课件：公司电子邮件内部培训.ppt

电子邮件的礼仪规范 * 邮件的标题 一封email的标题很重要，不但因为这是收信人对这封信内容的第一印象，更因为一两个月过后，如果收信人想查找关于某件事的旧信，他首先会从搜索/归类标题入手。 * * * 正文 正文的要求就三点，语言得体、内容清晰、保持冷静。 语言得体，比如你求素某客户帮忙，就应该先问个好寒暄几句，称赞对方名声在外（抬高到某种境界），然后再切入主题，最后询问对方是否有空帮这个忙？ 事情复杂的时候，内容一定要写清晰，这不是写小说，能分段、分条，尽量不要一大坨字写在一起。 * 保持冷静是什么意思呢？ 工作生活中，都会有很多人很多事让你不爽，带着这种不爽的心情，你可能直接就回了一封态度很糟糕的信。这样的事情发生之后，百分之九十的可能，第二天你再翻出这封信会后悔不已，我TMD昨天怎么能这么说话呢？！最要命的是，email是可以保存的，这样的信可能给你带来不必要的麻烦。 * 例文 * 签名档 首先，把你的姓名、单位、头衔、联系方式及公司网站等写在签名档里，它能够告诉对方你是谁，有了它，你正文可以少写一两段话。 另外呢，签名档里的网站一定要设置成链接式的，这等于无形的给我们的公司打了免费的广告 * 举例 * 电子邮件的其他重要注意事项 * 注意事项 当收到客户的来信，即使无法就信件内容马上做出处理，也请立刻做出回复，以表示对其相关事宜的关注和重视，请24小时告知对方已收到邮件，告知：已经处理，正在处理，由于某种原因稍后尽快处理或电话取得联系，稍后帮他处理等，如果对很重要的复件耽搁了，应写清原因，以致歉意。 1 响应需及时 * 注意事项 回复邮件时，一般应将客户上一次的来信附在后面，以便帮助客户回忆自己上次的需求，并让其看到我们针对性的答复，若未附上客户原始来信内容，客户自己可能会忘记上次的要求和想法，导致沟通不 畅。 2 附原始邮件 * 只要我们稍微注意一些，相信一定可以写出得体且更完美的邮件，赢得客户对我们的尊重及欢迎。 * * * * - * k * - * k * * ——正鑫源内部培训 邮件的写法 * 目 录 电子邮件的礼仪规范 其他注意事项 电子邮件的格式 * 电子邮件的格式 * 电子邮件的格式： 与书信格式相同 1.收件人：只对要求对应的人将他（她）放入【收件人】！ 2.抄送人：关联只需悉知的人 3.密送人：一般无 内容构成： 1.收件人 2.抄送人 3.密送人 4.主题 5.称呼 6.问候 7.正文 8.附件 9.祝福语 10.署名 11.日期 要点 * 4.主题：简洁明了、体现邮件关键字！ 使用【重要】，【紧急】等词语 例 子 要点 * 5.称呼：称呼顶格写在第一行， 再在后面加上冒号，表示下面有话要说 6.问候语要写在称呼的下一行， 空两个，它可以独立成为一段 要点 * 7.正文：正文一般分为连接语、主体文、总括语三个部分。 每一个部分开头都应另起一行，空两格落笔 8.附件：附件要起一个合适的文件名，别人下载后，不用另起名了。 9..祝福语：祝福语是表示致敬或祝贺一类的话，如“此致”、“祝”等。 它可以紧接着正文写，也可以独占一行，空两格写。 另外，在写与“此致”和“祝”相配套的“敬礼”、“健康” 一类表示祝愿的话语时，一般要另起一行顶格写 要点 * 10.署名：写完信之后，在信的右下角写上发信人的姓名叫做署名 （如邮件已设置自动签名，可省略） 11.日期： 发信的日期可写在具名的后边， 也可以另起一行（因电子邮件的即时性，可省略） 要点 * 收件人 抄送人 暗送人 主题 称呼 问候 连接语 正文 总括语 祝福语 * * - * k * - * k *