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31 谢 谢 大 家 1 声像、电子、实物档案的收集与整理 2 声像文件材料 收集与整理 3 声像文件材料的定义 声像文件材料是指：在公务活动中形成的具有保存和利用价值的照片、录音带、录像带、唱片等具有声音、图像的文件材料。 4 声像材料整理基本程序 声像 材料 照片 录音 录像 相纸照片 数码照片 传统录音录像带 数码 录音录像 5 传统录音录像带的整理基本程序 录音录 像带整理 录音带 录像带 永久 30年 传统录音录像带 数码录 音录像 10年 1995年 1996年 会议 视察检查 其他 会议1 会议2 1995年 1996年 会议 视察检查 其他 某领导 视察 1995年 1996年 会议1 6 一、录音、录像档案的整理 录音带、录像带的整理方法基本一样，一般情况下，直接分类、编号、排列。应当注意的是，录音带、录像带应分开整理，不应混合排列与编号。 1、分类 在一般单位，录音带、录像带较少，此时可将录音带、录像带分开后，按其收到的先后次序编号、编目、排列即可。 7 在广播电台、电视台、高等院校等录音录像较多的单位，应先将录音录像带分开后，再采用问题分类法将其分为若干类。其分类方案一般可根据本单位录音录像的数量及其内容自编。一般教育部门应采用学科分类方法，如基础学科、应用学科、综合性学科等；广播电台的录音带可按其节目分类，电视台的录像带可按其内容分新闻、专题、故事片等；艺术团体的录音、录像带可按艺术种类分类。 8 2、编号 档号编制方法： 全宗号—分类号（保管期限代码）—盘号，保管期限永久和30年分别用数字“1”和“2”表示。 如： 51-Sy-1 51号全宗录音档案第一盘 51-Sx-1 51号全宗录像档案第一盘 9 3、填写标签 录音带、录像带的盒套外应贴上标签。应在标签上写明题名、录音(像)日期、摄录时间、版次及其责任者、档号等，最后编制目录。 4、盒盘排列 先将录音带、录像带分开，再分类别，同类别中按其编号顺序排列。 5、编制保管单位目录 按《湖北省机关档案工作业务建设规范》格式编制。 10 声像档案保管单位目录 保管 单位号 题名 保管期限 起止时间 备注 51-Sx-1 警示教育录像带 30年…… ……… …… …… …… ……… …… …… …… ……… …… …… 11 湖北省照片档案规范管理指导意见 12 电子文件载体收集与整理 13 提示：电子文件载体的整理程序 电子文 件载体 光盘 移动 硬盘 2009年 2010年 光盘1 光盘2 光盘3 事由1 事由2 2009年 2010年 类别1 类别2 类别3 事由1 事由2 按档号结构设文件夹 14 一、电子文件载体的收集范围 主要涉及载体为光盘、移动硬盘、磁盘。 电子文件材料除文书、科技、专业、声像等内容的电子文件材料外，本单位形成的电子文件材料还应收集其过程文件、软硬件环境的信息。 目前在没有实现办公自动化的单位，至少应收集本单位形成的文件材料、各种应用软件等光盘或磁盘。禁用软盘、优盘存储档案。 15 二、电子文件材料的整理 分类： 一是按载体分。电子文件分为光盘文件、硬盘文件和软盘文件。目前多数单位电子文件为光盘存储格式。 二是按反映的内容分。电子文件比较多的可分为机关活动类、业务活动类、会议类、领导视察类等。当前各单位整理电子档案可以不分类，按年度排列。 16 三是按电子文件类型分类。电子文件类型包括： 文本文件以XML、RTF、TXT等为通用格式。 图像文件以JPEG、TIFF等为通用格式。 视频和多媒体文件以MPEG、AVI为通用格式。 音频文件以WAV、MP3为通用格式。 17 电子档案整理前进行真实性、完整性和有效性进行检验。入册前在光盘上用油性笔编上全宗号-分类号-保管期限-盘号，标明电子文件格式和运行环境，也可以贴标签。 如：51-Dg1-1，表示51号全宗电子档案永久保管第1盘 最后编制目录。 18 电子档案保管单位目录 保管 单位号 题 名 载体 类型 保管 期限 起止 时间 备注 51-Dg1-1 2007年至2008年数码照片 光盘 永久 200701 200812 …… …… …… …… …… …… …… …… …… 19 20 21 实 物 档 案 22 实物档案是指： 单位或个人在公务活动中形成的具有保存利用价值的奖品、印章、字画、产品等实物。有条件的单位应设陈列室，应将实物陈列出来，起到爱岗敬业教育基地的作用。实物档案具有形体直观、形状多样，有较高保存价值的特点。要使这些实物档案发挥更大的作用，就必须对其进行规范的整理。 23 一、实物的收集范围 奖品（SWj）：本机关获得的奖状、奖杯