公司会务办理制度（范本）.docVIP

公司会务办理制度 （范本） （一）会务办理要素 会议确定、会议通知、材料准备、会场布置、会议记录、会议纪要、会议材料存档。 （二）会务办理程序 1．会议确定：根据领导的工作需求，确定会议召开的时间、地点、会议范围、主报告人、发言人、主持人和参会人员。公司内部会务由办公室负责，业务专题会务由主办部门牵头组织办公室配合。 2．会议通知：根据既定的会议事项，落实会议室，草拟会议通知。会议通知一般包括会议时间、地点、参会人员、会议内容、会议要求及联系人等。 3．材料准备。会议材料应紧扣会议主题，体现并确保会议能达到预期效果。会议材料一般包括领导讲话稿、主持词、会议议程、会议需研究的议题等。会议材料应于会前呈相关领导审定。 4．会场布置。一般情况下，会场布置应包括会标(横幅)设置、主席台设置、座位放置、台卡摆放、音响安置等。后勤服务主要是茶水供应。会场布置和服务有特殊要求的按特殊要求准备。 5．会议记录。会议主办部门应做好参会人员入场签到，指定专人负责做好会议记录。会议记录人员应具有良好的文字功底和逻辑思维能力，能独立记录并具有较强的汇总概括能力。会议记录应完整、准确，充分记录会议的主要精神，字迹清楚可辨。 6．会议纪要。会议结束后，必要时要形成会议纪要。参会记录人员应在1个工作日内草拟会议纪要，经部门负责人审核和分管领导核稿后，由会议主持人签发。会议纪要应充分体现会议精神，并具有较强的可操作性。 7．资料存档。会议结束后，主办部门应将会议通知、会议签到表、会议记录、会议纪要等相关材料进行汇总，交办公室在3个工作日内整理并存档。 XXX集团公司办公室 年 月 日