建设工程公司文件管理制度.docxVIP

文件管理制度 第一章 总 则 第一条 为了提高办公效率和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据公司的实际情况，特制订本制度。 第二条 文件管理内容主要包括：业主的函、电、来文，公司各项目部的函、电、来文，公司下发的各种文件、函件等。 第三条 归口管理部门：公司本部各职能管理部门负责本系统发文的草拟、报批、编号；综合办公室负责文件的接收、下发、转发并进行登记，相关部门存档。 第二章 收文的管理 第四条 文件的签收 1、凡来公司文件均由公司综合办行政文员在《收文登记表》上登记后，交相关领导或相关部门签收。 2、对业主、监理及主管部门往来的文件，由各项目经理部办公室进行文件、文号核定分类登记，并附《文件处理传阅单》传相关部门，原件存档；同时传至公司，由工程部存档。 3、对各项目部发来的文件（申请、汇报、计划、会议纪要、技术资料、报表、单据等），进行登记后，转至分管领导及主管部门，相关专业部门存档。 4、公司外出人员开会或考察带回文件应及时送交综合办公室进行登记编号后，由相关专业部门保管。 第五条 文件的阅批与分转 1、凡正式文件均需呈送公司主管领导阅批后分送承办部门阅办，为避免文件积压误事，一般应在当天阅签即阅即办. 2、一般函、电、报表、单据等，在接到来文后，直接分转至相关部门或人员。 3、为加速文件运转,应在当天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（紧急事件电话通知）。 第三章 发文的管理 第八条 发文的规定 对公司影响较大,涉及两个以上分管领导分管范围的文件，须由总经理或总经理授权人批准签发，其余文件可由分管副总批准签发。 第九条 发文的范围 1、凡以公司名义发出的文件、通告、决定、决议、报告等均属发文范围，凡涉及相关职能部门管理内容的文件，均需按文件字号发放。 （1）公布公司规章制度； （2）转发业主或政府主管部门文件或根据其文件精神制订的公司文件； （3）公布公司体制机构变动或干部任免事项； （4）公布公司的重大生产、技术、经营管理、物资供应、人事薪资、生活福利等作出的决定； （5）发布有关奖惩决定和通报； 2、公司日常生产、技术、经营管理中有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作，安排部署、传达上级指示等事项等，经分管领导批准后，由主管部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。 第十条 发文字号的确定 一、根据公司管理职能和发文内容，划分发文字号： 1、综合办公室——公司文件 办字 （ ）第（ ）号 2、人力资源部——公司文件 人资字（ ）第（ ）号 3、财务管理部——公司文件 财字 （ ）第（ ）号 4、工程管理部——公司文件 工字 （ ）第（ ）号 5、经营开发部——公司文件 经字 （ ）第（ ）号 6、法务合同部——公司文件 法字 （ ）第（ ）号 7、机械物资部——公司文件 机物字（ ）第（ ）号 二、按发文时间顺序，确定公司文件号“公司总字（ ）第（ ）号”。 第十一条 发文程序规定: 1、各管理部门需要发文,按工作实际需要草拟文件初稿; 2、草拟文稿必须从公司角度出发,做到情况确实、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确； 3、文稿拟就后,拟稿人应填附发文稿件首页,详细写明文件标题、发送范围、印制份数、拟稿部门与拟稿人，并签名、标定日期； 4、主管领导对文稿进行审核并签批（原件须手签）后，将文稿电子版转综合办公室，由综合办公室统一打印下发。 5、需经会签的文稿,应在打印前送会签部门会签，《文件会签流程图》附后。 第四章 文件的立卷与归档 第十二条 文件的归档范围： 1、下列文件由综合办负责归档； （1）公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、重要通知等； （2）反映公司经营活动的音、像制品； 2、业主及政府主管部门来文，业主或政府主管部门的批复文件及项目部上报的有关材料由相关项目经理部存档； 3、各部门专业性的图纸、资料及各类计划统计报告、合同等，各专业部门自行建档、立卷。 4、各部门日常工作中形成的资料、由各部门负责自行建档、立卷。 第十三条 立卷要求 1、文件立卷应按照内容、名称、时间顺序,分门别类地进行整理归档，实施清单管理。 2、立卷时,要求把文件的批复、原件、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性。 3、重要工作、重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档。 第五章 文件的查阅复制、清退和销毁 第十四条 公司员工因工作需要查阅文件，需经本部门负责人签字同意后，方可查阅；需复制的需由相关领导签批。 第十五条