如何选用档案管理计算机软件 谭毓德.doc

PAGE 2 PAGE PAGE 2 如何选用档案管理计算机软件 泉州市电信分公司 谭毓德 我国的档案管理现代化事业，辛苦耕耘，经过了创业、发展的风风雨雨，目前已经初结硕果，适用档案管理的各种电脑软件已投入市场，由于各软件公司的开发水平存在着差异，因而造成了档案管理计算机软件的良莠不分。不少软件在功能设置方面存在着缺陷，造成应具备的功能短缺，很少用到的次要功能又过多过繁，甚至有的为赶时髦采用了一些不成熟的技术造成较大的隐患。档案软件的这些缺点给基层档案人员的现代化管理带来了种种的不便。档案人员要求选用兼容性强、功能齐全、易操作的档案管理软件， 这样才有利于档案管理部门应用计算机水平的提高及档案信息电子数据馆室衔接的实现。在选用档案管理软件的过程中要注意以下两点，一是档案管理系统软件的设计应与档案管理规范和工作流程有机地融合为一体；二是软件应具备四项基本功能。 档案管理系统计算机软件的设计应与档案管理规范和工作流程有机地融合为一体。 档案管理计算机软件的系统设计，要围绕目前档案管理的规范和流程，既档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等八个基本环节。认定一个好的软件，首先要确认档案管理计算机软件应具备档案管理的八个基本环节，计算机数据流程设计合理，能与目前档案管理流程有机地融合，并能做到一次数据录入，各级模块共享。软件的界面设置要有人性化，整体上要体现以人为本，软件要让档案人员看得懂用得好，在软件的使用过程中不必使档案人员花大量的精力研究琢磨其功能和操作方法。档案管理软件的说明书应简明易懂，说明书介绍软件的功能要和购买软件的功能相符合。 在档案的收集、整理编目方面，档案数据采集（机读文件著录）阶段，文件录入模块中，提供用户根据工作需要录入数据的功能，并能够修改录入时的错误字段。录入文件的顺序号有多种的重排方法，用户可根据自己的需要对文件进行序号的重排。例如选择责任者和文件时间的组合条件进行排序，计算机能把相同责任者的文件条目，按照文件形成先后顺序来排列序号。主题词（或关键词）、分类号实现自动标引。辅助组卷的实体分类号管理，用户能根据本单位文件的形成情况，自主设置一、二级实体类目和三级实体类目。软件的档案整理应包含简化组卷和传统组卷两种组卷方法，同时还应具有形成在档案管理中需要的各种目录、统计及报表自动生成和打印的功能。 还有文件的检索体现了软件能对各类档案信息数据进行多种途径和多种方式检索。合格的计算机档案管理软件，文件的查全率和查准率都是很高的，在几秒钟的时间里，就能为档案人员检索出需要查询的所有文件。档案软件设置必备的检索项目有：题名、责任者、形成时间项、主题词、分类号。辅助检索项为文件编号、档号。检索的途径应有适合档案人员使用的多条件组合查询功能。检索的方式有目录（文件级和案卷级）检索、全文检索、图文声像的一体化检索。检索出的文件输出处理结果为显示、排序、转存、打印。 信息处理速度是档案人员应该了解的一项指标，因为档案人员希望使用的计算机软件具有较快的运行速度。速度指的是档案软件在运行中所达到的数据库打开时间、数据检索时间、数据删除时间、索引时间、数据汇总时间、报表生成时间、打印时间等速度指标。好的计算机软件检索文件速度是很快的，在测试阶段模拟5000条机读目录数据，查询文件的时间应少于2秒，整批文件的处理（编目）时间和文件组卷收发文数据库迁移到档案库的时间均少于10秒。数据库整理（作索引、制作派生数据库等）操作时间少于10秒。 另外，软件必须能实现对档案征集、接受、移交、档案鉴定、密级管理、统计等所具备的管理能力。征集接受应有时间、来源、交接人、种类、数量、载体等项目。档案鉴定必须具备档案划控、保管期限变更、密级变更、鉴定销毁的功能。档案的利用过程分为；手续审核、权限认定、调档审核、借阅手续办理、催还、续借、归还。统计应包含档案馆和档案室基本情况年报及各类统计报表。总之，计算机软件和人工作业两者的管理方式要紧密结合，有利于工作效率和质量的提高。 软件的易安装、易操作、包括技术操作说明清晰程度、在线帮助信息完整性、人机对话界面的合理性、易懂性、能使档案人员迅速地驾驱计算机。软件的自动引导安装功能是非常重要的，一个档案人员刚开始接触到计算机不可能就学会安装各种软件，这就必须由计算机自动完成档案管理软件的安装。开发的软件要与档案业务密切结合，档案人员在操作中遇到难于解决的问题，计算机要提供非常清晰明确完整性的帮助信息。如果软件安装繁琐，在运行操作中需经常查阅手册或专门技术培训，没有提供在线帮助，这样的软件，档案人员是不欢迎的。 二．软件应具备的基本功能 （一）软件选用数据库管理系统的合理性。档案室的软件要选择能与档案馆管理软件相互兼容的数据库管理系统。数据项设置要符合机读文件著录条目，系统内各种门