百邦采购管理制度及工作流程2016.docVIP

广州百邦生物科技有限公司 采购管理制度及工作流程 一、目的： 为规范采购流程，提高采购工作的效率，特制定本制度。 二、适用范围： 适用于本公司采购管理。 三、内容： 1、 总则 为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。 2、 采购基本 采购需求---采购计划---寻找供货商----询价、比价、议价----采购洽谈----合同的签订（确定付款条件、配送方式、售后服务）----交货验收（仓管）---质检（不合格退货）---入库---计划对账---财务结算 采购流程图如下图所示： 采购需求 采购需求 总经理运营总监财务运营总监审批 总经理 运营总监 财务 运营总监审批 财务部确认付款条件及帐期 采购计划 审批 寻找供应商 产品采购部 总监 寻价、比价、议价 采购洽谈 总经理审批验收不合格入仓退货计划对账合同的签订交货验收验收合格下单 总经理审批 验收 不合格 入仓 退货 计划对账 合同的签订 交货验收 验收合格 下单 建立供应商资料 财务结算 财务结算 1） 采购计划：采购员应根据请购单和公司规划制订采购计划； 2） 供应商的选择和考核： 供应商的选择与考核，一般从经营情况、供应能力、品质能力等方面评定，并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分； 3）询价、比价、议价 ； 4）合同的签订：买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最后双方签订有关协议，合约即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况； 5）交货验收：采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误，以采购员的确定和合同为验收数据； 6）质检：货物质检合格则入库，不合格的，需安排补救和退货； 7）财务结算：货物入库后，财务结算。 3、申请商品采购流程图 采购订购采购部审批（有合同） 采购订购 采购部审批（有合同） 采购部审批（无合同） 总经理/运营总监审批 公司 部门 提出需求 1）由公司或部门及个人请购提出采购需求； 2）采购部制定采购计划，由采购部负责人报总经理、运营总监审批； 3）审批通过后，由财务审核，采购主管下单。 4、申请付款流程图 根据供应商帐期限 根据供应商帐期限 采购总经理/运营总监审批采购部审批采购人对账 采购 总经理/运营总监审批 采购部审批 采购人对账 财务部 财务部审核付款 1）采购商品入仓后，做应付款计划； 2）计划主管根据供应商账期核对成本金额和付款金额是否一致，不一致的找出原因，调整成本金额直至与付款金额一致后做应付款； 3）采购部审核到期应付款； 4）总经理批准付款。 5、商品到货验收流程 进仓成本会计审核入库单仓管打入库单仓管验货 进仓 成本会计审核入库单 仓管打入库单 仓管验货 1）仓库根据供应商送货单验收产品； 2）验收后打入库单，核对入库单金额是否与送货单金额一致，一致后方可审核入库，不一致需报采购审核，采购在当日给予答复。 6、市场营销及促销流程 代理客户或终端客户订单落实配送营销及促销计划 代理客户或终端客户 订单落实 配送 营销及促销计划 1）每周/月/季度/年度例会上确定市场营销及促销计划； 2）确定产品及物料信息，包括价格、货源、促销执行时间； 3）报总经理申请促销采购资金； 4）落实采购订单和市场营销及促销执行方式； 5）反馈市场营销及促销结果并有报告通报上级。 7、退货流程 退单同意 退单 同意 不同意供应商退货申请单仓库采购部审核 不同意 供应商 退货申请单 仓库 采购部审核 代理客户及终端客户 代理客户及终端客户 报损 1）公司及部门和代理客户及终端客户填写退货申请单，写明原因； 2）采购部根据公司部门及客户合同合作情况，审核退货申请审核通过可退回仓库，仓库每周应以供应商为单位做退货单； 3）不能退回的，做报损处理，报损要核算报损成本及比例。 四、 采购管理制度： 1) 建立供应商资料管理（表）册，售后服务管理表； 2) 建立、建全比价制度，保证采购产品的质优价廉； 3) 每月末将本月付款、欠款、欠票情况进行汇总、总结，并提出下月用款计划； 4) 签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货，应将原因提前两日通知请购部门或请购人； 5) 所有货物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决； 6) 验收合格后应在一个工作日内办理入库手续。 五、采购部职责 A．采购部工作职责 1.制定并完善采购制度和采购流程：