07讲 时间管理的技巧.ppt

第七讲 时间管理的技巧 一、 认识时间 供给毫无弹性 无法蓄积 无法替代 无法失而复得 2． 如何对待时间 不善于利用时间的三种观念 视时间为主宰 视时间为敌人 视时间为奴隶 二. 时间管理的陷阱 猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里 不好意思拒绝别人 “反正时间还早”——拖延 不速之客 会议病 文件满桌病 事必躬亲 1.猪八戒踩西瓜皮—滑到哪里是哪里 没时间做计划 工作是程序化，规律化，根本没必要做计划 计划常常被打断 不喜欢被计划束缚 “船到桥头自然直” 2. 不好意思拒绝别人 ——接受请托比拒绝更容易 ——拒绝请托会触怒请托从而导致请托者报复 ——我想做一个广受爱戴的人 ——我不懂得如何拒绝 3．“反正时间还早”——拖延 帕金森定律 工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。时间管理陷隐含着你可以为一项工作安排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。 4．不速之客 没有预约的客人，无端的申诉，往往会使你难以专心致志的工作。 5．会议病 基于合群的愿望而聚会倾谈 为符合传统 为推卸责任 没有勇气，逃避指出个别员工之错误 无效的会议不断重复 6．文件满桌病 安全感 犹豫的个性 半途而废的工作习惯 个人的喜好 7．事必躬亲 担心部属做错 安全感 不愿放弃得心应手的工作 找不到可授权的下属 三. 如何跨越时间陷井 要事第一 以最终的结果来开始行动（以终为始） 学会说“NO！” 如何对付不速之客 如何减少冗长会议 办公桌上的“5 S”运动 1. 要事第一 “大石头”理论与“二八”定律 ABC法则 办事的优先次序 2. 以终为始 是必须要做的吗？ 不完成会怎样？ 是自己想要的吗？ 和目标直接相关吗？ 回报及收益高吗？ 3. 学会说“NO！” 1.耐心倾听 2.如无法当场决定则要告诉他你要考虑多长 3显示慎重. 4.表情应和颜悦色 5.态度坚定 3. 学会说“NO！”（续） 6.指出拒绝的理由 7.拒绝的是请托而不是他 8.如有可能为他提供其他可行途径 9.切忌透过第三者来拒绝 4.如何对付不速之客 1. 不要采行无条件的‘门户开放政策’ 2. 授权秘书对约会事宜作初步之安排 3. 授权秘书甄别并拦截来客。 4. 规定接见部属之时间。 5. 移樽就教。 4.如何对付不速之客（续） 6. 在办公室外接见外界不速之客。 7. 站立会客。 8. 让秘书控制会谈时间。 9. 限时面谈。 10. 宁可提早上班，但不要延迟下班。 11. 定期与部属会面。 5．如何减少冗长会议 会议前 会议中 会议后 6．办公桌上的“5 S”运动 整理废纸篓的作用 文件存档系统 “各就各位”的摆置 集中精力做一件事 不要总是重复处理同一文件 不要为了表面的整洁而塞入一处 下班前的清理 整理 整顿 清扫 清洁 修养 四、时间管理矩阵图 五、时间管理的工具 1．月历 2． 行事历与甘特表 3． 效率手册 4． 商务通与订房卡 5． 闹钟 6. 其它工具 * * 1、时间的特性 ·细琐、忙碌的工作 ·一些电话 ·浪费时间的事 ·“逃避性”活动 ·无关紧要的信件 ·看太多的电视 ·干扰，一些电话 ·一些信件、报告 ·许多紧急事件 ·许多凑热闹的活动 ·准备事项 ·预防工作 ·价值观的澄清 ·计划 关系的建立 ·真正的休闲充电 ·授能自主管理 ·危机 ·紧急的问题 ·有限期的任务、会议 准备事项 紧急 不紧急 重要 不重要