毕业论文设计《略论独立学院档案规范化管理》.docVIP

略论独立学院档案规范化管理 摘要：2008年教育部26号令《独立学院设置与管理办法》的颁布与实施，短短的几年，独立学院如雨后春笋般发展起来，独立学院从母校中脱离出来，伴随着管理中心的下移，档案管理成为独立学院诸多管理职能的重要职能之一，规范独立学院档案管理，对于推动独立学院档案事业发展具有重要的意义。 关键词：独立学院档案管理 2008年教育部第26号令颁布了《独立学院设置与管理办法》，为独立学院档案管理工作提供了重要依据和指导，对独立学院健康、持续、快速发展进行了规范，也提出了明确的要求。独立学院制度的实施，一定程度上调整了学校职能部门的管理职能、管理内容和权限范围，伴随着管理中心的下移，档案管理成为独立学院诸多管理职能的重要职能之一，独立分院的档案管理工作起步较晚，相当部分的独立学院没有配备专职的档案管理员，档案制度不够健全，没有一套完整的制度来保证，等等。因此，探讨独立学院档案管理不容乐观的问题以及采取什么样的对策，对于推动独立学院档案事业发展具有重要的意义。 1 独立学院档案规范化建设的意义 规范、完善独立学院档案建设对于提高学校档案工作水平，服务高等教育与促进我国档案事业可持续发展起着极其重要的作用。第一，独立学院档案信息是学校的教学、科研、人事、财务，等一切活动的最真实的记录、最原始的凭证，这些凭证对记录历史轨迹有重大意义，宝贵性也是毋庸置疑的。第二，独立学院档案信息除了真实地记录历史轨迹之外，作为档案信息的重要信息资源之一，其收集、存贮和管理的主要目的，就是利用这些档案信息为各档案用户提供信息服务，这将为学校迎接各种评估、检查提供良好的借鉴和铺垫。这将大大推动独立学院档案事业的发展步伐。第三，独立学院档案管理现状迫切需要加强规范管理，档案管理现状不容乐观，目前档案管理大多遵循的依旧是传统的档案管理模式，档案机构不健全，档案人员意识薄弱，很多教职工知之甚少，认为只是档案馆或者档案工作人员的事情，不能主动适应经济社会和信息技术发展的需要。 2 独立学院档案管理存在的主要问题 独立学院由于创办时间不长，并没有真正从母体学校分离出来，依赖于母体学校的资源还很严重，基础薄弱，经费不足，档案建设面临着种种困难和障碍，只有清楚地认识到面临的主要问题，才能有的放矢，推动档案事业的建设。目前，独立学院档案建设面临的主要问题有： 2.1 意识问题 目前，独立学院这一新生事情的兴起，创办时间不长，档案管理意识还很淡薄，认为只是一部分的事情，公众的档案意识很薄弱，认为只是档案室或者档案馆的事情，广大教师没有从根本上认识到档案工作的重要性；档案的材料收集不完备、不齐全，缺乏系统性、完整性；档案管理责权不明确。 2.2 制度问题 目前大多数独立学院还没有形成比较健全的档案管理制度，对档案管理没有一套明确的规定责、权、利的规章制度，如文档管理制度，档案工作职责，安全制度，于是责任不清的现象常有发生，有些材料分散，应付检查时东借西凑，没有将所有档案实行统一归档、集中管理。没有形成定期收集、检查制度，有时懒散，档案材料的收集与整理带有很大的随意性，档案资料收集不及时，致使文件材料残缺不全，立卷归档制度不健全；缺少规范的要求和长久保存档案的规章制度，这不仅直接影响档案的质量，而且也影响其历史凭证作用。 2.3 管理问题 目前独立学院档案管理中主要存在着以下问题：宏观管理措施薄弱，如档案人员意识不统一，没有健全的管理机构，没有结合学校实际建立健全切实可行的相应的规章制度，比如人员安全管理制度，文档管理制度及保管理期限、教学、科研文档收集范围，档案安全管理制度、电子文档安全管理制度等等，盲目管理，应付形式，抄袭的多，致使执行起来困难，业务操作权限混乱，制度与管理工作脱节。制约了档案工作规范化、有序化地进行。 2.4 经费问题 目前很多独立学院在档案管理方面的经费投入非常有限，实施档案信息化管理是个长期的、持续的进行过程，有的没有像样的档案管理的现代化设备，甚至还以传统的手工管理方式为主，现代信息技术手段如高校数据库、校园网络等应用到独立学院档案管理中的很少，此外，因财力不到位，档案人员也就得不到现代档案管理技术的业务培训。可以说，经费问题成为制约档案管理工作现代化进程的瓶颈。作者认为，庞大的档案信息需要大量设备来存储，需要专业人员来维护，还要对相关技术进行研究，这些都是不菲的资金。 3 规范独立学院档案管理工作的措施规范 管理对独立学院档案的建设具有十分重要的意义和作用。管理工作归根结底是对人员的管理。“三分技术，七分管理”这个在其他领域总结出来的实践经验，从另一个角度说明了管理工作在档案建设中