华南理工大学青年志愿者指导中心财务制度.docxVIP

华南理工大学青年志愿者指导中心 华南理工大学青年志愿者指导中心 二O—五年五月 目录 TOC \o 1-5 \h \z \o Current Document 部门报账步骤 3 步骤一：完成预算和开具发票 3 步骤二：提交报账资料 3 步骤三：行政部审核 3 \o Current Document 发票规范 5 \o Current Document 赞助处理规范 6 财务预支规范 7 \o Current Document 报账流程 8 部门报账步骤 步骤一：完成预算和开具发票 一、 所有活动、培训所需费用，需先写好预算交给本部门的主管常委； 二、 经费开支原则上必须开具发票，发票应须如实反映顾客名称、开支日期、商 品名称、数量、金额、开票单位印章，金额大小写务必一致。特殊情况不能 开发票的，在主管常委同意下，可开具其他正当的票据，报销时以等额正规 发票代替，并附电脑小票。 步骤二：提交报账资料 一、 活动结束一周内各部门负责报账的部长上交相应的报账材料（包括老师已审 核的预算表、实际支出表以及活动总结）给行政部财务负责人。预算表及实 际支出表填写规范详见###部门###活动报账表； 二、 提交相应金额的发票，并按附表一规格写明发票明细； 三、 所有部门如果是报一些礼品物资类的实物,需要附上实物的照片和相关备注说 明，同时压缩包附件在报账回复帖上即可。 步骤三：行政部审核 一、 行政部账务负责人有权对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回，并要求 更正、补充，只报销其中合理部分； 二、 使用情况不清的款项，未按规定使用的款项（即没有在预算表上写明的款项） 及超过活动预算20%的超出款项一律不予报销。 备注：1?相关的正式填写表格请参照附表； 收集的发票中的开票单位尽量多样化，且发票中图书的项目应尽量少; 活动结束后，活动负责人发现漏报行政部一律不予报销。活动负责人统 计报账时应确保所有人的支出能如实正确记录，不漏报； 各部门应于活动结束一周内将报账表及时发给行政部财务负责人。未能 及时报账或错过报账时间行政部不予报账； 报账前，各部门须将发票款项电子表格于每次报账及上交发票的前一天 22:00之前由相关部门负责报账的负责人发到中心网盘上。（表格的内容 务必要与发票的明细条款保持一致，发票款项电子表详细格式请见附表二） 发票规范 一、 发票必须为国税或地税才能报账，收据无效。无特别理由，外地发票（广州 市外）一律不予以报账。 二、 手写发票最大金额为199元人民币，定额发票最大金额为199元人民币，且同 一天同一单位所开发票总和不能超过199元。 三、 每次活动结束后的报账需上交的发票应为实际支出金额的1?2倍。 四、 报销根据合法票据支付，票据必须用黑色水笔在背面加注部门、用途、经手 人和证明人项目。证明人必须是常委，且证明人与经手人必须为不同人，用 途简单明了。（请在票据的两边留岀位置以便粘贴，详细的填写格式见附表 一）O 五、 发票上的任何内容不得有涂改的痕迹，发票上必须加盖“发票专用章”，且 章上“发票专用号”要清晰。 六、 顾客名称、地址栏必须写“华南理工大学”。 七、 所购商品为“食品、用品、物品、药品”的票据不予以报销，如所购商品为 办公用品类，需附上办公用品电脑明细清单。 八、 工作餐一律不予以报销。 备注：1 ?报账前各部长请仔细检查票据是否合格，是否加盖单位公章； 付款单位只能是“华南理工大学”； 印有华南理工大学发票专用章的发票不能报销; 赞助处理规范 备注： 赞助分为两部分，物资赞助和资金赞助； 物资赞助统一交给行政部物资处，资金赞助全额交给行政部财务处; 物资可通过物资申请后使用； 如部门急需大量资金，可根据财务预支规范预支部分资金。 备注： 1、 申请人提交申请资料的电子版到行政部邮箱，打印纸质版申请表交给 郑少鑫63240)备案。申请资料包括：活动策划书、详细预算、 预支资金申请表(见附表) 2、 行政部检查并审核资料的完整性，审核通过后交给常委审批 3、 常委审批通过后，可凭借纸质版预支资金表向郑少鑫63240) 领取资金，郑少鑫做好记录工作。 报账流程 备注：1、一张粘贴卡上的同一单位同一天的发票总额不能超过200； 2、 一张粘贴卡上的总金额不能超过4000； 3、 一张粘贴卡上的图书金额不能超过300； 4、粘贴发票于粘贴卡上时按照时间及发票大小顺序贴发票。 附表1:发票明细填写样例（黑色笔填写） 附表2： 华南理工大学青年志愿者指导中心发票款项电子表 部门 日期 用途 经手人 证明人 金额（元） 备注 X X部 总计 附表3： 华南理工大学青年志愿者指导中心预支资金申请表 组织名称 华南理工大学青年志愿者指导中心 预