时间管理讲义课程.pptVIP

会议追踪 确定会议的追踪人 对于会议当中大家提出的问题有人给予回答或者整理 对于会议确定办理的事项由责任人定期向大家反馈所作决议的执行情况 时间管理的方法三：会见管理 会见管理的四个要点 要点一：约定时间 要点二：约定时限 要点三：事先界定目标 要点四：设定“窗口”时间 节省时间的10大方法 1.事先规划好你的时间与步骤，以收事半功倍之效。 2.分析工作的优先级，按照轻重缓急作处置。 3.找出自己最有效率的时段以安排工作内容。 4.整理你的办公桌及办公室，提升工作效率。 5.进行充分的授权，将工作分配给部属、助理或文员。 6.活用记事本管理时间。 7.运用有效的方法取得信息 8.改变拖延的习惯，即时行动。 9.技巧的对待访客，让时间的控制权在自己手上 。 10.练就健康的身体，保持身心最佳状况。 办公桌上堆积如山的文件，好像永远不会都减少； 接踵而至的要与时间拔河，首先记录自己的时间分配方式，分析哪些习惯浪费时间； 接着订定目标并拟定计划，以较实际的观点安排时程； 最后找出浪费时间的原因与因应方法，改变这些坏习惯。 　 方法一、事先规划好你的时间与步骤， 以收事半功倍之效。 每天空出一段时间来规划事情 ◆拿一个小时来订计划，可以有二到三倍的效果出现。 ◆你可以在上班之前比较安静的环境（家里或办公室）订计划，或是当作上班的第一件事，或是在下班前订第二天的计划。 ◆将时间加以分段，最好是以十五分钟为一段。并要求自己把原本要花比较多时间的工作，在一段段时间里加速完成。 「做正确的事」要比「按正确的方法把事情做对」来得重要。 杜拉克（Peter F. Drucker）　 方法二、分析工作的优先级，按照轻重缓急作处置。 要掌控时间，就必须先能掌控自己。 设定个人目标，以便根据目标，分析工作的优先级，按照轻重缓急做处置。 经常评估所设定的优先级。 要将你的百分之百的时间，用于关键问题的处理。 汤森（Robert Townsend）　Avis-Rent-a-Car, Inc.总裁 采用80/20原则来设定优先级。 完成20％的目标可能获得80％的效果，如果你每天的行事历上有十个事项要做，你只要能圆满达成其中最重要的两个项目，就可以得到八成的效果。 根据紧急性与重要性决定 ◆重要而且紧急：马上办。 ◆重要而不紧急：好好规划。 ◆不重要但很紧急： 1.马上办，但只花一点时间； 2.请人代办； 3.集中处理。 ◆不重要也不紧急：有空再办。 生理专家研究，人的效率会随着时间不同而不同，顺其自然安排工作内容，工作效率才会高。 ※早上八点至十点：精力颠峰，适合做规划。 ※早上十点至十二点：注意力及短暂记忆力最强，适合脑 力激荡会议、训练。 ※下午一点至二点：昏昏欲睡，比较适合进行互动沟通的 工作。 ※下午二点至四点：开始清醒，长期记忆力最强，适合阅 读、思考。 ※下午四点至五点：适合技术性工作、处理冲突问题。 方法三、找出自己最有效率的时段 以安排工作内容 充分利用生物钟 了解自己的生理时钟，它不像真的时钟那么有规律。找出精神最好的时间从事较困难的工作。 在效率最高的时段，你可以集中精力于：棘手或困难的问题、创造性思考、复杂的工作、讨论或订定工作计划。 在效率中等的时段，你可以专心做：与他人交换意见、处理回信、规划行程表。 在效率最差的时段，你可以处理：例行性事务、电话联络事情、接待访客、基本行政工作。 方法四、整理你的办公桌及办公室，提升工作效率 ◎杂乱无章的办公桌会让人分心、容易疲倦及紧张、生产力降低、无法控制工作，也会给人不好的印象。更重要的是，档案找不到，办公桌上一片凌乱，都会浪费你宝贵的时间。 ◎保持办公桌清爽的最高指导原则：与手边正在做的工作有关的东西，才能出现在桌面上，其余的请立即拿开。 你可以这样清理你的办公桌： ◎挪出一段时间专门来整理你的办公桌。 ◎可以将这个时间再分成几个小段，每小段专心清理一个抽屉或桌面。 ◎与工作毫无关连的书籍杂物等，都应该立即清掉。 ◎一年半年内不会再用到的东西，考虑把它扔掉。想一想，扔掉这个东西最坏的结果是什么？如果没什么大不了，就别犹豫了。 运用5S技巧——整理、整顿、清扫、清洁、素养。 办公小技巧 办公桌如果面对窗户或走道，往往容易分心，最好的方位是既可以掌控全场，也不会有人常常走过你面前，还可以有空间摆放其它办公家具。 每天要用到的东西，放的位置愈靠近座位；不是每天要用的，可以集中到较远的角落去。 将出、入、检讨之用的文件分别以不同的抽屉档案或篮子收集，一收到文件就加以分类，有效缩短文件传递的时间。