产品质量相关记录的保存期限:应至少相当于公司规定的产品的寿命期，但从放行产品的日期起不少于2年，或按相关法规要求规定； b）与技术研发相关记录的保存期限：长期保存； c）与人事相关档案记录保存期限：公司的内部各类人事档案原则上永久保存，对于已辞职、辞退人员的个人档案，自员工离职之日起3年后方可销毁； d）与法律法规相关的记录保存期限：五年。 4.1.4档案的管理 综合部负责公司档案的管理工作。建立《公司档案管理规定》，规定内容至少应包含以下内容： 1)文书档案的管理，包括：行政管理类（行政事务、人事档案、人员培训、健康体检等形成的文件材料）、经营管理类、会计档案类、技术档案类； 2)归档要求； 3)技术档案的特殊管理； 4)公司档案的检索、借阅和复制，执行本程序。 4.2记录的检索、借阅和复制 4.2.1记录的检索 记录的检索可通过组卷内的检索目录，迅速查阅。 4.2.2记录的借阅、复制 各部门使用的与质量管理体系密切相关的记录表格必须受控，统一在综合部进行存档。需要借阅或复制记录的，填写《文件借阅、复制记录》，经过相关领导批准后，方可操作。 4.3记录的销毁 综合部每年应不少于一次对记录的保存期限的检查，并填写《作废质量记录清单》，对于超出规定的保存期限或其它特殊情况需要销毁时，可采取集中统一销毁，由综合部填写《质量记录处置审批单》，经管理者代表批准后，方可操作。 5.相关文件 5.1《公司档案管理规定》 6.相关记录 6.1《质量记录处置审批单》 6.2《质量记录清单》 6.3《作废质量记录清单》