梁场文件管理办法.doc

PAGE 1 - PAGE 1 - 文件管理办法 １ 目的 对所有文件/资料实施控制，确保梁场及时获得所需文件的适用版本，防止过期或作废文件/资料的使用。 2 适用范围 本办法适用于中铁五局集团成都工程有限责任公司方城梁场范围内文件/资料的控制。 3 术语与定义 引用中铁五局《管理手册》中的术语和定义，以及以下术语和定义： 3.1 在用有效文件 指与梁场的运行和控制要求或具有指导作用且未过期、作废的文件。 3.2 内部文件/资料 指梁场及各部门为确保管理体系有效运行而编制的文件/资料，包括管理性文件、和技术管理文件等。 3.3 外部文件/资料 指来自政府、上级单位、顾客、相关方等的文件/资料。 4 职责 4.1 办公室 负责梁场管理性文件/资料的管理，指导各部门的文件/资料管理。 4.2 安质部 负责有关质量、职业健康安全、环境管理文件的编写、修订、发放。 4.3 工程部 负责有关技术文件的编写、修订、发放。 4.4其他各部门 负责本部门的文件/资料管理。 5 工作程序 5.1文件和资料按来源分为内部和外部文件/资料。 5.2 文件/资料可以是纸质、磁性载体等形式。 5.3 文件/资料处理 5.3.1 文件/资料处理分为收文处理和发文处理。 5.3.2 收文处理包括文件的签收、核对、登记、编号、拟办、批办、传阅、承办、催办、反馈、归档。 5.3.3 发文处理包括文件的拟稿、核稿、会签、签发、复核、编号、缮印、用印、分发、归档。 5.4 文件的拟制、审批及发布 5.4.1 各部门在拟制新文件时，应组织评审现行有效的管理手册、程序文件及其他规范性引用文件的要求，避免文件之间的矛盾或不一致。 5.4.2 编制文件时，应按以下要求进行排版： a) 管理性文件 发文单位标志为“中铁五局集团成都工程有限责任公司方城梁场文件”，使用小标宋体字，颜色为红色，发文字号由“方城梁场【年号】(顺序号)”组成，编排在发文单位标志下空二行位置，居中排布。发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。 标题用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布。正文用3号仿宋体字 b)技术文件 按照技术文件管理的相关规定进行。 5.4.3 管理性文件、工艺文件由相关部门编制，总工审核，场长批准后发放。 5.5 文件/资料的分发 5.5.1 文件资料分发由办公室、各部门文管人员负责，分发应建立和保持可追溯记录(如《发文薄》、电脑记录等)。通过用互联网分发的，应使用广讯通软件，并按规定操作。 5.5.2文件资料接收由办公室、各部门文管人员负责，收到后应先确认文件资料内容无误，然后按收文处理程序及时贴上处理签，呈送相关领导签处，并确保文件资料及时分发至相关场所。 5.6 电子公文 5.6.1电子公文的生成、分发、接收应使用广讯通软件，由办公室、各部门文管人员负责，应符合公文处理的有关规定要求和软件操作规程，同时要建立和保存相应的处理记录，保其可追溯。 5.6.2 收到电子公文后，必须确认数据是否完整无误，并进行登记，按收文处理流程进行处理。 5.7 外来文件的识别与控制 5.7.1 外来文件的识别，由办公室和各部门根据职能划分归口负责，按收文处理程序进行管理。外来文件应判断其适用性、有效性，并确定使用范围，对适用且有效的要及时发送到相关部门。 5.7.2 相关的法律法规、标准/规范等的识别、评价与分发控制由办公室和各部门根据职能划分归口负责 5.7.3来自政府、上级单位、建设单位、监理单位、设计单位的文件及会议文件等，按文件管理及职责权限规定，交由办公室和各部门按收文处理程序进行处理。 5.8 文件/资料的复印控制 5.8.1 对仅作为参考(即不作为执行的依据)的文件/资料进行复印时，文件管理部门或人员可自行进行复印，不需进行复印登记。 5.8.2 文件资料作为执行的依据再分发复印时，应经部门负责人同意，并进行登记，按发文的相关规定进行分发。 5.8.3 对机密的或明确规定不准复印的文件和资料，不得复印。 5.9 文件资料的评审 5.9.1 文件资料的评审分为定期评审和不定期评审。 5.9.2 定期评审 a)文件资料应定期评审，以确保文件资料的有效性、适宜性。国家、行业和顾客有规定及要求的，按其规定及要求进行评审。 b)各部门按照归口管理的原则，每年2月底前对在用有效文件/资料进行评审(包括作废文件清除、新的文件补充)，填写部门《在用有效文件清单》，经部门主管审核后报办公室。办公室汇总形成梁场《在用有效文件清单》，呈总工程师审批后发布。 5.10 文件的修订和废止 5.10.1 对于内部文件，经过评审不适用时，应及时修订、废止。修订和废止由原文件拟制部门负责，书面评审及修订、废止意见应报分管领导审批。对于外部文件，当其有关部门明