数字档案室建设标准演示课件-精选.pptVIP

1、目录数据库 定义： 将档案信息以二维数据表的形式保存的集合 通俗地讲，所谓目录数据库就是用档案管理软件将档案信息按照一定格式录入到计算机中保存，形成的数据集。也就是将我们以前手工抄写的案卷目录、文件目录等检索工具的内容，录入计算机，形成机检目录，以待查询利用 目录数据库 要求： ①所有室藏档案的案卷目录、文件目录等 信息 录入数据库，并实现计算机查询。 ②大事记、组织机构沿革、档案室基本情况 等基本数据录入数据库，并提供查阅。 注意：档案的具体内容尽量体现在题名项中，拟写题名要简明扼要。 备注项只填写互见号、存放位置等内容 实现方式： 利用标准的档案管理软件,按照《档案著录规则》 （DA/T18）的要求，完整、准确地将档案信息 录入到计算机中保存 目录数据库 2、全文数据库 定义： 是电子文件的数据集合。具体地讲就是 借助数字设备及第三方软件将纸质等载体的档案信息转化为可用计算机等数字设备阅读、处理的电子文件信息的数据集合。 全文数据库 要求： ①二OO三年以后形成的管理类档案应全部进行数字化；以前年度形成的档案应按其重要程度和利用频率分步进行。数字化数量应达到管理类档案总量的60%。 ②根据实际需要，将重要的、利用频率较高的科技档案进行数字化。数字化数量应达到科技类档案总量的30%。 全文数据库 要求： ③所有底图档案应进行数字化处理。 ④所有照片、录音、录像、实物档案应 进行数字化处理。 ⑤其它类的档案，应根据实际需要，按其 重要程度和利用频率分步进行数字化处理。 全文数据库 实现方式： 纸质档案和照片档案的数字化一般采用 扫描方式进行. 注意： 1、一般的民用数码相机不可做为纸质和照片 档案的数字化工具 2、录音录像档案应采用专用的数字设备进行数字化 四、技术标准 1、纸质档案 ①用扫描仪数字化时，扫描类型建议采用“黑白”和“灰度”两种方式，如果要保留红头文件和印章可以选用“彩色模式”，采用哪种模式的标准是以扫描出来的文件要清晰，不失真为准，也要考虑载体的容量问题。 对于页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带图片的档案材料， 可采用黑白方式进行扫描； 对于清晰度较差或者带有图片的档案材料，以及页面为多色 文字的档案采用灰度方式。 需要注意的几个问题： Ⅰ 扫描方式一定要根据不同档案材质 来选择，不能一概而论。 Ⅱ 选取有效范围进行扫描，去除多余的 白边，以有效缩小图像文件的容量。 纸质档案技术标准 需要注意的几个问题： Ⅲ纠偏 对出现偏斜的图像应进行纠编处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。 Ⅳ去污 对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。 纸质档案技术标准 纸质档案技术标准 ②扫描的图像应保存为TIF或JPEG格式。 其中扫描类型选择“黑白”的， 存为TIF格式； 扫描类型选择“灰度”和“彩色”的， 存为JPEG格式 纸质档案技术标准 ③ 纸质档案的扫描仪光学分辨率应不低于 100dpi。 扫描的线数可以根据所扫材料的清晰度作适当的调整。如果材料较差并且尺寸较小，可以适当提高线数；如果材料清晰或幅面较大，可以考虑减少线数。减增的多少以扫描后图象按原尺寸显示清晰可见为标准。 纸质档案技术标准 ④对于图纸档案建议用大型扫描仪扫描，分辨率应不低于300dpi 若用小型扫描仪扫描所得图象，处理后 应保持与原件的一致性 纸质档案技术标准 ⑤扫描图像缩放比应为100％ ⑥ 对于印件、定稿为同一份的文件， 只需扫描印件 2 、照片档案 照片档案技术标准 ①照片档案数字化采用扫描方式进行。 ②彩色照片扫描类型采用“彩色”模式； 黑白照片扫描类型采用“灰度”模式。 ③扫描后的照片建议采用JPEG格式 ④扫描图像缩放比应为100％ 照片档案技术标准 照片档案技术标准 ⑤对于所扫描的照片，以常见5寸照片大小（12.5cm *8.5cm）为参照，统一采