档案信息资源数字化与网络化管理.docVIP

PAGE PAGE 1 档案信息资源数字化与网络化管理 　　社会信息化和“数字化”的构建，为档案信息资源的科学管理和开发利用带来了新的契机。如何抓住这一机遇，开发档案信息资源，推进档案工作融入“数字化”的步伐，推动档案事业的持续发展，是档案工作的重要课题。 　　1“数字化”的构建，给档案事业带来了前所未有的巨大发展机遇 　　按照“数字化”的构想，在未来的2～3年内，随着信息资源管理中心的建立和“电子政务”的建设，将促使信息资源的开发利用程度和数字化、网络化、社会化水平全面提高。各行各业竞相“触网”，无纸化、办公自动化逐步兴起，网络化、电子商务层出不穷，人们将开始享受“数字化”带来的快捷和便利，同时，也给档案事业的发展带来巨大的机遇。 　　1.1档案信息资源的合理配置是档案工作自身发展的必然选择。档案工作的根本目的，在于充分发挥档案信息资源的作用，为社会主义现代化建设服务。在知识和信息已经成为经济和社会发展首要资源的今天，要求档案工作必须提供方便、快捷、超越时空限制的信息服务。互联网络的迅速扩展，网站网页的大量涌现，以及信息服务的潮涌而至，无疑为我们开拓档案服务的时空范围，扩大社会化利用提供了难得的发展机遇。 　　1.2城域网的建设，架起了连接档案馆和因特网的桥梁，使“天堑”变为“通途”。各级各类档案馆作为管理档案的机构，保存着大量的档案信息，但信息的利用率却相对较低，大量的信息资源锁在“深闺”。如果将这些信息公布于因特网上，凭着其历史记录的原始性、真实性、权威性特点，相信会吸引大量的读者阅览档案信息，从而使档案馆扩大影响，达到开发利用档案信息资源的目的，实现其社会功能。同时，也会给档案馆提供无限生机。 　　1.3随着网络工程的深入开展，必将产生大量的电子文件，具有保存价值的电子文件，必须归档保存。电子文件归档后即形成电子档案。电子档案将逐步成为档案馆馆藏中的主流成分，对电子档案如何接收、管理、提供利用及信息共享与信息安全等，势必成为档案馆事业在新形势下发展需要面对的新问题。 　　2推进档案信息化建设的步伐，大力开发档案信息资源 　　社会信息化的进程，深刻地改变着档案工作的面貌和信息环境。为配合“数字化”的构建，档案部门应尽快制定出档案系统网络建设的近期计划和中长期规划，将档案管理信息化建设纳入信息基础建设规划。档案信息化将使档案资源和档案各项管理过程实现数字化，通过信息系统的加工和计算机网络的传输，实现档案信息的合理配置与有序、有效开发利用，实现信息资源的社会共享，从而创造档案的社会效益和经济效益。具体做法如下： 　　2.1积极主动地将馆藏档案与网络信息相结合，加快档案数字化管理进程。档案数字化，其手段就是对档案实现全文存储，它在档案信息管理系统中采用目录进行管理，把全文信息、图像信息及其浏览功能集成于目录数据中进行管理，以目录数据为检索入口，从而实现档案图文信息的全文检索，用户界面友好，易于掌握。 　　2.2加快数字档案馆建设，努力适应飞速发展的档案利用需求。数字档案馆是新型文件和档案管理信息化的必然结果。数字技术的应用完善并发展了档案馆的职能，妥善解决了各种档案原件保护与利用的矛盾，使珍贵的档案原件能够保存得更加长久。数字档案检索系统方便、快捷，不仅极大地满足了利用要求，而且，利用者可以不受时间、地点的局限，随时、随地实现档案的异地查找。利用网络的交互方式，数字档案馆能够向利用者提供更加专指、更具特色的档案咨询服务，改变档案馆信息“孤岛”的形象，改善档案服务的落后面貌。 　　2.3档案信息的网络化建设要统一布局、合理规划。档案信息的网络化建设应成为档案事业宏观管理工作的一部分，需要进行全局性的规划。可以考虑以档案社会化、信息化利用为导向，积极采用现代计算机技术和通信手段，逐步建立以中央级档案馆为核心，省市级综合档案馆为基础，连接全国各地各类档案馆的档案信息资源网，为经济建设和社会发展提供网上服务。不论是在档案馆内部建立的局域网档案管理系统，还是在机关及企事业单位建立的办公事务和档案管理网络，它们都使用网络环境下的文件、档案一体化管理软件，实现办公行文管理、办公事务管理和档案管理各环节的自动化及文、档一体化，共享网络多种类型的信息。实际上，档案编研成果的材料来源并不仅局限于档案材料，包括各种相关的文件、图书、资料等。进而言之，在各档案系统之间实现远程联网所共享的网络资源，也将是多种类型的数据，这将进一步提高文件、档案一体化管理水平，提高文件、档案等信息资源的利用效率。 　　2.4充分利用网络的优势，开发利用档案信息资源。档案部门可以利用互联网的窗口，在网上进行信息发布与交流，采用制作主页方式通过档案馆或档案室所在单位的网站发布信息，扩大档案部门的社会影响，让公众了解所藏档案文献。在网上与各档案网站实现交互信息、计算机