档案数字化流程与规范.docVIP

档案数字化流程与规范 档案接收 档案接收概述： 档案接收是数字化加工流程的第一步。为了保证档案接收过程中，档案数目无误，档案实体的安全，接收时要对档案资料进行详细登记，建立电子/纸质接收登记和入库登记本，不出现漏登记或重复登记，记录资料的缺、残、漏、损、重、页码混乱等状况，对所接收的档案资料进行两人以上交叉核对、检查，与客户进行书面交接并签字确认。 实体记录：档案的物理位置（库排架位置）、档案的数量，档案年代、全宗号、案卷号、目录号、档号、存放箱号等信息。 针对接收档案形成档案管理台账，保持档案的完整性。 准备档案箱，按批次接收档案，并填写记录清单，双方签字确认。 质量管理措施：根据用户的电子或纸质的档案目录清单与我方的下架接收清单进行比对。如发现有误，打印出勘误表由客户签字确认。 接收客户档案的电子目录文件、光盘等。 档案整理 档案整理概述： 在图像扫描数字化加工之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行基本整理，包括盒内文件排序、标盒流水号、记录档案物理状况、拆除装订物，编写页码、做好前期基本整理工作，确保档案数字化加工质量。 档案整理流程： 1.对每盒档案的文件顺序按照统一的规则进行排列，具体的排列顺序由本单位客户提供标准； 2.盒内文件顺序排列好后，对每页档案进行编页，一盒一个大流水号，采用2B铅笔统一编在档案的右上角，背面有字的编在页面的左上角； 3.档案拆装：根据采购