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档案室管理制度 为进一步加强公司内部管理，促使公司各类权证与资料保存和归档的完整、 准确、及时，确保各种文件资料的保密性和安全性，切实做好档案管理工作， 特制定本规定。 一、档案分类、归档范围及其保管期限 1、档案分类 为方便管理，根据档案的内容可分为信贷类档案、管理类档案、财务类档 案。具体分为如下： ①信贷类档案 A、 客户的所有贷款详细资料。 B、 签署的各类贷款合同与协议。 C、 各种抵押（质押）的有价权证等。 D、 客户贷款签字过程中的监控录像资料。 ②管理类档案 A.?各类会议纪要与资料；外部活动或会议、对外往来重要文件及信函。 B.?公司工作条例、规章制度及正式颁发的文件、通知等。 政府部门、行业管理部门颁发的各种资料文件、证照（含营业执照、经营 许可证、组织机构代码证、税务登记证、商标注册证等）、证书（各类认 证证书等）和获赠奖状等。 D.?公司对外租用/合作协议、固定资产买卖、装修维修合同、资产类合同。 ③财务类档案 A.原始凭证、记帐凭证、汇总凭证。 B.银行对帐单和银行存款余额调节表。 C.日记帐、明细帐、总帐。 D.固定资产卡片、辅助帐簿及涉外的会计帐簿。 E.年季月度会计报表；债权债务等相关对帐确认单证及依据审计报告及相关 材料。 F.会计移交清册、会计档案保管与销毁清册。 G.附入凭证的合同、协议、预决算。 H.收回已使用的收据、发票存根。 2、归档范围 A.信贷类档案由业务部门负责归档，在放贷后五个工作日内立卷归档移交 至公司档案室。 B.管理类档案由办公室负责归档，在事务完结的次月底移交至公司档案室。 C.财务类档案由财务部负责存档和管理，每年四月底前将上一年度的档案 清单、电子文件移交至公司档案室。 3、保管期限 保管期限分为永久、长期(≥5?年)、短期(5?年)，按照档案的重要性及其 时效确定保管期限。各类档案保管期限如下： A.管理类文件作永久保存。 B.各类信贷类合同/协议等材料保管至贷款终止后?2?年。 各类抵押（质押）的有价权证等保管至，由财务部门出具的抵押人已还清 借贷的各项款项的证明材料后。 D.财务管理类档案根据国家有关《会计法》要求的期限保管。 E.其它各类档案的保管期限不少于?5?年，一般以长期保管为原则。 二、归档要求 1、所有书面的文件材料，要求原件存档，在原件不存在或上交相关政府机 构等特殊原因的情况下，以复印件存档并注明与原件一致。 2、各部门应按各类档案的性质及管理要求及时整理，定期移交档案室，归 档前先将各类资料整理齐全、分类列出清单。 3、交接时双方应依据所列清单仔细清点核对资料，并办理相应的交接手续。 如提交的归档资料不完整，档案室有权退回由各部门重新整理。 4、档案室将收到的资料重新分类整理，建立档案目录，内容应包括立卷日 期、文件类别、所属部门、编号、内容、数量、原件/复印件、保管期限、 档案柜号等，放入相应的文件盒/柜，并录入电脑（纸质资料应扫描），以 方便调档查阅 5、图表、声像材料必须配有文字说明，标明内容、时间、作者等。 6、信贷类档案的归档、保管采用双人双锁。 三、档案的查（借）阅管理 严格履行档案借阅审批制度，各部门查阅档案时均须填写《档案借阅申 请单》，经部门负责人批准同意后方可查阅，一般情况下，只能借阅本部 门所归档的资料。查阅非本部门形成的有保密要求的档案，须由公司总经 理签字同意后方可查阅。 对需要摘录、复印的档案，应经领导审批后，由档案管理人员登记复印交 查阅人员，严防档案的损坏或遗失。 确有需要经过批准借出的，借期应不超过?2?天，须在规定时间内归还；若 不能如期归还者，需提前办理续借手续。 借用者对所借档案负有安全、保密责任。不得损坏、丢失、抽取、拆散档 案，不得转借、翻印和涂改。归还时应当面核实，及时注销借阅登记。 四、档案库房的管理 1、库房钥匙应专人保管，非档案管理人员严禁入内。 2、库房内应经常保持清洁，做好防湿、防虫蛀的工作。 3、库房门窗必须紧闭，应定期检查库房防火、防盗确保库房安全。 4、库房档案应分类存放，箱、柜、架必须排列整齐，并编上号码。严禁在 库房内存放个人物品或堆放杂物，严禁烟火。 五、档案管理员职责 1、档案管理应建立档案借阅登记制度，详细记录借阅者单位、姓名、借阅 及归还时间、档案完好程度等。若发现异常情况，应迅速上报有关领导并 做善后处理。 负责对各类档案的保管、整理和归档的工作，做到装订整齐、编号准确、 查找方便。严格履行档案借阅审批制度，认真负责地做好借阅档案的登记、 复印、归还工作。 自觉遵守保密制度，做好对文件材料的保密工作，杜绝遗失或缺少文件。 对鉴定后确需销毁的档案材料，由档案室拟写“档案鉴定销毁报告”，?办 完审批手续后在办公室负责人的监督下销毁，并做好记录。 档案管理人员若因玩忽职守