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信 息 管 理 制 度 一、各部门信息管理细目： 发送部门 信息内容及传递方式 信 息 发 布 去 向 销售部 1.周（月）国际市场行情（电子邮件） 2.月接单及接单变化情况信息（电子邮件） 3.月报价信息（电子邮件） 4.周、月、季合同信息（电子邮件） 5.月排单表（电子邮件） 6.质量投诉（电子邮件） 总经理 商务部 1.月（周）生产计划（目的港、起运港、包装要求、质量要求、特殊要求、装运时间、船公司、熏蒸等）以电子邮件发送 2.核销单（电子邮件、纸质存档） 总经理、加工厂、质管部、财务部 财务部 采供部 1.周（月、季）原料行情信息（电子邮件）。 2.接货计划（电子信息） 3.应付货款通知 4.原料进仓情况 总经理 总经理、财务部 质管部 1.原料进仓质量检验情况（电子邮件）。 2.生产过程中产品质量检验情况（电子邮件） 3.2个体系运行情况 4.月质量管理过程中存在的问题 总经理 发送部门 信息内容及传递方式 信 息 发 布 去 向 加工厂 月出货计划完成情况、生产计划差额情况 2.设备运行情况 3.生产过程中存在的问题 总经理 工厂财务科 1.月支付生产工人工资情况 2.月支付职工工资情况 3.车间工价情况及男、女生产工人月平均工资 4.货物库存情况 5.有关费用开支情况 总经理、 炒货事业部 1.原料采购计划 2.月生产计划 3.月销售情况 4.发出货物分布情况 5.库存原料及产成品情况 6.各产品成本 7.其他费用开支情况 8.生产过程中存在的问题 总经理 炒货财务 月资金使用情况 2.月应收应付账款情况 3.月职工工资支付情况及考核、提成情况 4.月生产工人工资情况 5.生产工人工价及平均工资 6.各产品成本情况 7.货款回笼情况 总经理 二、信息管理责任人： 部门负责人为本信息发送责任人。 信息发送部门为：销售部、商务部、采供部、质管部、加工厂、工厂财务科、炒货事业部、炒货财务室 。 三、信息传递管理要求： 1、以文件形式传递的信息，按照文件收发管理办法办理。 2、以电话形式传递的信息，信息接收部门须建立电话登记簿，登记簿的内容包括：来电单位、来电人姓名、来电时间、来电人电话号码、接话人姓名、电话内容、部门处理意见、领导处理意见、落实结果。 3、以传真形式传递的信息，信息接收部门须复印后编号登记，按照信息处理权限进行处理，处理人填写处理结果及处理时间。 4、以电子邮件形式传递的信息，信息接收部门须设置信息收到回复，信息处理后，处理人在本信息后加注处理结果及处理时间并保存。 四、传递的信息质量要求： 总体要求：必须提高工作的时效性，以免贻误商机；必须提高工作质量，不能因疏忽、失误给工作造成损失；必须加强沟通，改善目前因沟通不到位造成的信息传递不准确、不流畅的状况。 具体要求： 1、信息沟通要及时，重要信息要随时沟通。同时，要重视动态信息的反馈，包括：情况已发生变化的信息、正在发生变化的信息、即将发生变化的信息预测等。 2、信息传递、沟通要准确。信息传达人要准确传达本信息的中心要素、相关要素；信息接收人要准确理解、记录本信息的中心要素、相关要素。 3、信息传递要程序化。各信息管理部门要根据自己的业务特点，和相关部门联系沟通，确定信息传递程序并规范操作。所有信息要认真确认后再按发送范围发送，且保存好原件。 4、信息处理要有结果，要有记录，要具备可追溯性。 五、信息存档： 1、文件信息，按照文书档案要求入档。 2、传真信息，复印后按照文书档案要求编号、登记、建立目录本部门入档。 3、电话记录本编号后本部门入档。 4、电子邮件信息，每月以软盘形式编号入档。