加强档案信息化管理 促进交通运输业发展.docVIP

PAGE PAGE 1 加强档案信息化管理促进交通运输业发展 　　摘要：交通档案是国家档案的重要组成部分，实现交通档案信息化管理是适应信息时代社会发展的必然选择，是加快档案管理现代化、提高档案服务水平的客观要求。本文根据现实情况提出积极推进交通档案的数字化进程、加速交通档案管理工作的标准化步伐、建立交通档案信息化的安全机制和重视交通档案信息化人才队伍建设等对策。 　　关键词交通档案信息化建设 　　中图分类号：G271文献标识码：A文章编号： 　　1前沿 　　信息社会、数字时代带来了信息的巨大冲撞。档案信息是社会经济和社会发展的宝贵信息资源，因此档案信息化是档案事业适应信息时代社会发展的必然选择，是加快档案管理现代化、提高档案服务水平的客观要求，也是新世纪档案事业发展所面临的极好发展机遇。交通档案工作作为交通事业发展的基础工作，必须紧跟国家档案信息化建设的步伐，积极加快交通档案信息化建设的进程，以便更好适应经济和社会发展的需要，更好发挥交通档案在社会经济建设和各项事业建设中的作用。 　　2实现交通档案信息化的对策 　　档案信息化管理工作是一项复杂的系统工程，要实施交通档案信息化管理，当前急需开展以下几方面的工作： 　　（1）加速传统载体交通档案的数字化进程。 　　要实施交通档案信息化管理，目前急需对现存的大量传统载体档案进行数字化处理。档案数字化是指应用先进的信息技术，将传统的各种载体形式的交通档案（如文字、图形、图像、声音等）信息输入计算机系统，转换成0和1组成的二进制编码，形成计算机可识别的数字形式的信息，并通过信息技术手段进行存储和管理的一种信息处理方式，交通档案数字化将为实现交通信息资源的社会共享提供前提条件。目前交通档案数字化的方式主要有数据录入、档案扫描、视频与音频转换、光学字符识别转换等方式。 　　实现馆藏档案数字化一般需要分两步进行：第一步是建设档案目录数据库，第二步是档案内容的数字化。建设档案目录数据库就是对档案进行主题词、分类号等标引项的录入，形成机读目录。机读目录相对于传统的簿册式、卡片式等手工检索工具来说是一种很大的进步，可以根据利用者的需求，按馆藏档案的主题、类别、形成者，形成时间等重要特征分别归类，便于利用者通过计算机快捷、准确地查找到所需的档案。档案内容的数字化是档案信息化关键的一步，包括文本文件的录入、照片或图形图表的扫描、音像资料的模数转换、实物档案的拍摄、文件的压缩储存拷贝、光盘刻录等。提供利用时，利用者可以借助计算机网络，便捷地查阅存储在服务器磁盘阵列或光盘塔等不同载体上的各类档案的详细内容，有效地拓宽档案资料信息的传递空间。而且，还可以根据需要，在一定权限范围内实现档案资源的复制、编辑等。 　　由于馆藏档案往往数量庞大，所以馆藏全部档案数字化必需投入大量的财力、人力、物力，这几乎是不可能的。笔者认为确定馆藏档案内容数字化的范围，应重点考虑以下几个因素： 　　①利用因素。首先应选择社会利用面广，使用频率高的档案内容进行数字化，尽快满足社会利用者对这些档案信息的需求。 　　②价值因素。可考虑优先将有较高价值的档案信息数字化。所谓较高价值，一是指具有长远利用价值的档案信息；二是指具有历史价值和文物价值的珍贵原始资料；三是指具有证据价值和情报价值的档案信息。 　　③抢救因素。某些传统介质档案因年代久远或保存环境条件差，致使档案濒临损毁，需尽快实现数字化，使之得到抢救性保护。 　　④特色因素。即注重选择本地区、本系统有特色的档案优先进行数字化。在人、财、物力限制较多的情况下尤其要考虑这一因素。一般情况下这些特色档案是其他档案部门所没有的,它可以体现本档案部门的特色价值。 　　（2）加速交通档案管理工作的标准化步伐。 　　标准化是实现档案工作现代化的基础，假如没有统一的标准作为依据，各单位、各部门各自为政、各行其是，必然会出现互不统一，互不协调，互不衔接，互不配套的混乱状况，其结果必将是难以实现档案信息资源的共享。实践证明，现代化程度越高，就越需要标准化。而标准化的发展，又会相应促进现代化的进程。实施交通档案管理工作的标准化就是要科学地制订各项标准，使交通档案工作逐步走向规范化。交通档案往往具有综合性、成套性、动态性等特点，更要强调标准化。没有档案工作的标准化，也就很难实现档案管理的现代化。要实现交通档案信息数据的有效共享，就必须按照档案数据的有关标准要求，规范制作交通档案数据。一般档案数据制作起码要做到三个统一：统一著录项目、统一著录格式和统一检索语言。同时，还要注意数据的准确性、完整性、可靠性和实用性。只有这样，才能为交通档案信息资源共享打好坚实的基础。 　　（3）建立交通档案信息化的安全机制。 　　要顺利实施交通档案信息化管理，必须建立和完善各类信息资源安全保障体系，采取有效的措施对档案