参展商实务第三章 第二节 参展工作程序与步骤.pptx

;工作任务;实训设计指导;;;;;（二）参展工作步骤 1.明确人员及分工。 （1）人员组成。从管理角度出发，展览工作需要由各方面的人员组成一个协调的组织机构。 （2）人员分工。 （3）人员管理。对展览有关人员进行有效管理是展出成功的基本保证。 2.规定工作事项及顺序。 （1）所有一切记在脑子里。这是一种原始的计划和工作方法，凭经验和记忆办事。这种方法已不适应现代工作要求。 （2）列出主要工作事项和时间。这是一种初级的计划和工作方法，工作仍主要靠经验，也不能适应现代工作要求。 （3）制作简单的工作日程表。这是一种中级的计划和工作方法，将所有事项分类排列，注明负责人，注明办理时间。这方法适应目前中国的管理水平。 （4）制作详细的工作日程图。比上一种方法又进了一步。用图示方法表明工作流程、关系，注明负责人，注明办理时间等有关管理因素。展览工作事项列明、列清后，再加上一些基本情况，就是一份展览工作方案。 ;;（一）国内参展的主要的工作环节 不管是首次参加展览，还是富有经验的参展经理，按时间顺序开展的参展工作步骤是应注意的关键环节，主要工作内容和顺序如下： 1.决定需要多大的参展面积。 2.决定如何装修并与展览主办者联系。 3.如果是特殊展位，选择展架承建商。 4.计划展览预算。 5.预订特殊的室内和室外展位。 6.展台承建商拿出设计方案，将展台设计方案提交主办者审查。 7.向客户邮寄宣传材料，制定报纸、杂志、电视等媒体的展览宣传方案，以配合和增大展览效果。 8.展览若在外埠，制定旅行计划，预订饭店，预付参展展位费和其他相关服务的费用。 ;9.准备备文件和所有需要散发的宣传材料。 10.运输资料和所有展品、展架。 11.预约展览所在地的客户并排出见面时间表。 12.准备差旅费、展会上必需的款项。 13.将所有文件资料复印一份放在参展人员随身的手提箱中。 14.到达目的地城市、登记办理入住饭店手续。 15.到展览馆现场检查展馆和展位状况。 16.将货运单据提供给提货负责人。 17.联系现场服务人员，确认企业预订的展位和展具。 18.到主办者办公室报到，告诉他们如何能够找到你。 19.确认展位布置完成、展品和资料如期到达、预订的各式设 备和供应都已就绪。 20.开幕式当天提前到达展馆，准备迎接参观者。;;;;;;（一）筹展工作时间和内容 1.距展会开幕前3个月。参展商填写参展申??表，报展览主办单位。 2.收到企业参展报名后。主办单位确认企业申请，参展商付参展订金。 3.展前3个月。参展商上报派人单位详细材料。 4.展前2.5个月。参展商确认摊位装修方案和器材预订。 5.展前2个月。主办单位下达展览批文、出国任务通知书给参展商办理护照等出访手续。 6.展前2个月。参展商将展品发送到集货地，同时报展品清册及衡量单，展品发运 7.参展商付清全部参展费用。 8.展前1个月。参展商出国人员护照、任务确认件等报主办单位，开始办理申请签证。 9.展团出发前一天或当日。出展人员出发前集中学习。 10.展团出发。;（二）人员出访手续 1.持因公护照人员 由主办方统一办理签证（有些国家需按属地领馆签证），参展商可根据主办单位提供的中国国际贸易促进委员会的展览批文（复印件）、出国任务通知书（原件）到当地有关部门办理出国任务确认件及出国人员政审批准件手续，并于主办单位规定的时间将要求材料正本送抵主办单位，以便统一办理签证。签证材料包括：因公护照；出国任务确认件（原件）；出国人员政审批准件（原件）；6张大二寸光面照片（同护照上一致）；签证资料表格。 2.因私护照人员 在报名参展时请在报名申请表上注明，并尽快将护照资料（护照复印件）提供给主办单位。主办单位负责向国外展览当局索要邀请函给参展人员，并协助准备有关申请签证资料，由参展人员本人向有关驻华使领馆申请签证（展会正式邀请函一般在展会开幕前20天左右寄送参展商）。申请因私签证需提供如下个人资料：因私护照；签证申请表格（一式两份）；大二寸照片若干张；展览当局正式邀请函；出国担保函。;（三）人员赴国外商务旅行注意事项 1.报到 依照航空公司规定，国际旅客应于起飞前3h前往机场柜台办理登机手续，否则将可能被取消原有订位。 2.行李 （1）免费托运行李一件（重量不得超过20kg，长、宽、高合计不得超过269cm）。 可将日常用品、换洗衣物、水果刀等放于该行李箱。（2）随身行李（长、宽、高合计不得超过115cm）。请将现金、较珍贵及易碎物品 或随时要取用物品放于随身行李，如自备药品、摄影机、照相底片、电池等。（3）行李中切勿携带瓜果、蔬菜。（4）根据所去国别携带相应的电器用品，应注意电压不同，并配以相应的转换插头3.衣着 （1）根据所到国别地区携带合适的衣物，以轻便、保暖为宜。（2）夏季：游览车