物业管理服务档案管理方案.pdfVIP

第 部分 物业管理服务档案管理方案 第一节 档案资料管理方案 随着建筑设计高科技专业化的发展， 信息成为管理资源中的重要 因素，为此思兰雅苑物业管理的档案建立与管理， 必须采用先进的管 理技术，通过档案的集中化、有序化、信息化的科学程序，对物管区 域内所有物业管理与服务项目，从主体到配套，从建筑到环境，从硬 件到软件等，都建立相应的管理档案，并牢固树立档案管理财务观、 资源观和服务观，使档案材料的管理真正为管理服务。 档案资料管理，设档案管理员一人，有一定档案资料管理经验， 精通电脑操作，工作责任心强。 一、档案资料管理运作流程 收集——整理——归档——利用 1、档案资料的收集： （1）设立档案资料室，采取系统化、科学化、电脑化的先进手 段，由专职档案管理员，建立相应的管理制度，对所有的档案资料进 行严格管理。 （2）资料的收集，坚持内容丰富的原则，根据实体资料和信息 资料的内容，以实际工作需要出发。信息资料的来源渠道；规划设计 到工程竣工验收的全部工程技术，维修资料；物业构成的方面，到房 屋主体，公共设施，小到一树一木全有详细的资料。 2 、资料的分类整理：收集的所有信息资料，统一由档案管理员 集中整理、分类。整理的重点是去伪存真，根据资料信息的来源，内 容，表现形式的特点，做到条理清晰，分类合理。 二、档案资料的分类 档案资料 外来档案 内部档案 业 业 主 主 车 保 日 住 规 验 户 房 装 机 意 投 消 辆 安 常 日 绿 划 收 其 及 屋 修 电 见 诉 防 管 服 服 常 化 竣 他 家 维 管 设 调 回 管 理 务 务 维 管 档 工 档 修 理 备 查 访 理 记 管 管 修 理 案 资 案 庭 档 档 管 分 记 档 录 理 理 档 档 料 档 案 案 理 析 录 案 档 档 档 案 案 案 档 档 案 案 案 案 案 三、资料的归档管理 （1）归档就是根据资料本身的内存规律、联系进行科学的分类 与保存。根据实际需要，思兰雅苑的资料归档由管理处保存，如：录 像带、胶卷、照片、图景等档案按不同的业务性质编号，造册，编辑 并分柜保存， 运用计算机的先进管理手段， 尽可能把其他形式的档案 资料转化为电脑储存，便于查找和调用。 （2）档案的出室、入室都有严格规定，出室必须具备资格的人 员经登记后方可借出， 入室时， 须由专人检查， 如有破损， 立即修复， 并视情追究有关人员的责任。档案管理员需及时收