提高BOSS业务需求流转效率专题讲座.pptx

提升BOSS业务需求流转效率QC小组概况介绍本次课题提高BOSS业务需求流转效率小组名称IT流程优化QC小组　所属部门江西省移动业务支撑系统部成立时间2013年12月活动时间2013年12月—2014年9月课题类型问题解决型小组人数7人小组组长邵显军活动频率每月活动2次人均QC教育120小时小组成员简介姓名性别职务组内分工邵显军男江西移动业务支撑部总经理组长张辉霞男江西移动业务支撑部副总经理副组长赖靓莉女区域主管组员魏华卿男后台主管组员王淳男后台主管组员刘源男后台支撑人员　组员王婷女后台支撑人员组员QC活动计划提升BOSS业务需求流转效率编号任务名称2013年12月2014年1月2014年2月2014年3月2014年4月2014年5月2014年6月2014年7月2014年8月2014年9月1选择课题　　　　　　计划时间　实际时间　　2现场调查　　　　　3设定目标　　　　　　　　4原因分析　　　　　　　　5要因确认　　　　　　　　6制定对策　　　　　　　　7对策实施　　　　　　　　8效果检查9巩固措施10总结和打算　　　　　　　　一、选择课题公司要求目前状况课题选定省公司领导重点强调：要梳理优化公司内部流程，解放生产力，让上下协同更具效率。其中BOSS业务需求2003年建设后，十多年只在流程上做加法，现在为公司最长、最复杂的一个流程，为本次重点讨论优化对象。2013年BOSS业务需求可交付的耗时较长，并且总体上在上升。2013年BOSS业务需求可交付耗时15天12天9天6天3天02月4月6月8月10月12月提高BOSS业务需求流转效率一、选择课题—名词解释1、业务需求：由各级业务部门或业务支撑部门提出的业务支撑系统在一定时间范围内需要具备的能力的要求。2、BOSS业务需求流转时长：BOSS业务需求单从起草人提交文件至需求上线的平均时间，单位为工作日。二、现场调查—项目背景近年来，业务需求数量和复杂度不停增长，对BOSS业务需求流转效率提出了更高要求。2014年度我省完成需求4763个，相比2013全年（ 4384）增长了8.63％。2014年度我省完成开发类需求689个，相比2013全年增长4.13%；配置类需求4074个，相比2013全年增长9.43%。二、现场调查—现状统计存在问题1、流程割裂：集团公司需求、省内业务需求、软件开发等环节分散在不同的子系统中2、差错率高：需填写内容多，人为因素过多3、响应不及时：流程繁琐，串行环节较多，如关键环节人员临时性不在岗，很容易造成流转不及时4、沟通成本高：流程设计不适应复合型需求管理需要，造成需求反复流转方能收集全部信息2013年1-4月BOSS业务需求工单分析二、现场调查—现状统计BOSS业务需求流程现状：通过分类统计和抽样访谈的方法进行调查，一线同事普遍反映，现有的反映目前的BOSS流程非常繁琐，希望能简化填写内容，提高审批和处理效率。三、设定目标目标设定本小组根据省公司总体要求，并结合现场调查初步梳理的可简化环节的占比，测算预估后设定目标位：提升BOSS业务需求流转效率30%以上备注：BOSS业务需求流转效率指的是BOSS需求从发起到可交付的效率情况。三、设定目标目标设定：BOSS需求平均可交付耗时由15天缩短至10天15天10天现状目标四、目标可行性分析整合原有分散的系统流程，实现工单闭环管理，减少手动提交工单时间（平均4.56小时），流程效率可提升约3.99%。计算方法：（原始时间-精简时间）/原始时间=占比权重；为有效提高流程效率，经过BOSS需求流程优化小组各部门负责人的充分沟通，在不影响管理规范性的前提下，将原有的8类流程合并为4大类；同时，针对这4种类型需求的应用场景，进行相应精简，归并流程环节，精简的环节数分别为9、9、11、11个。根据精简环节数量及权重的综合计算，流程效率可提升约35.6%，计算方法：（精简的环节数/原平均环节数）*数量占比权重；即预计：BOSS需求流程可交付使用的平均耗时将由原来的约15天，缩短至约10天。需求大类数量占比权重原平均环节数优化后平均环节数精简的环节数按数量及权重综合精简占比资费类10%292093.1%产品及营销活动类35%2920910.8%系统开发及参数配置类401%技术支持类15%2514116.6%总计100%112724035.6%结论：目标可行！五、原因分析 小组成员通过头脑风暴法，积极思考，梳理分析出11条末端原因。六、要因确认：计划表根据前面的原因分析确定的11个末端原因，制定要因确认计划表，如下表所示：序号 末端原因 确认内容 确认方法 标准 负责人 完成时间 1审批处理耗时长 审批处理时长情况系统统计 审批处理时长占总时长的比例应低于40%赖靓莉 2014.12需求处理耗时长 需求处理时