办公设备及办公用品管理制度.docVIP

PAGE PAGE 3 办公设备及办公用品管理制度 一、总 则 （一）为规范集团公司办公设备及办公用品管理，有效控制办公成本，特制定本制度。 （二）本制度所指 办公设备：集团总部各部门及区域子公司各部门用于办公的各类电子设备，包括：电脑、打印机、扫描仪、复印机、刻录机、移动硬盘、幻灯机以及办公桌、柜、台、椅、取暖、驱暑等设备； 办公用品指：日常办公所需的各类消耗性物品，如签字笔、铅笔、橡皮、文件夹等等。 （三）本制度适用于集团本部办公设备及办公用品的管理，各区域公司参照执行。 二、办公设备及办公用品的采购 （一）办公设备的采购 1、各部门根据工作需要，填写《办公设备采购计划表》，经部门负责人审核后，交总裁办公室汇总，填写《请示单》经分管领导审核，集团总裁审批后采购； 2、单价在2000元以上的办公设备或总价在1万元以上的大宗办公设备购置，填写请购申请前须提交购置书面报告，经相关领导批准后，由总裁办公室先进行市场询价比价后，经集团总裁同意后，由总裁办公室及使用部门一同购买。 3、属于固定资产的设备购置后，总裁办公室设备管理人员应详细登记设备资料（包括型号、功能、耗材价格等），记入固定资产帐目。 4、区域公司购置属于固定资产的办公设备时，应上报集团总裁办备案； （二）办公用品的采购 1、各部门应于每月25日至30日根据工作需要编制下月的办公用品需求计划，填写《办公用品采购计划表》经部门负责人审核后，交总裁办公室。 2、总裁办公室相关人员统一汇总、整理各部门的采购申请，并核查库存状况后填写《办公用品采购计划表》，经分管领导审核、集团总裁批准同意后进行采购。 3、各部门若需采购临时急需的办公用品，需填写《办公用品采购申请单》，并在备注栏内注明急需采购的原因，报分管领导审核、集团总裁批准后由总裁办相关人员进行采购。 采购实施原则 （一）满足公司日常办公需要，办公用品保持合理库存； （二）选择价格合理、产品质量优的供货方采购； （三）需要采购的物品，原则上由总裁办公室统一负责采购； （四）对专业性的办公设备、办公用品的采购，由所需部门协助总裁办公室共同进行采购。 （五）临时急需的办公设备、办公用品经分管领导、集团总裁批准同意后由总裁办公室相关人员立即采购。 办公设备、办公用品入库 （一）办公设备入库 1、办公设备购置回来后，检验后登记入库； 2、入库时写清楚设备名称、单价、单位、型号规格、设备数量、采购日期、入库日期； （二）办公用品入库 1、办公用品采购回来、入库前须进行验收，对于符合规定要求的，登记入库，对不符合要求的，由采购人员负责办理调换或退货手续； 2、办公用品入库时，采购人员填写入库单，入库单上应有部门其它人员签字确认； 五、 办公设备、办公用品领用 （一）办公设备的领用 1、办公设备领用时，各部门或个人必须签字； 2、设备需要转移时，必须填写《资产转移单》，由双方部门接受人签字后，交总裁办公室备案。 （二）办公用品的领用 1、办公用品根据工作需要领用签字，耗材类办公用品实行以旧换新领用； 六、办公设备、办公用品使用 （一）严禁员工将办公设备、办公用品带出公司挪作私用； （二）凡属于各部门或部门内员工共同使用的办公设备、用品应指定专人负责维护、保管； （三）公司员工应本着爱惜、节约的原则使用办公设备、办公用品； （四）办公设备、办公用品若被人为损坏，应由责任人照价赔偿。 七、办公设备、办公用品管理 （一）对采购的办公设备要及时通知申请部门领取；对库存的办公用品应采取安全包括措施； 办公用品库存应定期进行盘点，一年二次，要做到帐物相符合，帐帐一致，如出现盘盈或盘亏应查找原因，调整台帐。 八、附 则 本制度由总裁办公室起草、解释、补充、经集团总裁批准颁行。