行政办公室部门职责说明书.docVIP

办公室部门职责说明书 1.基本资料 部门名称 办公室 直接上级 行政副总、公司领导 主要岗位 主 任、副主任、副科长、档案管理员、网络管理员、二级科员、副主办科员、前台接待、驾驶班长、驾驶员。 管理权限 协调各部门工作，行使公司日常行政管理 部门职能 负责寻甸公司综合管理、参与公司政务及管理事务，按照“服务于生产的原则”，做好为领导、为各分厂（部门）、为员工服务的各项工作，正确处理三个服务的关系，努力做到让员工满意、分厂（部门）满意、领导满意。 2.主要职能 负责公司的宣传报道工作，沟通内外联系，保证上情下达和下情上报； 负责公司来往信件、文电的收发处理工作； 负责公司各文件、工作计划、各类总结、报告、等文字材料的起草及发送工作； 负责公司会议室的管理及各类会议的会前准备，做好会议记录并形成会议纪要整理和下发，对会议、文件决定的事项进行催办、查办和落实； 负责公司的印章的管理工作 负责公司的营业证照等相关证照、各类文书档案的接收管理和归档工作； 负责公司车辆管理工作； 负责公司办公用品的管理与发放； 负责外来人员参观管理、接待及对宣传工作； 负责公司商业保险的申报、办理及理赔工作。 11、负责协助领导完成公司对外协调及来访咨询服务工作。 3、主要工作及要求 宣传报道工作 负责公司简报、公司简介及其他宣传资料的制作整理工作，简报要按时制作发放，有外来人员参观时要及时准备好宣传资料，做好公司的宣传工作； 配合公司领导搞好各项工作，及时传达上级指示，做到上情下达和下情上报。 来往信件、文电处理 2.1、负责接收公司订阅的报刊杂志及各种来往信件，并及时分类发放； 2.2、接受省、市（县）及相关部门来的各种信、函、电、公文、材料；接受集团公司（各子公司）来的公文、材料、刊物；接受寻甸公司各分厂部门（科室）报送的各类公文、材料； 2.3、进行公司外部的来电转接。 3、文字材料的起草及发送工作 3.1、 发文类别：发文主要指以集团公司、寻甸公司及寻甸公司办公室名义所发的文件，包括集团公司的上行文，寻甸公司的下行文，以及其他个别需要发出的文件、资料； 3.2、公文制发包括草拟、审核、签发、打印、校对、装订、用印、签发、存盘等程序。由文书根据领导指示意见拟稿，公文起草后经办公室主任修改，再送分管领导审核； 3.3、签发的公文进行打印、校对、装订、用印、分发和存档工作，印制文件要保证质量，做到准确、规范清晰、美观。 3.4、撰写文字材料语言畅通，言简意赅，确保及时下发或上报； 3.5、高质完成制文工作；文件内容、格式符合规定要求；校对、装订准确无误； 4、会议室管理及会议纪要整理下发 4.1、会议室使用范围：公司会议室主要用于承办各种会议和培训等；接待各级领导和重要来宾； 4.2、办公室负责公司会议室的管理、使用审批工作。会议室卫生由宾馆、后勤管理科共同负责，每间会议室必须做好会议的会前工作，使会议室随时处于待会状态，确保正常使用；会议室会场布置及茶水等服务由大厅接待员、宾馆共同负责；大厅接待员负责会议室接待的登记工作；后勤管理科随时进行会议室各类设施（如音响设备等）的维护、保养，随时保持良好的会议接待环境； 4.3、做好会议记录并整理成会议纪要，确保会议纪要准确无误，对会议精神传达清楚并及时下发各个部门。 5、印章管理工作 5.1、印章保管及使用必须合量，不能乱用、误用，给公司造成各种名誉或经济损失； 5.2、监督好印章使用人员，要求进行使用登记。 6、文件管理和归档工作 6.1、对集团公司来文，办公室要按照有关规定，及时准确地做好签收、登记、分发、传阅、立卷、归档、移交工作，确保公司机密安全； 6.2、上级来文一律贴公文处理签，呈送公司领导做出处理意见批示后，严格按照批示范围由专人分送公司相关领导，对有时限的公文要及时分送，不得误压，对呈送领导批阅的公文，要随时掌握运转情况，并及时催办，避免漏传、误传和延误； 6.3、办公室归档的公文一般不外借。内部需借阅的，要履行登记手续；其他单位需借阅的，需出具单位证明，并履行登记手续； 6.4、传真文电需要立卷归档的应保存复印件； 6.5、用现代档案管理技术整理、保管归档，及时做好档案的收集、鉴定、整理等工作。 7、车辆管理 7.1、办公室应管理好车辆，公司各部门人员有用车需要时要及时派车 7.2、驾驶员要随时待命，严格按照要求准时出车 7.3、驾驶员要坚持学习政治理论和交通法规，提高思想觉悟和法制观念；定期对车辆进行检修、保养，保证车况良好； 7.4、车辆发生故障或车辆发现异常情况要及时向分管领导报告。需要维修时，报经批准后，到指定维修点及时维修，不能影响公司用车； 7.5、严禁公车私用，驾驶员必须严格遵守保密制度，自觉遵守交通规则，树立良好的对外形象； 7.6、及时跟进车辆保险。 8、办