安徽绿城＿文件资料_W01外来文件控制规程_九舍会c房地产质量管理.pdf

徽绿城房地产开发有限公司 文件编号：AGT/QD ·01 ·01 质量管理体系工作规程 页 码：第 1 页 共5 页 外来 件控制规程 修改状态：B/0 1 目的 通过对外来文件控制，确保公司外来文件的正确、有效使用。。 2 适用范围 适用于所有外来文件和资料的控制。 3 职责 3.1 综合管理部负责行政管理类、法律法规类外来文件的管理控制。 3.2 工程管理部负责外来技术标准、规范和图集等技术文件和资料的管理控制， 负责工程现场管理相关文件和资料的管理控制。 3.3 前期部负责政府批复类文件的管理控制。 3.4 营销策划部负责客户档案资料的管理控制。 3.5 其他职能部门负责与本部门工作有关的外来文件和资料的管理控制。 4 工作规程 4.1 行政管理文件的管理 4.1.1 对行业行政主管部门下发的通知、信函、传真、集团公司来 及其他项目 公司来文等行政和管理性文件由公司综合管理部统一收发。经办人在接收行政管 理文件时，应在 《收 登记表》上登记，明确收文号，并编制 《收 处理单》交 部门负责人审阅。外来文件的收文编号参见《文件编码规程》。 4.1.2 综合管理部负责人审阅后，应及时在 《收 处理单》上填写文件处置意见， 并送公司总经理 （或其授权人）批示。 4.1.3 需要两个以上部门办理的，应明确主办部门、会办部门；紧急外来行政 件应明确办理时限。 4.1.4 综合管理部经办人负责按照总经理 （或其授权人）在 《收 处理单》上批 示的意见处置文件： a) 需相关部门办理的，应将来文和 《收 处理单》一起转送至指定部门。 b) 只需传阅的，应要求被传阅人在《收 处理单》相应栏目中签字确认。 c) 需下发至相关部门的，应根据批示的发放范围，填写《文件发放清单》， 连同外来文件复印件一起发送至指定部门。文件若用电子文件形式发放时，所有 文件的签收人均应回复电子签收记录。 4.1.5 各部门收到交办的外来文件后，应及时按照领导批示完成相关任 ，并将 执行情况及时填进 《收 处理单》中“承办结果”栏中，并将所有文件资料送交 综合管理部经办人。 4.1.6 综合管理部经办人员应适时查办和催办文件处置情况，并在《收 登记表》 九舍会 房地产 徽绿城房地产开发有限公司 文件编号：AGT/QD ·01 ·01 质量管理体系工作规程 页 码：第 2 页 共5 页 外来 件控制规程 修改状态：B/0 “备注”栏上及时填写领导批示意见和承办部门处理落实的意见。 4.1.7 综合管理部经办人员应将来 原件与 《收 处理单》集中管理，以方便查 询。 4.2 法律法规类文件的管理 4.2.1 综合管理部负责调查和收集与公司相关的法律法规和其他行政规章要求， 负责审查和识别与公司各项经营管理活动和项目实现相关的内容。 4.2.2 必要时，综合管理部应组织和业 活动相关的职能部门对相关条款内容的 适用性和有效性进行评审，以确定下列内容 （但不限于）： a) 文件要求是否为强制性的； b) 文件是否为有效的； c) 文件是否为最新的； d) 文件内容是否明确，与其他文件有无矛盾； e) 文件内容的规定对本公司是否完全适用； f) 文件是直接执行，还是有选择执行或转化后执行； g) 与有关方面进一步沟通的必要性等。 4.2.3 综合管理部应将识别出的所有适用法律、法规及其他要求，明确文件类别、 最新有效的版本及修订状态，并发布给公司各部门。 4.2.4 各部门直接从行业协会、专业性服务机构及网络等途径接收的外来文件， 须由部门负责人按照4.2.2 条内容组织评审，确认有效且适用后，报综合管理部 登记备案。 4.2.5 必要时，综合管理部应负责将有关的法律法规及其他要求中的重要内容复 印，发送至相关部门具体实施，文件发放按《文件和资料控制程序》的有关规定 执行。 4.3 技术标准类文件的管理 4.3.1 对