行政办公室主要工作流程.docxVIP

行政办公室主要工作流程 一、文件的发放与管理 1、外来文件由办公室归口接收，经行政经理或管理者代表（管 理者代表负责体系文件）确认审批后，发放至有关职能部门后归档 管理。 电子邮件文件在原稿上，审批其适用性，由办公室填写《邮件 接收记录登记表》并发放至有关职能部门后归档管理。 审批文件的符合性、充分性、适宜性及文件间的协调性负责， 审批时填写《文件审批表》，以作为审批的依据。文件审批时，同时 确定文件的发放范围。 除上海大众规定的记录表格外，记录表格由使用部门编制，管 理者代表审批后，办公室备案。 经批准后的文件，由办公室填写《受控文件清单》，以对文件 进行管理。办公室按确定的文件发放范围，统一印制，原审批件归 档保存，存入计算机的文件均留备份。 6、文件发放时，办公室填写《文件发放（回收）记录表》，履行 发放手续，领用人签字。文件发放应确保使用处能获得适用文件的 有效版本。 7、文件持有者须妥善保管文件，不得随意涂改，防止丢失或损坏。 如发生丢失或损坏等情况时，须报办公室重新办理补发手续。 8、电子文件须标识清晰，以免新旧版本混用。 电子文件只能使用，不能更改，确需修改的，经办公室统一修 改后，经管理者代表审批后，继续使用。 各部门收到的各类外来文件须到办公室备案登记，其适用性由 管理者代表确认，办公室再发放到相关部门，建立《外来文件清单》， 并及时更新。 11、办公室负责对公