费用管理流程之电话费管理.doc

内部控制流程手册 （财务管理版） 讨论稿流程编号: 6.5 讨论稿 版本号: 2002-1 内部控制流程手册 （财务管理版） 流程编号: 6.5 讨论稿 讨论稿 版本号: 2002-1 项目 生效日期 修改版本 编制人： 费用管理流程 -电话费管理 失效序号 批准人： 序号 日期 1.1 适用范围 本流程适用于公司职员因业务发生的移动电话或住宅电话费用报销的申请、审批和控制，不包括出差发生的电话费。 1.2 控制目的 对公司移动电话、住宅电话费费用报销进行规范以保证： 明确报销的范围与权限 明确报销的申请、审批流程 对电话费的报销进行有效控制。 1.3 执行部门 各业务部门和财务部 1.4 关键控制点 全面明确 公司在制定的有关电话费报销制度及申请、审批程序中应明确规定，公司只承诺对必要的和与业务有关的话费在业务人员先行垫付后进行报销；同时制定的话费报销号码和限额清单应尽可能全面地包括可能提出报销申请的人员的相关信息，以便于财务部进行审核； 自律 各业务人员在填写“费用报销单”时应确保所填费用项目与业务有关，并能提供相关证明； 准确及时性 财务部核算会计的职责在于及时认真地审核费用报销单所列话费项目与话费号码及限额清单的规定一致，并确保各业务人员已提供能证明话费发生确实与业务有关； 1.5 具体流程 步骤 负责部门 具 体 操 作 1.5.1 各业务部门 各业务部门经常发生因公使用个人电话（包括手机和住宅电话）的人员对其每月发生的因公电话费进行合理估计； 1.5.2 各业务部门负责人/财务部长/总经理/董事长 讨论并制定因公使用个人电话话费报销的制度和相关申请、审批程序，对可以报销的话费性质和范围加以限定，并根据业务人员自行申报的花费估计，经合理调整后列出各业务人员每月可以报销话费的电话号码及相应的话费限额； 相应的制度制定后予以公布，同时将话费报销号码及金额清单及时传递至财务部； 1.5.3 各业务部门 各业务部门业务人员须每月填写“费用报销单”，在其中注明电话费报销，同时须将当月通话清单及正式的话费发票作为附件，及时传递至财务部； 为便于财务人员进行审核，各业务人员须在电话清单中清楚标明与业务有关的电话记录，并统计其金额； 1.5.4 财务部 财务部核算会计负责对收到的当月与电话费报销有关的“费用报销单” （表样参见附表6.1-2）与公司制定的有关电话费报销的各业务人员清单及其号码、金额清单进行核对；主要核对所附通话清单所列号码是否为话费报销号码，金额是否超过限额，相关电话是否为业务电话等； 1.5.5 财务部 对审核一致的费用报销单，由核算会计据以进行相应的帐务处理并定期发放至相关人员的工资卡上； 1.5.6 财务部 对于审核发现不一致的费用报销单，应及时报送财务部长进行审批；对于差异在合理范围内的，由该业务人员提供说明，并经财务部长审批后进行帐务处理；对于差异较大，且该业务人员无合理说明的，由财务部长决定不予受理报销； 1.5.7 财务部 核算会计在进行相应的帐务处理后，还须负责将当月的费用报销单进行整理，将各业务人员当月实际报销的电话费与话费报销号码及限额清单整理成费用分析表交财务部长进行确认； 1.5.8 财务部 财务部应每月将实际发生的电话费与预算进行比较并对差异进行分析，若发现异常差异应及时通知相关业务部门负责人进行原因分析； 1.5.9 各业务部门 各业务部门收到财务部关于电话费差异分析报告，应对相关业务人员的费用发生及其业绩进行分析，并及时与其交流业务发展情况和可改进行的空间，制定相应的改进方案。 1.5.10 财务部 财务部长定期（半年或一年）根据每月的费用分析表中反映的实际报销的电话费与估计的报销限额之间的差异判断是否需对相应的报销限额进行修改，以加强对该项费用的控制； 1.5.11 各业务部门负责人/财务部长/总经理/董事长 各业务人员工作发生变动后，应及时对话费报销号码及限额清单进行调整。