集团信件管理流程.docVIP

文件编号： XX集团信件管理制度 一、寄件管理： 1、寄件方式：挂号信、快件、大批次平信，快件重量在10公斤以内，10公斤以上有各相关部门自行办理托运。 2、寄件到达时间：快件1-3天，挂号信5-7天，平信7-15天不等。 3、办理流程： 1〉准备好须发文件、资料或物品，详细填写《信件寄送申请单》经本部门负责人签字确认后提交至前台人员处。所有信件必须在当天下午4点前提交，逾期的将作为第二天信件处理。 2〉前台人员根据《信件寄送申请单》上的内容和部门负责人的意见逐一核对，未填写完整或填写不清楚的，退回重新办理直至清楚完整。 3〉核对完毕前台人员当场将所寄资料或物品装入信件袋内并封口，同时给予回执以便各部门查询。 4〉前台人员根据申请单内容填写信件标准寄送单，联系合适的信件公司取件。 5〉前台人员必须对快件寄达情况给予登记并告知寄件人。 6〉每月5日前提交上月信件寄送一览表（电子版）并在规定的费用报销时间内与信件公司进行准确结算。当月相关凭证存入档案室，凭证保管期限为一年。 二、收件管理： 收件范围：凡寄送到我公司的所有信件、资料、物品 操作标准： 1、前台人员对寄送到我公司的所有信件、资料、物品必须在《XX集团来件登记表》上进行详细登记。 2、信件寄达2小时内通知收件人收件并在登记表上签收。 3、如有快件需要到付必须有收件人自行签收和支付。 4、每一季度提交一次信件登记统计表和清单。 三、如责任人未能按照以上操作标准进行，导致工作失误的，责任人写出书面检讨并处罚半天工资，交纳一天工资作为保证金。 附：1、信件寄送申请单 2、圣奥集团来件登记表 XX集团信件寄送申请单 文件编号：SA/ZW/-01 文件版本：2.0 寄件时间 寄件部门/姓名 寄件物品名称： 份数 寄件物品总重量（估计值）： 1公斤以下 1-3公斤 3-5公斤 5公斤以上10公斤以内 寄件方式： 快件 平信 挂号信 挂号信和平信必须给准确的邮编 寄件缘由（必须填）： 收件人： 联系方式（固定电话和手机） 收件人单位名称 收件人地址 本部门负责人意见 同意寄送，付费方式： 到付 本公司付 自理 不同意寄送。 签名： 前台人员填写 实际收件时间： 信件发送公司： 签名： 快件实际送达时间及签收人 回执单 您寄送的编号为： 信件已在 有 公司寄出，预计在 个工作日内送达。 签名： XX集团来件登记表 文件编号：SA/ZW/-01 文件版本：1.0 来件时间 来件类型 来件地址/单位 收件部门 收件人 签收人/时间