费用管理流程之促销费用管理.doc

内部控制流程手册 （财务管理版） 讨论稿流程编号: 6.3 讨论稿 版本号: 2002-1 内部控制流程手册 （财务管理版） 流程编号: 6.3 讨论稿 讨论稿 版本号: 2002-1 项目 生效日期 修改版本 编制人： 费用管理流程 -促销费管理 失效序号 批准人： 序号 日期 1.1 适用范围 本流程适用于公司对促销费用的管理与控制。 1.2 控制目的 加强对促销费用的计划和使用的管理和控制，以保证： 规范促销费用的申请、审批程序和权限 规范促销费用的申请报销程序 有效地控制公司的促销费用 1.3 执行部门 营销部和财务部 1.4 关键控制点 经济必要 市场科长和营销部长在审核非常规的促销申请时，应结合公司制定的年度促销计划审核该类非常规促销活动的必要性，以及其费用预算的合理性，促消费用与预期的效果是否有效和经济； 准确性 促销督导对销售人员传来的促销活动报告及相应的费用单据应严格审核，并有权拒绝接受未有备案的促销活动的报告及单据； 谨慎性 对于与原定促销计划存在重大差异的促销费用，必须经过重新审批方能进行帐务处理； 1.5 具体流程 步骤 负责部门 具 体 操 作 1.5.1 市场科 公司促销品的采购由市场科负责，流程参见办公用品采购流程； 1.5.2 市场科 公司的促销计划主要分为两种类型，一种为公司年初计划的常规促销，一种为各片区销售经理或省级销售经理根据当地市场的需要临时举行的促销活动； 对于公司计划的常规促销活动，由市场科促销督导根据公司的年度促销计划及时通知销售公司发货主管进行促销品发货； 1.5.3 销售公司 销售公司发货主管根据促销督导的通知开具促销品发货单，并安排向各地RDC分仓移送促销品的时间； 1.5.4 市场科 市场科科长负责审核发货主管开具的促销品发货单，主要审核移送目的地是否与促销计划一致，品种是否相符、数量是否准确等，审核同意后交由发货主管据以发货； 1.5.5 销售公司 发货主管将经市场科科长审核同意的促销品发货单加盖发货专用章后，交由库房根据库房发货流程进行发货、签收等，并及时将确认发货的促销品发货单传至促销督导处； 1.5.6 销售公司 对于非常规的促销活动，则由片区销售经理或省级销售经理根据当地市场情况的需要提出促销申请，填写“促销活动申请表”（表样参见附表6.3-1）并进行相应的费用预算； 1.5.7 营销部 根据审批权限的不同，市场科科长仅负责其审批权限内的促销活动申请的审批，主要审核该项促销活动是否必须，预计的费用和效果是否符合公司的销售政策等，审批同意后交由财务部长进行审核； 1.5.8 营销部 营销部长负责对超过市场科长审批权限的促销活动申请进行审批，审核内容同1.5.7，并将审批同意的申请表传至财务部； 1.5.9 财务部 财务部长负责对经市场科长和营销部长审批同意的促销活动申请表进行审核，主要审核相关的费用是否合理；审核同意后交由市场科促销督导备案；并根据该项促销活动是否需要促销品将审核后的申请表分别传至发货主管或促销督导处进行处理； 1.5.10 市场科 促销督导负责对即将进行的促销活动和已经发出的促销品进行备案登记； 1.5.11 销售公司 各片区销售经理和省级经理负责协助各地的促销活动的实施，并负责取得促销活动费用发生的相关单据。促销活动结束后应及时撰写促销活动报告并将相关费用单据一并交由促销督导进行审核； 1.5.12 市场科 促销督导负责对片区销售经理和省级销售经理传回的促销报告及相关单据与备案的促销活动安排进行核对，初步审核费用有无超过预算，并将该类单据和初审信息传至财务部； 1.5.13 财务部 财务部长负责对促销督导传来的促销活动报告及相关费用单据进行审核，对于费用超支情况，要求销售人员提供合理解释和单据，对于与原定促销计划存在重大差异的，有权要求重新进行审批；对于经审核相符的单据，交由核算会计进行相应的帐务处理； 1.5.14 财务部 核算会计根据经财务部长审核的单据进行相应的费用确认和帐务处理； 1.5.15 市场科 市场科根据促销报告分析比较每次促销的结果并总结需改进的促销方案以便不断改进公司的促销方案和成果。