工作效率和时间管理.pptVIP

伍. 时间管理控制因素及技巧 (一).时间管理效率的改善方法 一.克服拖延的的习惯 ▲ 由重要的事情开始着手工作 ▲ 建立时间运用计划表 ▲ 培养时间价值的意识 ▲ 加快工作的节奏感 日本人就把快食、快便、快便、快行、快思 　　　、快说的六快之人，称为人中之杰 　　　　▲　　一旦开始，不要因懒而借故停止 　　　▲　　从最糟的浪费时间项目开始改善 　　　▲　　详细的工作阶段计划 　　　　▲　　时间浪费发生不可找借口 　　　　▲　　任何工作应设定截止期限 二.提高生产力 　　　 ▲在一天最有效率的时段中，作计划中最重要的事 　　▲每天至少要有半小时到1小时的不被干扰时间 　　▲养成环境及桌面整洁的习惯；专注工作焦点，专心工作 ▲要有坚忍毅力，一气呵成；一次处理完才不会浪费时间 ▲同一类的事情最好一次把它做完 ▲把零碎时间用来从事零碎的工作 ▲观察每天因被干扰而形成的时间段 ▲工作中断时，要有回去工作的驱动力 ▲要有完成工作、结束工作的强制力：不要每件事都只作 一半而无结果 ▲表现出很有精神的样子，如此生产力自然会提高 ▲应设定完成工作的期限 (二).主管人员的时间管理方法 一.授权 ▲懂得分工授权，明白下属可以帮您处理许多烦琐事务，花很 多时间处理小事情是非常不明智的 ▲要培养下属成为有解决事务能力的人 ▲要教导部属，如何做所交办的工作，以免出错重来 ▲凡事不拖拉，今日事今天毕，让下属知道您的习惯 ▲要向外界争取资源协助您 ▲要为下属形成一些习惯和程序，让他们知道什么时候该做什 么和不做的后果，根本不需要您的催促 ▲避免令自己成为浪费部属时间的主要因素 二.善用节省时间的工具 ▲通讯电话、电邮、传真、语音系统，运用办公自动化设备 ▲交通工具 ▲电脑档案管理 ▲利用记事本、通讯录、台历等有助于您有计划地利用时间 三.讨论与会谈 ▲ 话要说在前面，任何讨论要先向对方作时间的暗示 ▲ 在拒绝别人的时候，附以理由并提供其他途径 ▲ 要避免开头的无聊题外话 ▲ 您与下属或上司的沟通，要弄清楚您主题是什么 ▲ 注意时间尾数：开会订在 4：00时， 不如订在4：15 ，则迟到的时间会减 少。另外应事先订好散会时间 ▲ 尽量将不紧急性的电话集中，打电话 前先准备好有关的资料 ▲ 筹备会议之前，是否先探寻取代会议的各种可行途径 ▲ 开会时我是否讲求技巧以增进会议的效率与效能 四.计划与生产力 ▲ 明订目标及日程计划，列出重要度与完成期限， 避免拖延 ▲ 每天(挪15分钟安排)有效日计划，确认 每天所能完成的最大能量 ▲ 列出工作项目排出优先顺序，排定行事历 ▲ 将待完成的事项，写在随时可见的地方 ▲ 确实执行，主动排除干扰 ▲ 当日因故未能完成事项，应优先转载次日清单 ▲ 将较困难或不易一次完成的事件，分段执行 (把大象吃掉) ▲ 目标就像一个筛子，和目标有关系就去做，和 目标没关系就不必做，这样会让你的生活井然 有序，并且有目的 ▲ 创造额外的时间区 ▲ 不要拘泥形式，做事情看效果，而不一定看是否 所有的程序都走到 ▲ 不要去处理重复出现的事情，看看能不能程序化 ，或者把引起这种事情的原因杜绝掉 ▲ 每天保留少量的时间做计画， 并思考与工作有关的问题 ▲ 微小而不重要的决策应迫使自己迅速作出回应 ▲ 增加自己能力，以便在获致资料的第一时间，即 从事决策制定 ▲ 终止任何毫无益处的经常性工作或例行性活动 ▲ 无谓应酬应学会说不，因这可能浪费您大量的时间 工作效率與時間管理 ◆ 德國 埃森州立大學 ULUM 研究院 DID 工業設計博士 ◆ 德國國家行銷指導經營管理學會 SUPD 研修認証 ◆ 日本電通廣告行銷創意激盪 POPAS 海外訓練研習認証 ◆ 美國商業經營管理協會 AMA 研習認証 ◆ 全球商業競爭力組織 I . C . M . A 認証 G. I. M 資格 （亞洲六位之一） ◆ 美國商業管理教育協會 A. A. B. E 商業競爭戰略研究員 ▲ (台灣)企業經營管理顧問協會