业务发展部知识内容.ppt

十三.已确认团队标准操作流程 会议/团队生意 最终得到客户确认 如果还没有收到押金 或是用房名单，请把情况 告诉业务发展经理 根据已发送给客户的报价内容检查以下的 工作是否在报价规定的时间内完成： 收到本次会议/团队活动的押金 收到本次会议/团队活动的用房名单 业务发展经理和会 议/团队公司负责人沟通 否 是 请参考会议/团队取消 标准操作流程跟进 要求客户在 规定时间内提供 查明未付押金或未提供客人名单 的原因，判断是否和其继续合作 按照会议/团队合同样板 给客人准备合同，具体步骤 请参考商务合同标准操作流程 通知预订部把会议/团队 用房的状态改为 确认 并更新会议/团队公司客史资料 按照合同中最后确认的用房信息在PMS中进行更改 （至少在客人入住酒店前3-5天) 准备会议/团队信息单（EO） 将EO单分发到相关部门，要求接收会议/团队信息单的部门签字确认EO单内容 否 是 十四. TPI客户标准操作流程 收到TPI公司想和酒店签合同的咨询 如果名单上没有该TPI公司的名字， 表示其不是IHG集团合作的TPI公司， 酒店现在还不能和其合作 参考IHG集团目前合作的TPI名录，查看客户 的名子是否在名单之上 合作名录请从以下网址查找 t 需要将TPI公司的联系信息反馈 至集团，由集团代表跟进 否 是 参考IHG集团目前合作的TPI 公司名录，如其属性为Extranet 参考IHG集团目前合作的TPI 公司名录，如其属性为Automated 如果名单上面有该TPI公司的名字， 表示其是IHG集团的合作伙伴。酒店可以与其合作 酒店需与其谈合作,签合同。 合同所涉及的内容有：佣金 比例，酒店预留房数,预订 最晚保留时间，酒店信息的 设置，价格变更等事宜。 酒店不用和对方再签合同， 该TPI公司的预订会自动从 Holidex? Plus中订过来。 酒店需要保证该TPI公司 的价格代码在Holidex? Plus 是可用的，并且有 ROOM INVENTROY 业务经理审阅合同。如果 对合同内容有异议，需及时 与相应销售经理确认并一起 讨论重新制定合理方案； 如果对合同的内容没有 异议，签字确认。 如果该TPI公司有后台操作系统， 请酒店索取用户名和密码， 以便及时对该TPI公司的业务进行管理 该TPI公司网站上如果没有酒店的销售信息， 请发邮件至：globalrateloading@ 进一步跟进。 经常去Merlin下载最新的‘TPI Master Rate Category’ 和 ‘APAC Certified List’， 并且给前台一份copy. 地址： Hotel topics/Sales Marketing/Distribution Marketing/Third party(TPI)/Certified list 业务经理将签完字的 合同反回给销售经理， 要求其复印抄送财务部 十五.团队取消（含旅游团、会议团） 标准程序 收到团队的取消单 查看团队取消的日期， 询问取消的原因 满房状态下的取消，第一 时间通知业务发展经理 根据合同，查看 是否需要收取消费。 回复取消确认单，（如有： 附上取消罚金账单） 根据市场需求及房态变 化及时调整销售策略。 需要收取：由财务部按照 旅行社合同或会务合同 条款出具书面形式账单。 预定取消，需以书面形式 通知至相关部门（特别是会议） 会务团生意：取消场地保留 预定员：取消预定 预定主管：调整预测 大量取消：记录在生意丢失报告中 记录下取消原因，并存档。 及时开通订房渠道，联系 等候预定客人并确认订房。 通知RMH，并调整BFR价格及 各Rate Category 的保留房 十六.检查当天预抵客人标准操作流程 找出潜力客户，分配 给销售人员进行联系 如有贵宾入住， 通知总经理或MOD。 打印/导出当日 预期抵店的散客信息 查看有否重点客户的订房， 接受联系潜力客户的任务。 了解客人特殊要求并通知相关 部门准备，通知前台提前排房 发邮件给业务 拓展总监、销售人员 事先排房，通知客房部重 点检查所安排的房间，通知 餐饮部准备欢迎水果（如适用） 有 上班时间内：欢迎问候客人 互换名片。潜力客户可通过 交谈了解到商机，继而签约 客人抵店时，电话 通知相关人员 如果客人在下班之前未到店： 将名片交给前台接待员 递送销售人员名片， 并替销售人员问候客人 上班时间内：电话通知 总经理贵宾抵达 主动收集客人的综合反馈意 见，潜力客户要建立新的客 户档案，便于跟进。 住宿期间如有服务 质量投诉等事宜应及时 反馈给业务拓展经理 汇报至总经理，根据客 人投诉内容，与相关部门 沟通后拿出解决方案 客人住宿期间如有服务 质量投诉等事宜应及时 反馈给业务拓展经理 记录进客