企业合同管理内部控制流程模版.docVIP

合同管理内部控制流程 1.1控制 ＞确保合同管理活动符合法律法规及公司内部规章要求; ＞确保合同信息的完整性和保密性； 合理保证合同的编制、签署和履约得到有效的管理; 合理保证合同的编制、 签署和履约得到有效的管理; ＞确保合同履行情况得到适当的监督和准确的披露; ＞确保不相容职责分离；合理保证合同编制、合同审核、合同保管等 职位分离。 1.2流程范围 1.2.1所涉及的业务流程范 1.2.1所涉及的业务流程范 该流程主要描述了合同管理的相关业务流程，主要包括合同的编制与审批、合同 的订立与保管、合同的履行与验收等。 1.2.2所涉及的部门范围 压缩机公司/生产管理;审计部;采购部/综合管理;节能服务公司/财务;办公室/法 律事务管理;监事会;财务管理部/制造;国内营销事业部/工程管理;国内营销事业部/ 区域营销;党群工作部;国内营销事业部/商业冷冻项目部;人力资源部;国内营销事业 部/储运管理;制造事业部;安全保卫部/治安;节能服务公司;气体压缩设备分公司/销 售;气体压缩设备分公司;经理层;国内营销事业部/合同管理;海外事业部/财务;气体 压缩设备分公司/服务营销;压缩机公司;压力容器厂;国内营销事业部/氟利昂项目部; 国内营销事业部/销售管理;压力容器厂/生产管理;国内营销事业部/工业冷冻项目部; 机组总装厂/财务管理;海外事业部/市场发展;节能服务公司/配件;国内营销事业部; 机组总装厂;机组总装厂/生产管理;硏发设计部/产品电气室;国内营销事业部/财务管 理;采购部/物资采购;自控设备厂;董事会;办公室/不动产管理;投资部;品质保证部/质 量监督;总工程师办公室;财务管理部/信贷资金;气体压缩设备分公司/财务。 1?3流程主要风险 ■未签订合同，未经相关人员评审，未经授权对外订立合同，未对合同对 方的主体资格进行有效检查，合同内容存在重大疏漏和欺诈,可能导致因合 同对方的经营失败和信用丧失而使公司合法权益受到损害。 ■合同协议信息安全措施不当，可能导致企业商业秘密和技术秘密泄 路。 ■合同协议及相关信息没有被及时的、完整的、准确的传递到财务部 门作为账务处理的依据,可能导致相关的账务处理不完整。 ■合同协议条款未恰当履行或监控不当，可能导致企业承担违约损失。 ■合同协议纠纷处理不当,可能导致企业权益受损或承担违约损失。 ■合同协议的归档及保管不完整、不妥善，可能导致重要文档丢失，交 易真实性无依据。 ■合同协议的拟定、审批及执行的职责未经适当分离，可能因重大差错、 舞弊、欺诈而导致损失。 1.4业务流程描述 1?4?1编制与审核 1.4.1.1公司在进行销售、采购、基建、研发、投资和筹资等业务时，需要签订 合同协议时，一般由承办部门（女Q,销售合同的承办部门为各营销单元，采购招标合同 及与供应商签订采购框架协议的承办部门为采购部，生产物资采购合同的承办部门 为制造事业部各生产厂）负责与合同对方进行沟通洽谈相关事项。对于影响重大、 涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，承办部门应当组织法律、技术、财务等相 关业务部门专业人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作,以确保谈判结 果符合公司的需求和利益。 1.4.1.2对于公司常用的合同协议,由营销单元、采购部拟订格式合同，主要关注 合同是否符合相关法律法规，表述的是否明确、清晰且无任何的法律歧义等，经部门负 责人、法律事务人员审核,限定合同格式和主要条款。承办部门根据每次签约的具体 情况填写格式合同或根据需要进行合同条款的修改。对于重大合同协议或特殊合同 协议，由承办部门组织法律事务人员、财务、技术等专业人员起草，必要时公司聘请外部专家参与起草。由对方进行合同协议草拟的，承办部门应检查合同协议条款是否 满足公司的要求,是否符合公司的利益，并根据需要将合同协议草稿提交法律事务人 员、财务、技术等专业人员进行审核。 1.4.1.3承办部门视合同类型、合同协议内容组织合同评审。1 ）销售合同由营 销单元内部业务单元组织对合同进行评审；2）生产物资采购合同属于公司已定价 并在定点供方内的由各责任采购单元负责人审核，未定价或非定点供方的须提交采 购部审核；3）其他合同由承办部门将合同协议及其评审资料提交给授权审批人进 行合同协议的审批。 1.4.1.4审批人依据审批权限，按照各自的审核要点进行审核，确保合同协议经 济、可行、严密、合法，审批人签署意见。 1.4.1.5如需修改，由承办部门经办人根据审核意见进行合同协议的修改，并将 修改完毕的合同协议提交给签订对方确认，如有异议，则双方进行谈判和协商。如 果合同协议草稿由签约对方提供，则由承办部门与签约对方沟通合同协议的修改意 见直至双方达成共识。 1.4.1.6子公司的合同协议如果涉及以下几种特殊情况，需要将其初审后的合同