时间管理发展历程.pdf

东莞培训网 时间管理发展历程 时间管理的四个发展历程 时间管理的发展经历了四个阶段，人们从认识到时间管理的重要性，到开始进行时间管理，期间也 经历了管理方式和管理重点的转移。 1．第一代：时间增加和备忘录 第一个阶段称为时间的单纯增加和备忘录。时间的增加是指当时间不够用，而工作任务比较多的时 候，就单纯地加班加点，延长工作时间。 备忘录就是把所有要做的项目列出来，制作成一个工作任务清单，做一件，勾掉一件，以此种方式进行 时间的分配和使用管理。 2．第二代：工作计划和时间表 第二个阶段称为工作计划和时间表，即在所有要做的工作任务开始之前，把清单列出来，在每一项 任务之前定一个时间的期限，例如早晨 8 点～ 9 点做什么， 9 点～ 10 点做什么，下午 1 点～ 2 点做什么， 每一项任务都有开始和结束的时间，在这个时间段中完成规定的某项任务。这个方法有时候也称为行事 历时间管理法。 3．第三代：排列优先顺序以追求效率 第三个阶段的时间管理称为排列优先顺序以追求效率的时间管理。当工作任务越来越多，多到在规 定的时间里面没有办法彻底做完的时候，就要求对时间管理的内容进行一定的更改，第一，对工作任务 要做一些取舍；第二，对工作任务要排优先顺序，比如，先做哪一件，后做哪一件；重点做哪一件，非 重点做哪一件；主要做哪些，次要做哪些；做哪些，不做哪些，等等，描述这个取舍和优先顺序的办法 可以通过象限法进行。 如果按照重要程度的轴来标记横坐标，按照紧急程度的轴来标记纵坐标，可以构成 ABCD四个象限， A 象限是又重要又紧急的事情， B 象限是重要但不紧急的事情， C 象限是紧急但是不重要的事情， D 象限 是不重要也不紧急的事情。如图 1-1 所示： 图 1-1 第三代时间管理象限示意图 A 类工作：又重要又紧急的事情 假设用一个统一的标准把所有的工作任务做明确清晰的划分， 然后对 ABCD四大类的工作做一个排序， 显而易见，首先应做 A 类工作，因为 A 类是又紧急又重要的，这类工作一般属于突发事件。当工作中出 东莞培训网 现了突发事件的时候，应该放下手头所有的工作，全身心地扑上去解决，这种行为被形象地称为救火行 动。例如 119 消防队接到警报，就要马上去处理现场。 【案例】 突发事件：非典 2003 年中国政府面对非典事件，就属于又紧急又重要的突发事件，处理时，当时规定各地政府的一把手都要把工作 全部放下，集中所有的精力控制本地区的非典问题，这样强有力的力度才能够把非典有效地控制住。 B 类工作和 C 类工作 当重要又紧急的突发事件被处理之后，接下来是应该处理 C 类紧急但不重要的工作，还是 B 类重要 但不紧急的工作？有人认为 C 类工作很紧急，应先期处理，也有人认为 B 类工作很重要，应先期处理。 按照时间占用的顺序来划分，也就是按照时间的紧急程度来说，专家认为应先处理 B 类工作。 为了对 B 类工作和 C 类工作完成时间进行分析，可通过分析假设不做 C 类工作，会导致整个时间管 理出现怎样的状况；而如果不做 B 类工作，又会导致整个时间管理出现怎样的状况。透过这两种状况的 不同比较，就可以清晰地看到两种选择的差别。 B 类工作重要但不紧急，如果不做的话， B 类工作会随着时间的进一步推移，越来越紧急，直到突破 一定的极限，变成 A 类工作，所以， B 类重要不紧急的工作一旦被拖延下