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第5章 总账系统 学习目标 重点与难点 重点：系统初始设置，掌握账簿的管理，特别是日常业务中的凭证填制、审核、签字等功能的应用 难点：掌握总账参数控制设置，现金管理和记账、结账及转账生成 第一节 总账系统概述 总账系统的特点 规范性强，一致性好，易于通用化 综合性强，在整个会计软件系统中起核心作用 严密性，时效性强 总账系统的作用 记账凭证是数据处理的起点 计算机内部账簿体系有较大的变化 记账规则与记账程序 可以提供定期或实时的财务报表 查询比手工系统更方便 思考题 总账系统有哪些特点 总账系统有哪些作用 第二节 总账系统初始设置 期初余额 期初余额录入 年初建账 准备各账户启用会计期间上一期的期末余额作为启用期的期初余额，而且还要整理自本年度开始截止至启用期的各账户累计发生数据。例如，某企业2012年8月开始启用总账系统，那么，应将该企业2012年7月末各科目的期末余额及1-7月的累计发生额整理出来，作为计算机系统的期初数据录入到总账系统中，系统将自动计算年初余额。 年中建账 准备各账户启用会计期间上一期的期末余额作为启用期的期初余额，而且还要整理自本年度开始截止至启用期的各账户累计发生数据。例如，某企业2012年8月开始启用总账系统，那么，应将该企业2012年7月末各科目的期末余额及1-7月的累计发生额整理出来，作为计算机系统的期初数据录入到总账系统中，系统将自动计算年初余额。 第二节 总账系统初始设置 总账期初余额录入 末级科目的余额可以直接输入。 非末级科目的余额数据由系统根据末级科目数据逐级向上汇总而得。 科目有数量外币核算时，在输入完本位币金额后，还要输入相应的数量和外币信息。 科目有辅助核算时，不能直接输入该账户的期初余额，而是必须输入辅助账的期初余额。辅助账余额输入完毕后，自动带回总账。累计发生额可以直接输入。 第二节 总账系统初始设置 科目余额方向调整 试算平衡 期初数据输入完毕后应进行试算平衡。如果期初余额试算不平衡，可以填制、审核凭证，但不能进行记账处理。因为企业信息化时，初始设置工作量大，占用时间比较长，为了不影响日常业务的正常进行，故允许在初始化工作未完成的情况下进行凭证的填制。 凭证一经记账，期初数据便不能再修改。 第二节 总账系统初始设置 明细权限 明细账科目权限设置 第二节 总账系统初始设置 明细权限 凭证审核权限设置 第二节 总账系统初始设置 明细权限 制单科目权限设置 第二节 总账系统初始设置 总账系统选项参数设置 必要性 为了最大范围地满足不同企业用户的信息化应用需求，总账作为通用商品化软件的核心子系统，是通过内置大量的选项参数提供面向不同企业应用的解决方案。企业可以根据自身的实际情况进行选择，以确定符合个性特点的应用模式。 软件越通用，意味着系统内置的参数越多，系统参数的设置决定了企业的应用模式和应用流程。 参数设置 凭证页签、账簿页签、会计日历、其他页签 第二节 总账系统初始设置 选项设置-凭证页签 第二节 总账系统初始设置 选项设置-凭证页签 制单控制 制单序时控制： 该类凭证最后一张凭证日期〈=凭证日期〈=系统日期 支票控制 两个前提：使用银行科目制单；选用的结算方式设置了票据管理 达成目的：对录入的支票号提供登记或报销的功能 赤字控制 控制对象：资金及往来科目或全部科目 达成目的：填制凭证时，相关科目的最新余额出现负数时，系统给予提示 可以使用其他系统受控科目 即在总账中也可以使用设置了客户往来的科目制单 第二节 总账系统初始设置 选项设置-权限 凭证审核控制到操作员 如果需要指定某具有凭证审核权限的操作员只能审核某些制单人填制的凭证，则应选择该选项。 出纳凭证必须经由出纳签字 出纳凭证是指凭证上包含现金或银行科目的凭证。涉及现金收付的业务是企业需要重点关注的业务，如果选择该项，凭证处理流程为：填制凭证-出纳签字-审核凭证-记账。 允许修改、作废他人填制的凭证 如果制单人填制的凭证有误，该选项决定其他人员如审核人员发现凭证有误时是否允许修改或作废。 第二节 总账系统初始设置 选项设置-凭证页签 凭证控制 现金流量科目必录现金流量项目 填制凭证时使用了“在指定科目中被指定为现金流量的科目”系统要求指定现金流量项目及金额 未审核凭证允许记账 选择此项，则未经过审核的凭证可以记账。 第二节 总账系统初始设置 选项设置-凭证页签 合并凭证显示、打印 选择此项，在填制凭证、查询凭证、出纳签字和凭证审核时，凭证按照“按科目、摘要相同方式合并”或“按科目相同方式合并”合并显示，在明细账显示界面提供是否“合并显示”的选项。凭证录入时结算方式及票据号必录 打印凭证页脚姓名 决定在打印凭证时，是否自动打印制单人、