信息交流与沟通控制程序.pdfVIP

信息交流与沟通控制程序 1． 目的 为建立畅通的沟通渠道，明确信息交流内容、范围与形式，规定内部外部沟通的方法，通过及时、准 确、快捷地接收、传递和处理公司内部、外部质量、环境、食品安全、诚信信息，实现管理体系的有效运 行。 2． 适用范围 本程序适用于公司生产经营管理等活动所涵盖的所有部门与层次内、外部的信息交流与控制。 3． 职责 3.1 管代 /HACCP 小组长负责公司内部及外部沟通事宜的审批及管理工作。 3.2 技术中心负责公司管理体系信息交流的全面管理。 3.3 技术中心负责配合收集行业、政策等方面的信息、整理、分析、研究，供公司领导和有关部门参考。 3.4 行政部负责相关部门的外部沟通。 3.5 各部门负责人负责本部门员工之间的沟通，并配合技术中心和行政部作好公司信息交流、传递和处置 工作。 4 工作程序 4.1 外部沟通 4.1.1 外部信息的来源 a． 认证机构、当地环境保护机构、质量技术监督局等监测或检查的结果及反馈的信息； b． 管理方针通告给相关方； c． 对质量、环境、食品安全、计量管理有关的法律法规、条例、规范和标准等信息的获取与执法部门的 联系； d ．相关方的投诉、抱怨、期望和要求，包括顾客、供应商及周围社区居民的沟通，涉及重要环境影响的 处理，伤亡事故的上报等； e． 行业技术信息； f ． 上级或地方主管部门发出的规定、决定、要求、指示等信息； g． 供方和其它分承包方的信息。 h． 环境监测和职业安全健康等有关的信息； i. 与参观者、检查人员及发生业务关系的人员进行有关管理体系方面的信息交流。 4.1.2 外部信息沟通 4.1.2.1 关于法律法规的信息主要由行政中心获得，下发各部门； 24 4.1.2.2 各部门在日常业务中也应注意获得； 4.1.2.3 上级行政部门传达的信息由公司行政部统一接收 4.1.2.4 行政部负责接收当地环保部门的环境监测信息； 4.1.2.5 来自相关方的信息由各相关部门接收； 4.1.2.6 各部门在与客户、社会与其他相关方接触或合作时，应将企业内必要的信息；如公司的管理方针 及保护环境和预防、减少环境污染的思想、企业管理体系绩效以及企业适用的法律、法规等，向相关方进 行宣传； 4.1.3 信息传递方式： 4.1.3.1 可以电话、传真、邮件、资料传递、走访、座谈等形式与顾客、供方、立法和监管部门或与管理 体系有关的组织进行信息交流； 4.1.3.2 信息交流的途径和形式可以是口头、书面文件、资料讨论、电子媒体、电话、小组简报、各种会 议、布告栏、合理化建议、培训、内部刊物及各种媒体等方式予以传递，确保内部、外部信息交流与沟通 畅通。 4.1.4 外部沟通职责和信息处理 4.1.4.1 不需在公司内部进行交流与协调处理的，在获取信息后及时给予答复。 4.1.4.2 需要内部交流协调的相关信息处理： 4.1.4.3 信息接受部门在登记后立即填写《信息反馈单》并向技术中心汇报，技术中心负责召集相关部门 进行情况调查和处理，并将处理结果反馈给信息提供者。 4.1.4.4 如果是有关重要环境因素的投诉信息，行政部协助相关部门对投诉情况进行原因分析，各部门进 行处理。还应在处理后，将投诉情况、调查情况和处理及答复情况及时记录并反馈给投诉者。 4.1.4.5 当监测或检查结果出现不符合时，按《改进控制程序》的要求处理；政策、法律法规、标准类信 息由行政部和技术中心等相关部门负责收集、更新及处理，详见《法律法规与其他要求控制程序》及《文 件控制程序》 。 4.1.4.6 由采购部与材料供应方、 废物收购方、 运输等相关方进行沟通 ,在第一次与供方合作时应向供方通 报本公司的质量、环境、食品安全方面的要求，如：公司的管理方针 顾客关注的质量卫生问题 ,质量卫生 方面的技术交流及保护环境和预防、减少环境污染的思想、企业管理体系绩效以及企业适用的法律、法规 等，向相关方进行宣传，当发现进货物资存在质量安全问题时，与供方进行沟通，并在需要时对其施加影 响。 4.1.4.7 营销中心负责与顾客的联系， 详见 《与顾客有关的过程控制程序》 。对来自上述投诉处理详见 《改 进控制程序》 ，如对方有要求时，应在一周内予以解决和答复。 4.1.4.8 上述相关方反馈的其他信息，可由对应部门以《信息反馈单