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浅谈学籍档案的管理 摘 要：学籍档案是指学校在招生录取、 教学活 动、学籍管理、毕业生就业等方面形成原始资料，是 具有保存或参考价值的档案资料，是从事教育教学活 动、学校管理、教育督导评估必不可少的资料。本文 就学籍档案管理现状分析及如何做好学籍档案管理工 作谈些看法。 关键词：学籍档案；档案管理；信息化 学籍档案是学生从入校到毕业全部学习情况的真 实记录，伴随着人才流动领域的不断扩大，学籍档案 的利用率越来越高。档案管理工作是衡量中职学校教 育质量和管理水平的一个重要标志，而学籍档案管理 工作更是中职学校档案管理的重要组成部分。加强学 籍档案的管理，促进学籍档案管理工作的规范化、科 学化和标准化，对规范中职学校的教学秩序、提高教 育教学质量有着巨大的促进作用。本文围绕中职学校 的学籍档案管理现状，对目前如何加强中职学校学籍 档案管理工作进行探讨。 1 建立系统完整的中职学生学籍档案 学籍档案是学生从入校到毕业分配的整个在校学 习过程的记录，是指学校在招生录取、教学活动、学 籍管理、毕业生就业等方面形成原始资料，是具有保 存与利用价值的文件和电子材料。 中职学校学籍档案主要包括： ⒈招生计划、新生花名册等；该部分档案资料需 规范填写且准确误，尤其是新生花名册的填写应先由 学生本人填写后，由学生处负责核对，学生姓名有同 音不同字的现象时，要与身份证、户口本等资料填写 一致，以免给日后技能证及毕业证发放造成不必要的 麻烦。 ⒉在校学生花名册，新生登记表，学生学籍表、 考试成绩表，学生学籍变更（休学、转学、退学等） 的材料；该部分档案资料平时由各教学班负责落实填 写，学期末学生处核对无误后再交档案部门保管。 ⒊学生职业技能培训参训情况和所获证书统计。 ⒋各年级实习计划和实习单位合同、学生实习情 况、实习报告和实习成绩；该部分档案资料应包括社 会实践活动材料及总结。 ⒌学生奖惩材料：获奖、评优。 ⒍毕业证书办理和发放。 2 中职学校学籍档案管理存在的主要问题 随着社会发展对技能人才需求的多样化，中职学 校学籍档案信息资源已成为服务社会最为频繁的查阅 利用信息，同时，学籍档案因其原始真实性、周期系 统性、多样复杂性，而形成一个庞大的“数据库” ，在 实际工作中，学籍档案管理存在的问题也逐渐暴露出 来： 多头管理造成的档案材料不统一。学籍档案的内 容复杂，数量繁多，填写时间长，在学籍档案形成过 程中，往往是多个部门参与填写，由于各种原因很容 易造成档案不全，使学籍档案在一定程度上失去了完 整性和统一性，造成后期核对困难。 管理制度不完。现行职校学籍档案管理部门归口 不一，各行其是。档案室、学生处、教务处、招生就 业处都有可能是学生档案的管理部门。可以说除档案 室之外，无论哪个部门管理，学生档案工作都是“附 属品”，都无专人负责。 经费投入不足。由于中职大规模的扩招，投入在 学籍档案管理上的经费往往不足，档案部门在协调与 其他部门关系、建立统一的管理平台上显得力量薄弱， 使档案管理工作处于被动局面，无法更新设备，精通 档案信息化建设的人才更是奇缺，这是制约学籍档案 管理信息化进展的瓶颈。 3 加强学籍档案管理的途径 加强学籍档案的管理应从以下几方面入手： 1、加强学籍档案管理意识。 学籍档案工作是办好 学校的重要基础工作之一，学校领导应提高对建立健 全学籍档案工作重要性的认识，必须把学籍档案工作 纳入学校整体发展规划，完善管理体制，从而加强对 档案工作的领导和管理。建立和完善归档制度，分散 收集，集中管理。学籍档案的归档纳入各部门人员的 职责范围，做到每学期、每个学制按时、完整、准确 归档。要从制度上加强对学籍档案真实性的认证和鉴 别，保证其真实可靠。 2、加强学籍档案管理人员自身建设，提高素质， 稳定工作队伍。学籍档案管理工作具有严肃性、真实 性、规范性等特点，学籍档案管理人员要有严谨的工 作作风，积极主动的与各部门做好沟通，加深对专业 知识的学习