酒店办公室主任及人事专员岗位职责.docx

酒店办公室主任岗位职责 职位名称：办公室主任 所在部门：办公室 直接上级：副总经理 直接下属：工程主管、安保主管 职位特征：协助总经理对酒店日常的行政后勤管理，配合培训督导部对酒店进行督导 管理，组织协调好各部门之间的工作 岗位分层：干事/助理 岗位职理： 1、执行总经理指令，全面负责总经办的日常行政后勤工作。 负责酒店信息报送工作，编制完成酒店有关部门要求的报表。 负责酒店行政文件的起草，介绍信和公章的使用以及档案信息资料的处理工作。 出席酒店各种会议，结合本部门工作进行安排。协调上下级的关系及各部门的关系。 负责组织起草酒店工作计划、工作总结、行政综合性报告工作年鉴和决议，组织拟定有 关全酒店性规章制度。 对每日值班记录所提出的问题进行处理或报告上级。 负责各类文件的打印、收发、登记归档工作，负责正式文件及合同的打印，并上报下发。 处理有关投诉，根据总经理的指示，回复客人意见。 负责酒店印章的管理。 指导安保部做好酒店的安全保卫工作；指导工程部做好酒店的设施设备的维修、保养 等工作；指导食宿管理做好酒店员工食宿等后勤保障等工作。 负责协助处理突发事件及领导交办的其它行政工作。 负责酒店交通安全工作以及宣传、教育和管理。 负责酒店企业文化的宣传工作，并与酒店传媒部门联系，及时发布重大活动信息。 负责酒店区域的质检工作，检查问题并督促整改。 完成总经理交办的其他任务。 八、工作标准 起草以酒店名义印发的文件，做到符合酒店的客观实际，事由表述清楚，语言精练，符 合发文规范，并按规定期限及时完成。 根据工作需要，按时组织完成酒店工作计划、总结、报告等重要文件的起草、整理、上 报。 接到领导下达的会议通知后，在半个工作日内完成会议通知；临时会议即知即告；重要 会议至少在会议召开前半个工作日内完成相应会议准备。有关重要会议，会议应写出会议 纪要，送有关领导审批后印发。 要了解、掌握有关单位、部门对会议决定事项的落实、执行和完成情况并报告副总，加 强督查。 检查督促酒店卫生、仪容仪表、出品部菜品质量，达到酒店指标。 接到接待任务后，应按照酒店的接待规定和领导的要求，作出接待安排，并与有关部门 协调好相关工作，保证接待工作热情、周到、有序。 需由几个部门共同完成的工作任务，应根据酒店领导的意见，组织各相关部门协商明确 工作任务、工作进程和工作要求，定期组织检查，按期高质量地完成工作任务。 对重要工 作任务，要按照工作要求，对承担工作任务的部门的工作进程进行跟踪，掌握工作进展情 况，协调矛盾，反映或协助解决困难，敦促按期高质量地完成相关的工作任务，并将工作 完成情况及时反馈给有关酒店领导。 要根据酒店的中心工作，经常深入基层，了解和掌握基层部门和员工的工作情况和思想 状况，发现问题，总结经验，提出建议，为领导决策提供依据。 内部管理 严格遵守酒店的各项规章制度，按章办事，按规程办事，坚持原则，不徇私情。 严于律己，率先垂范，要求员工做到的，必须首先自己做到；要求员工不做的，首先 自己坚决不做。 （3）按照职责范围，对分管的具体工作、部门和人员全面负责，对工作 情况及时沟通协调，保持整体工作的协调发展。 （4）关心员工，了解掌握职工的思想状况，做好一人一事的思想政治工作，帮助他们解决 实际困难，创造和谐的人文环境和良好的工作环境，凝聚全体干部群众的力量，形成一个 富有朝气和活力的坚强团队。 （5）加强政治学习和业务学习，不断提高政策水平、思想 水平和业务水平。 机密文件、印章等重要物品，应妥善保管，不得随意防止，避免泄露或遗失；未经批 准，不得私自外借或容许他人查阅文件和使用办公室仪器设备、用品、物品。 配合培训督导部进行酒店内部质检，每日进行行检查，包括礼仪礼貌、仪容仪表、工 作流程，出品质检等达到规定标准。 质检以督导整改为主，罚款为辅 每周进行质检工作汇总，周例会进行上报。 每月进行质检单据汇总，报商业公司办公室。 对经理级值班进行排班，执行酒店值班制度。 对酒店提出有意义的规章制度，与各部门经理沟通，以便达到执行的标准，报副总经 理审核，领导审核批，发文执行。 每月进行员工满意度调查，根据季度，对菜品进行调整，让员工吃到可口的饭菜。 17、提醒员工交通安全，并进行发文通知，减少安全事故。 九、工作责任：对总经理负责，上传下达协调好各部门工作。 十、工作权利：按照总经理的指示具体工作落实。 十一、每日工作流程列举： 时间 处理事宜 备注 8:30 签到，整理内务 整理各类文件，组织起草酒店行政文件，对系统间发文做好审核， 组织全酒店档案的管理工作。 巡视、监督、检查酒店各部门办公秩序及办公室各项工作。 掌握办公室的整体工作情况及酒店重大会议、活动情况 做好总经理和各部门的信息传递工作。指定专人收集、整理酒店内 外的反馈信息及合理化建议