新编秘书实务第六章　秘书日常事务工作.pptVIP

第六章 秘书的日常事务工作 ;电子教案模版配色（1）;李秘书该如何处理此事？ 内容（略，请见教材第149-150页） ;第一节　办公环境的管理 第二节　安排领导工作日程 第三节　接打电话与处理邮件 第四节　保密与印信工作 ;第一节 办公环境的管理;第一节 办公环境的管理;第一节 办公环境的管理;第一节 办公环境的管理;第一节 办公环境的管理;一、安排领导日程的意义 有利于科学的利用时间，提高领导工作效率。 有利于秘书部门主动做好各项辅助工作，更好地为领导工作服务。 有利于各领导、各部门互相配合，协调行动，提高整个单位的工作效率。;二、日程表的编制 （一）年度计划表 年度计划表是本单位在新的一年中重要活动的时间安排一览表，年度计划属于长期的日程安排，其内容宜粗不宜细，一般只列出本单位在下一年涉及全局或本单位主要业务的重大活动。 ;微型案例;二、日程表的编制 （二）月工作日程表 　月工作日程表属于中期的日程安排，一般应将领导在一个月内要参加的会议、会谈、工作旅行等重要活动以日为时间单位记入表中。 （三）周工作日程表 　周日程表属于短期的活动计划，其内容要求更加详细具体，在时间上要求尽可能精确，活动地点也要注明。 （四）每天的工作日程表 　每天的工作日程是领导一天工作的计划，其时间安排一般要精确到时、分。这种日程表应尽可能详细具体;三、安排领导日程的注意事项 1．注重实效，不搞形式主义 2．注意张弛有度，劳逸结合 3．要留有充分的机动时间 4．要充分尊重领导本人的意见 5．要注意保守机密 ;第三节　接打电话与处理邮件;（一）拔打电话的流程;第三节　接打电话与处理邮件;（三）接听电话的流程;（四）接听电话的注意事项;第三节　接打电话与处理邮件;第四节 印信与保密工作;第四节 印信与保密工作;第四节 印信与保密工作;3．介绍信或证明信的管理和使用 （1）介绍信的保管。正式介绍信通常专门印制并有编号；如联系一般事务也有以单位信笺代替的。介绍和公章一般由同一人保管并使用，须与公章同等重视。 （2）介绍信的使用。开介绍信须经主??领导批准，应注意填写有效期。严禁发出盖有印章的空白介绍信。介绍信的存根要妥善保管，并加以归档。填写错的介绍信或证明信，应在其上划一斜线或打“ / ”号，并注明“废“字，保留在原处，不得随意撕下丢弃。;微型案例 ;二、保密工作 （一）做好口头信息的安全 （二）做好纸面信息的安全 （三）做好电子信息的安全 ;（一）做好口头信息的安全 1．不在组织内部或外部谈论有关单位的保密信息，包括对其他工作人员、客户、朋友或亲属； 2．在没有确认电话对方身份和是否被授权获得信息之前，不要通过电话、手机、答录机给出保密信息； 3．只向来访者提供组织允许提供的信息，若超出范围，应向上司汇报； 4．遵照会议的要求传达会议信息。;（二）做好纸面信息的安全 1．接收任何保密文件、资料等都要签收并登记； 2．文件只发给或传阅到被授权的人员，并要签收； 3．在传递保密文件或资料时，要放在文件夹中携带，以防失密或散落丢失； 4．保密的信息应归类在专用文件夹中，并清楚标明“机密”，保存在带锁的、防火的柜子里； 5．离开办公室时，不把机密信息和文件留在办公桌上，应锁入抽屉或柜子； 6．用邮件发送保密信息，信封要贴封口，并标记“秘密或保密”； 7．为了确保安全，高密级信息可以由工作人员亲自送交收件人； 8．当传真保密信息时，需使用具有保密功能的接收设备或要求接收人等在传真机旁即时收取； 9．极为重要且不常使用的纸面信息可以制成缩微胶片，保存到保险柜里； 10．不再需要的保密文档要粉碎。;（三）做好电子信息的安全 1．计算机显示器应放置在他人看不到屏幕的地方，如果来访者走近，应迅速滚动页面或关闭显示器； 2．计算机打印保密材料要人不离机，负责保存和传递； 3．不能提交电子信息给未被授权的人； 4．应该使用密码来保护计算机数据，并定期更换； 5．计算机必须经常进行查毒、杀毒。为了安全，使用正版的软； 6．重要的文件要做备份，并存储在安全、加锁的地方， ;（四）保密工作的措施 1．健全保密制度 2．开展保密教育 3．进行保密检查 4．处理失密事件;本章小结; 案例一：手忙脚乱的秘书小张 案例二：到底是谁泄的密 案例三：接电话不合格的大学毕业生 　　内容略，请见教材第177-179页。;1．实训目标 通过场景模拟，训练学生接打听电话的能力。 2．实训内容 （1）请将课后案例分析中的案例三按原样演练出来； （2）请对课后案例分析中的案例三中的错误改正，将正确的接听电话的情景演练出来； （3）广州蓝天公司与美国艾地公司正在洽谈一个项目。美国艾地公司副总经理William准备与技术总监等一行5人，在11月20日到广州蓝天公司考察。广州