档案管理确定稿.docVIP

中国 XX XX XX 协会 档案管理制度（草案） 第一章　　总　则 第一条　为加强协会档案管理，使档案管理工作更加规范化、制度化，充分发挥档案的作用，根据国家档案管理有关规定，结合本协会特点，制定本管理制度。　　第二条　协会档案包括：会计档案、收发文件、日常事务档案。 第三条 协会收发文件、日常事务档案由办公室指定专人负责保管；会计档案由财务部指定专人负责管理。 第二章 档案管理工作的职责 第五条 档案管理人员职责 （一）贯彻执行档案工作的各项法律法规和协会规章制度； （二）负责督促、指导、协助各部门立卷归档工作； （三）负责立卷档案的验收、登记、借阅和保管工作； （四）严格执行各项保密制度，维护档案的完整和安全。 第三章 档案的整理与归档 归档范围 收发文件，日常事务形成，具有保存查考利用价值的全部文件材料，进行立卷归档。 档案材料归档重点为：完成其主要职能活动所形成的文件材料。 归档案卷的种类：文书文件案卷、重大会议（活动）案卷、专项拨款、职员档案案卷、分会活动案卷等。 第七条 部门档案整理工作人员，应对当年形成的归档材料及时按类别、时间顺序和归档范围要求整理立卷，装订成册，将本部门当年文档于次年3月底前移交至综合部存档，统一管理 ；如中间有人员调整，应认真办理交接手续，保证档案材料的完整性。 第八条 归档要求 （一）归档案卷正面及册背上应注明案卷名称、卷号，册数、起止年度和档案编号、编制索引、填写归档清单。归档清单详见附表一。 （二）综合部档案管理人员对各部门送交的案卷须进行严格检查，对不符合要求的案卷，限期改进，整理完备后签收。 （三）对已经立卷或装订成册的会计档案，不得随意拆封或涂改其内容。 第九条 归档调阅要求 （一）协会内部人员因工作需要查看或复印，需要调阅档案的，需要备案登记。查阅人员严禁在档案上涂改、拆封或抽换，不得拆散卷册或抽换档案资料。 （二）外部需要阅档，原则上不得借出。如有特殊情况需要借出，需经秘书长审批同意后方可提供借出。 （三）内部借阅、外部借出均需填写“档案查阅申请单” （附表二），由秘书长审批，履行借阅、借出手续。 　第四章 档案保管期限与销毁 （一）档案的保管期限，自年度终了后的第一天算起。 （二）根据《农业部机关档案保管期限规定》，档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。参考农业部规定，制定“中国XXX 协会档案保管期限表”（附表三）。　　（三）对保管期满的档案，由协会领导、综合部和有关部门组成档案鉴定小组共同进行审查、鉴定后，提出存毁意见。　　（四）档案销毁前，应编制“档案销毁清册”，经秘书长批准后，指派专人监销。由监销人在销毁目录上签字，作为日后查考的凭据。 （五）保管期满但未了结清或仍具有使用价值的档案资料，可延长保管期限，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的档案，应当在档案销毁清册和档案保管清册中列明。 第五章　　 附　 则 第十条 本办法由协会秘书处负责解释。　　第十一条 本办法自协会理事会审议通过之日起执行。 附表一： 中国XXXXXX协会 档案归档清单 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　共＿页　　第＿页 项目 内　　　　容 收发 文件 类 年　　　　　　册　　　　　　 日常 事务 类 年　　　　　　册　　　　　　　 　 　 其他类　 附表二： 中国XXXXXX协会 档案查阅申请单 查阅日期 年 月 日 时 查阅人 归还日期 年 月 日 时 归还人 公司名称 查阅内容 查阅原因 备 注 审 批 秘书长审批签字 档案管理人员 签 字 附表三： 中国XXXXXX协会 档案保管期限表 　序号 档?案 名 称 保管期限 备 ? ?注 一 收发文件类 ? ? ? ?? 1 部委文件 永久 ? ? 2 协会发文 永久 ? ? 二 日常事务类 ?? ?? 3 组织机构建立资料 永久 4 换届会员代表大会资料 永久 ? ?? 5 组织机构成员相关资料 15年 6 内部管理资料 ?? 15年 7 业务活动资料 5年 ? ? 三 其他类 ?? 8 9 10