市政协档案工作管理制度.PDFVIP

市政协档案工作管理制度 为了加强单位档案管理工作，提高档案工作质量，维护 我会档案的完整与安全，更好地为政协工作服务，根据 《中 华人民共和国档案法》和市档案管理的有关规定，结合工作 实际情况，制订本制度。 档案工作本着统一领导、分级管理的原则，具体采取文 电合一的形式管理。各专委会、各科室 （指定一名兼职文书 档案管理员）将本委、本科室调研、走访、座谈形成的重要 文件、照片、录音、录像、荣誉证书等有纪念意义和保存价 值的资料分别收集、整理、分类，并于每年三月份前移交综 合档案室统一管理。 第一条 立卷归档制度 凡是反映市政协主要工作活动情况，具有查考利用价值 的文件、材料均应立卷归档。主要包括： 一、各级发来的文件材料 省市各部门发出的与本单位业务有关的文件材料。 二、本单位工作活动中形成的文件材料 1．文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿。 2．请求与上级机关的批复文件。 3．活动形成的工作计划、总结、报告。 4．各专委会、各科室调查研究形成的重要文件材料，委 1 员提案等。 5．单位及党、团、工会和内部组织机构在工作活动中形 成的重要文件材料。 6．单位的历史沿革、大事记、反映本单位重要活动事件 的剪报、图片、声像资料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭 证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料。 7．编印的文件汇编等刊物的定稿和印本、编辑出版物的 定稿和样本。 8．制订的工作条例、章程、制度等文件材料。 第二条 本制度不包括个人档案 （个人人事档案按国家 人事部有关规定管理）。 第三条 借阅利用制度 1．借阅档案首先填写 《借阅档案登记表》，按规定经有 关领导批准后借阅。 2．借阅重要档案，一般应在档案室阅览。 3．借阅档案人员对档案要特别爱护，禁止涂改、勾画、 拆散和抽换案卷。借阅档案，不得转借他人或给无关人员阅 览。借阅人员对档案要妥善保管，防止遗失、泄密和污损。 4．原则上档案材料不外借 （指不出办公楼外），确因特 殊情况外借的，须经领导批准，并履行外借手续。外借期限 一般不超过三天。借阅人员如出差或调动工作，应即将所借 档案全部归还办公室档案保密室。 2 5．文书档案所藏档案采取整卷借阅办法。在办理借出、 归还档案时，要注意检查，维持文件的完整齐全。如发现遗 失和污损档案文件等情况，要追究有关借阅人责任，索回遗 失材料，并及时报告领导予以处理。 第四条 库房管理制度 1、定期打扫库房，保持室内清洁、卫生。 2、办公室、阅档室及库房 （包括库房周围）不准存放易 燃、易爆物品，严禁烟火。 3、库房内设置的灭火器材要保持完好，档案工作人员必须 学会使用。同时，要经常检查消防设施，发现问题及时解决。 4、坚持做好温、湿度调节和登记制度。 5、库房内严禁非档案人员进入。 6、下班时必须关灯，关窗、锁门，尤其要做好节假日库 房的安全保卫工作。 第五条 信息化制度 一、电子文件归档、管理制度 1、按照档案工作集中统一管理的原则，各科室形成的 电子文件并需归档保存的应由单位综合档案室统一保管。综 合档案室负责对电子文件归档的指导、验收以及接收后的编 目、保管和提供利用，计算机管理工作人员对电子文件的归 档提供协助和支持。 2、各科室应建立电子文件归档制度，指定专人负责本 3 科室的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档 工作纳入相关人员的岗位责职。 3、为保证归档的电子文件完整、真实和有效利用，各 科室从电子文件产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确 保其不散失、不损失、不失真。 4、归档电子文件的类型主要包括：文本文件、图像文 件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件等。 5、电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照 本单位有关纸质文件归档的规定执行。 6、电子文件的归档分逻辑归档和物理归档两种